1. Ο υπεύθυνος επεξεργασίας και ο εκτελών την επεξεργασία τηρούν καταχωρίσεις σε αυτοματοποιημένα συστήματα επεξεργασίας τουλάχιστον για τις ακόλουθες πράξεις επεξεργασίας:
α) συλλογή,
β) μεταβολή,
γ) διαβούλευση,
δ) κοινολόγηση, συμπεριλαμβανομένων των διαβιβάσεων,
ε) συνδυασμό και
στ) διαγραφή.
2. Οι καταχωρίσεις διαβουλεύσεων και κοινολογήσεων πρέπει να επιτρέπουν να εξακριβώνεται η αιτιολόγηση, η ημερομηνία και η ώρα των εν λόγω πράξεων και, στο μέτρο του δυνατού, η ταυτότητα του προσώπου που συμβουλεύτηκε ή κοινολόγησε δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, καθώς και η ταυτότητα των αποδεκτών των δεδομένων.
3. Οι καταχωρίσεις μπορούν να χρησιμοποιούνται μόνο για την επαλήθευση της νομιμότητας της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα από την Αρχή και το υποκείμενο των δεδομένων, καθώς και για τον αυτοέλεγχο, τη διασφάλιση της ακεραιότητας και της ασφάλειας των προσωπικών δεδομένων και για την ποινική διαδικασία.
4. Οι καταχωρίσεις διαγράφονται στο τέλος του έτους που έπεται του έτους κατά το οποίο δημιουργήθηκαν.
5. Ο υπεύθυνος επεξεργασίας και ο εκτελών την επεξεργασία θέτουν τις καταχωρίσεις στη διάθεση της Αρχής κατόπιν αιτήματός της.
