Όλες οι επιχειρήσεις τροφίμων και ποτών υποχρεούνται να τηρούν τα κατάλληλα αρχεία τεκμηρίωσης διαδικασιών σύμφωνα με το άρθρο 5 του Κανονισμού 852/04 Ε.Ε, ανάλογα με τη φύση και το μέγεθος της επιχείρησης.
Αρχείο 1ο ΠΡΟΣΩΠΙΚΟΥ - ΕΠΙΧΕΙΡΗΣΗΣ Περιέχει:
α. Αποδεικτικό υποβολής γνωστοποίησης (άδεια λειτουργίας για τα κέντρα διασκέδασης), κατόψεις/τομές σχεδιαγραμμάτων μηχανικού και διαγράμματα ροής των εργασιών της επιχείρησης με περιγραφική έκθεση όπου απαιτείται.
β Αντίγραφο κατάστασης απασχολούμενου προσωπικού, πιστοποιητικά υγείας του προσωπικού καθώς και πιστοποιητικά εκπαίδευσης αυτών, σε θέματα Υγιεινής και ασφάλειας των τροφίμων, σύμφωνα με το επίπεδο που αντιστοιχεί σε κάθε ειδικότητα, όπως προβλέπεται στην εκάστοτε ισχύουσα Εθνική Νομοθεσία.
γ. Για την χρήση μουσικής ή μουσικών οργάνων σε υπαίθριο χώρο και στα κέντρα διασκέδασης, τις απαιτούμενες τεχνικές εκθέσεις.
δ. Αποδεικτικό καθαρισμού, συντήρησης και καλής λειτουργίας του απαγωγικού συστήματος όπου απαιτείται.
Αρχείο 2ο ΝΕΡΟΥ Περιέχει αποδεικτικά στοιχεία του τρόπου υδροδότησης της επιχείρησης και όπου απαιτείται αποτελέσματα δειγματοληψίας.
Αρχείο 3ο ΚΑΘΑΡΙΣΜΟΥ - ΑΠΟΛΥΜΑΝΣΗΣ: Περιέχει το πρόγραμμα καθαρισμού και απολύμανσης της επιχείρησης τροφίμων και ποτών καθώς και των οχημάτων μεταφοράς τροφίμων και ποτών, τα χρησιμοποιούμενα καθαριστικά και απολυμαντικά, με τα αντίστοιχα πιστοποιητικά, για τη χρήση τους, σε χώρους τροφίμων.
Αρχείο 4ο ΑΠΕΝΤΟΜΩΣΗΣ ΜΥΟΚΤΟΝΙΑΣ: Περιέχει τη σύμβαση με αδειοδοτημένη εταιρεία καταπολέμησης εντόμων και τρωκτικών, τις εγκρίσεις κυκλοφορίας και τις τεχνικές προδιαγραφές των σκευασμάτων που χρησιμοποιούνται, το πρόγραμμα καταπολέμησης τρωκτικών και εντόμων, κάτοψη ή σκαρίφημα της επιχείρησης όπου θα απεικονίζονται οι δολωματικοί σταθμοί ή οι σταθμοί παρακολούθησης που έχουν τοποθετηθεί και τα έντυπα αποτελεσματικότητας/τεκμηρίωσης των εφαρμογών.
Αρχείο 5ο ΘΕΡΜΟΚΡΑΣΙΩΝ: Περιέχει τα στοιχεία τεκμηρίωσης της παρακολούθησης της θερμοκρασίας σε όλα τα στάδια (ψυγεία, καταψύκτες, θερμοθάλαμοι, μαγείρεμα, κ.λπ.).
Αρχείο 6ο ΠΡΩΤΩΝ ΥΛΩΝ ΚΑΙ ΠΡΟΜΗΘΕΥΤΩΝ: Αναφέρονται οι προμηθευτές της επιχείρησης και υπάρχουν τα σχετικά συνοδευτικά δελτία αποστολής των προϊόντων και πρώτων υλών, τα απαιτούμενα στοιχεία για τον έλεγχο της ιχνηλασιμότητας καθώς και κάθε άλλο στοιχείο που προβλέπεται από την εκάστοτε ισχύουσα νομοθεσία για την προστασία της Δημόσιας Υγείας.
