Προσωπικά δεδομένα και εταιρικά email: Πότε επιτρέπεται η παρουσία τεχνικού κατά την ικανοποίηση του δικαιώματος πρόσβασης του υποκειμένου
Με απόφαση του Προέδρου της Αρχής Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (Προσωρινή διαταγή 4/2021) κρίθηκε ότι είναι επιτρεπτή η παρουσία τεχνικού κατά την ικανοποίηση του δικαιώματος πρόσβασης του υποκειμένου στο εταιρικό του email, το οποίο του έχει αφαιρεθεί.
Όπως διευκρινίζεται, η παρουσία του τεχνικού είναι επιτρεπτή μόνο υπό την προϋπόθεση ότι δεν θα υποδείξει σε ποια στοιχεία θα έχει πρόσβαση ο καταγγέλλων, αλλά η παρουσία του θα έχει την έννοα της διευκόλυνσης της πρόσβασης από τεχνική άποψη.
Η υπόθεση τέθηκε ενώπιο του Προέδρου έπειτα από καταγγελία προς την Αρχή κατά της Ιδιωτικής Κεφαλαιουχικής Εταιρείας με την επωνυμία «A» και κατά της ετερρόρυθμης εταιρείας με την επωνυμία «Β», με την οποία ο καταγγέλλων, Γ, πρώην διαχειριστής και νυν εταίρος της ως άνω ΙΚΕ, προβάλλει ότι έχει παραβιαστεί το δικαίωμα πρόσβασης στο λογαριασμό του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου καθώς και στον εταιρικό εξυπηρετητή (server) της εν λόγω εταιρείας.
Eιδικότερα, σύμφωνα με τον καταγγέλλοντα, από τις 12.04.2021 απώλεσε τη δυνατότητα πρόσβασης στον ανωτέρω λογαριασμό του ενώ δεν υπήρξε ανταπόκριση από τη δεύτερη ως άνω εκτελούσα την επεξεργασία εταιρεία για την αποκατάσταση της εν λόγω πρόσβασης.
Eκ των στοιχείων δε του φακέλου της υπό εξέταση υπόθεσης προκύπτει ότι με την από 14.05.2021 εξώδικη δήλωσή του έναντι, μεταξύ άλλων, και των δύο ήδη καταγγελλομένων εταιρειών, ο καταγγέλλων αξίωσε και αποκατάσταση του δικαιώματος πρόσβασης στο προσωπικό του email και στον server της εταιρείας Α αλλά και ενημέρωση για το ποιοι και σε ποιους χρόνους απέκτησαν πρόσβαση στο mail και σε λοιπά προσωπικά του δεδομένα.
Τα ανωτέρω αιτήματα επανέλαβε και στο πλαίσιο της από 07.06.2021 εξώδικης δήλωσής του έναντι ωσαύτως και των δύο καταγγελλομένων εταιρειών ζητώντας επιπλέον και πλήρες αντίγραφο των προσωπικών του δεδομένων καθώς και μη διαγραφή τους από το mail και τον server της εταιρείας μέχρι την ικανοποίηση του σχετικού αιτήματος.
Σε απάντηση των ανωτέρω εξωδίκων ο διαχειριστής της εταιρείας Α με την από 10.06.2021 επιστολή του προς τον καταγγέλλοντα κάλεσε τον τελευταίο όπως ορίσουν από κοινού συνάντηση εντός μίας εβδομάδας από την ανωτέρω ημερομηνία, ώστε, παρουσία εκπροσώπου της εκτελούσας την επεξεργασία εταιρείας, να αποκτήσει πρόσβαση στο email του και να συλλέξει τυχόν προσωπικά του δεδομένα διαγράφοντας το υπόλοιπο περιεχόμενο αυτού.
Όπως αναφέρεται στην απόφαση, με το υπό εξέταση αίτημα χορήγησης προσωρινής διαταγής ζητείται από τον καταγγέλλοντα, να διαταχθεί η άμεση αποκατάσταση της πρόσβασης στο εταιρικό του mail, η ενημέρωσή του για το σύνολο των προσωπικών του δεδομένων που τηρούνται στο mail του και στον server της εταιρείας ή σε κάθε άλλο φυσικό και άϋλο αρχείο αυτού, η απαγόρευση πρόσβασης στο mail του και τα λοιπά προσωπικά του δεδομένα από τον υπεύθυνο επεξεργασίας, τον εκτελούντα την επεξεργασία όπως και από κάθε εταίρο καθώς και η απαγόρευση διαγραφής των προσωπικών του δεδομένων μέχρι τη λήψη του πλήρους αρχείου με τα δεδομένα αυτά.
Στην απόφαση επί της προσωρινής διαταγής σημειώνεται ότι εφόσον η υπεύθυνη επεξεργασίας αφενός δίδει τη δυνατότητα πρόσβασης στο εταιρικό mail του καταγγέλλοντα, προκειμένου να παραλάβει από αυτό τα προσωπικά του δεδομένα, και μάλιστα με το σχετικό έγγραφό της, που ακολούθησε του πρώτου εγγράφου προς ικανοποίηση του δικαιώματος πρόσβασης, έθεσε για το σκοπό αυτό εύλογη προθεσμία μέχρι τις 03.08.2021, και αφετέρου διαβεβαιώνει με τα υπομνήματά της προς την Αρχή ότι ο εταιρικός λογαριασμός του θα καταργηθεί και θα διαγραφεί μετά τη λήψη από τον ίδιο των προσωπικών του δεδομένων, δεν προκύπτει κίνδυνος απώλειας των εν λόγω προσωπικών δεδομένων ώστε να συντρέχει ανάγκη έκδοσης προσωρινής διαταγής για την αποτροπή του κινδύνου αυτού.
Και ναι μεν στο παραπάνω έγγραφο της εταιρείας αναφέρεται ότι κατά την πρόσβαση του καταγγέλλοντος στο εταιρικό mail του θα είναι παρών και τεχνικός της ανωτέρω εκτελούσας την επεξεργασία, και ήδη επίσης καταγγελλομένης, εταιρείας, αλλά δεν προκύπτει από το έγγραφο αυτό ότι ο τεχνικός της εταιρείας αυτής θα υποδείξει σε ποια στοιχεία ο καταγγέλλων θα έχει πρόσβαση, όπως διευκρινίστηκε δε κατά την ακρόαση η ανωτέρω παρουσία έχει την έννοα της διευκόλυνσης της πρόσβασης από τεχνική άποψη.
Ενόψει αυτού, η παρουσία του τεχνικού, η οποία είναι επιτρεπτή μόνο με την παραπάνω έννοια, δεν δυσχεραίνει την πρόσβαση του καταγγέλλοντος στο εταιρικό του mail και δεν δημιουργεί κίνδυνο για τα προσωπικά δεδομένα του.
Δείτε αναλυτικά την απόφαση.