Άρθρο 73
Προσωπικό μητρώο, ατομικός φάκελος, μητρώο εκπαίδευσης, φύλλα αξιολόγησης και εκθέσεις αξιολόγησης της δραστηριότητας των υπαλλήλων
1. Στη Διεύθυνση Προσωπικού του Υπουργείου Εξωτερικών τηρείται το μητρώο κάθε υπαλλήλου του Υπουργείου Εξωτερικών, το οποίο αποτελείται από: α. το προσωπικό μητρώο, β. τον ατομικό φάκελο και γ. το μητρώο εκπαίδευσης του υπαλλήλου.
2. Το προσωπικό μητρώο του υπαλλήλου τηρείται μετά το διορισμό του και περιλαμβάνει όλα τα στοιχεία που προσδιορίζουν την ατομική, οικογενειακή, περιουσιακή και υπηρεσιακή του κατάσταση, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις.
3. Ο ατομικός φάκελος περιλαμβάνει, με την ευθύνη του Διευθυντή της Διεύθυνσης Προσωπικού και του νόμιμου αναπληρωτή του, από τα στοιχεία του προσωπικού μητρώου τα ακόλουθα:
α. φύλλα αξιολόγησης, εκθέσεις δραστηριότητας και προσφυγές κατ' αυτών,
β. αντίγραφα των πράξεων μεταβολής της υπηρεσιακής κατάστασης,
γ. αντίγραφα των πράξεων επιβολής των πειθαρχικών ποινών, με την ένδειξη ότι έχουν ή δεν έχουν παραγραφεί, καθώς και των κλήσεων σε απολογία, εφόσον έχει επιβληθεί πειθαρχική ποινή.
Όλα τα στοιχεία αριθμούνται και καταχωρούνται στον πίνακα περιεχομένων των οικείων φακέλων. Με απόφαση του Υπουργού Εξωτερικών, οι ατομικοί φάκελοι μπορεί να περιλαμβάνουν, εκτός των στοιχείων που αναφέρονται παραπάνω υπό α', β' και γ', και άλλα στοιχεία τα οποία αφορούν μόνο στην υπηρεσιακή δραστηριότητα των υπαλλήλων. Κάθε υπάλληλος έχει δικαίωμα γνώσης των στοιχείων του ατομικού του φακέλου, τα οποία είναι απόρρητα έναντι τρίτων.
4. Το μητρώο εκπαίδευσης περιλαμβάνει όλα τα στοιχεία που αφορούν στην επιστημονική κατάρτιση του υπαλλήλου και τηρείται με την ευθύνη του Διευθυντή της Διεύθυνσης Προσωπικού και του νόμιμου αναπληρωτή του. Το μητρώο εκπαίδευσης συνεκτιμάται, επικουρικά, από τα Υπηρεσιακά Συμβούλια κατά την αξιολόγηση των ουσιαστικών προσόντων του υπαλλήλου σε σχέση με τις απαιτήσεις της υπηρεσίας. Ειδικότερα, το μητρώο εκπαίδευσης περιλαμβάνει:
α. αντίγραφα των τίτλων σπουδών και μετεκπαίδευσης, ανεξαρτήτως της συνάφειάς τους με τα αντικείμενα του Υπουργείου Εξωτερικών,
β. βεβαιώσεις συμμετοχής σε εκπαιδευτικές δραστηριότητες που διοργανώνονται από το Υπουργείο Εξωτερικών ή άλλους φορείς του δημόσιου τομέα και έχουν σχέση με τα αντικείμενα του Υπουργείου Εξωτερικών,
γ. αιτήσεις του υπαλλήλου για συμμετοχή σε εκπαιδευτικές δραστηριότητες του Υπουργείου Εξωτερικών που σχετίζονται με τα αντικείμενα του κλάδου του και τις εν γένει ανάγκες της υπηρεσίας,
δ. κάθε άλλο στοιχείο που ζητεί ο υπάλληλος να περιληφθεί στο μητρώο εκπαίδευσής του, όπως δημοσιεύσεις, εργασίες, συμμετοχή σε σεμινάρια ή ανακοινώσεις σε συνέδρια, συμμετοχή σε επιμορφωτικά προγράμματα και άλλα, ύστερα από απόφαση του Υπηρεσιακού Συμβουλίου.
Όλα τα στοιχεία που περιλαμβάνονται στο μητρώο εκπαίδευσης αριθμούνται και καταχωρίζονται στον πίνακα περιεχομένων του.
5. Με απόφαση του Υπουργού Εξωτερικών, ορίζεται ο τρόπος τήρησης και ενημέρωσης του προσωπικού μητρώου, του ατομικού φακέλου και του μητρώου εκπαίδευσης του υπαλλήλου.
6. Οι προϊστάμενοι των αρχών της Εξωτερικής Υπηρεσίας και οι Διευθυντές των Διευθύνσεων της Κεντρικής Υπηρεσίας και των Περιφερειακών Υπηρεσιών υποχρεούνται να συντάσσουν, κάθε έτος, για τους υπηρετούντες στην υπηρεσία τους υπαλλήλους, όλων των Υπουργείων και Κρατικών Υπηρεσιών, φύλλα αξιολόγησης, τα
οποία πρέπει να περιέχουν, μεταξύ άλλων, σαφείς και τεκμηριωμένες κρίσεις για το ήθος, την κατάρτιση, την ικανότητα και την απόδοση κάθε υπαλλήλου, σε συνάρτηση με τα συγκεκριμένα καθήκοντα που του έχουν ανατεθεί. Οι Γενικοί Διευθυντές συντάσσουν εκθέσεις αξιολόγησης της δραστηριότητας των Διευθυντών των υπ' αυτών Διευθύνσεων.
Ειδικά, όσον αφορά στα Γραφεία Οικονομικών και Εμπορικών Υποθέσεων, τα φύλλα αξιολόγησης των προϊσταμένων τους συντάσσονται, κατά τα οριζόμενα στο προηγούμενο εδάφιο, από τον οικείο Πρέσβυ και, στην περίπτωση Γραφείου που λειτουργεί σε προξενική αρχή, μετά από εισήγηση του προϊσταμένου της οικείας προξενικής αρχής. Τα φύλλα αξιολόγησης των υπαλλήλων που έχουν τοποθετηθεί στο Γραφείο Οικονομικών και Εμπορικών Υποθέσεων συντάσσονται από τον προϊστάμενο της οικείας διπλωματικής ή προξενικής αρχής, με εισήγηση του προϊσταμένου του Γραφείου Οικονομικών και Εμπορικών Υποθέσεων, η οποία επισυνάπτεται στο φύλλο αξιολόγησης. Σε περίπτωση απόκλισης του φύλλου αξιολόγησης από την εισήγηση του επί κεφαλής του Γραφείου Οικονομικών και Εμπορικών Υποθέσεων, η απόκλιση θα πρέπει να αιτιολογείται ειδικώς.
Ο Υπηρεσιακός Γενικός Γραμματέας συντάσσει εκθέσεις αξιολόγησης της δραστηριότητας των Γενικών Διευθυντών, καθώς και των προϊσταμένων των επί μέρους υπηρεσιών, που υπάγονται απευθείας στον Υπουργό. Οι προϊστάμενοι των πρεσβευτικών αρχών υποχρεούνται να συντάσσουν έκθεση αξιολόγησης της δραστηριότητας των προϊσταμένων των έμμισθων προξενικών αρχών της χώρας διαπίστευσής τους.
7. Η παράλειψη σύνταξης φύλλων αξιολόγησης και εκθέσεων αξιολόγησης της δραστηριότητας, σύμφωνα με τα ως άνω οριζόμενα, αποτελεί πειθαρχικό παράπτωμα.
8. Ο προϊστάμενος καλεί τον αξιολογούμενο, προκειμένου να του επισημάνει ενδεχόμενες αδυναμίες και να του υποδείξει τρόπους βελτίωσης της απόδοσής του.
9. Ελάχιστος χρόνος πραγματικής κοινής υπηρεσίας αξιολογούντος και αξιολογουμένου, μετά τον οποίο επιβάλλεται η σύνταξη φύλλου αξιολόγησης ή εκθέσεως αξιολόγησης της δραστηριότητας, είναι οι έξι μήνες. Το τελευταίο φύλλο αξιολόγησης ή η τελευταία έκθεση αξιολόγησης της δραστηριότητας συντάσσεται, σε κάθε περίπτωση, το αργότερο μέσα σε ένα τρίμηνο από τη μετακίνηση του προϊσταμένου ή του αξιολογουμένου.
10. Με απόφαση του Υπουργού Εξωτερικών ορίζονται ο τύπος, τα κριτήρια αξιολόγησης και κάθε λεπτομέρεια σχετικά με τη σύνταξη των φύλλων αξιολόγησης και των εκθέσεων αξιολόγησης δραστηριότητας.
11. Τα φύλλα αξιολόγησης και οι εκθέσεις αξιολόγησης δραστηριότητας κοινοποιούνται από τη Διεύθυνση Προσωπικού, εντός δύο μηνών από τη σύνταξή τους, στους ενδιαφερόμενους. Οι υπάλληλοι του Υπουργείου Εξωτερικών έχουν δικαίωμα προσφυγής κατ' αυτών στο αρμόδιο Υπηρεσιακό Συμβούλιο του Υπουργείου Εξωτερικών, εντός δύο μηνών από την κοινοποίηση, προς απάλειψη μόνον πραγματικών περιστατικών, που δεν ανταποκρίνονται στην πραγματικότητα. Το Υπηρεσιακό Συμβούλιο εξετάζει την προσφυγή εντός δύο (2) μηνών από την υποβολή της.
Κατά την εξέταση της προσφυγής, το Υπηρεσιακό Συμβούλιο μπορεί να καλεί σε ακρόαση, αυτοπροσώπως, μόνον τον κριθέντα υπάλληλο.
Εάν οι λόγοι της προσφυγής κριθούν βάσιμοι, το Υπηρεσιακό Συμβούλιο προβαίνει σε διόρθωση του φύλλου αξιολόγησης ή της έκθεσης αξιολόγησης της δραστηριότητας.
Με απόφαση του Υπουργού Εξωτερικών ρυθμίζονται η διαδικασία και τα ειδικότερα θέματα σχετικά με την προσφυγή.
