1. Η δημιουργία ή επικύρωση επιμέρους αρχείου της εκάστοτε διαδικασίας ή υπόθεσης πραγματοποιείται αποκλειστικά μέσω ηλεκτρονικής ένδειξης από το κάθε φορά προς τούτο εξουσιοδοτημένο όργανο του φορέα δημόσιου τομέα κατά τη διάρκεια της διεξαγωγής της διαδικασίας.
2. Κάθε φορέας του δημόσιου τομέα τηρεί αποκλειστικά ηλεκτρονικά αρχεία των ηλεκτρονικών εγγράφων, τα οποία εκδίδει, κατέχει ή διακινεί και σχετίζονται με την άσκηση των αρμοδιοτήτων του ή το πεδίο των δραστηριοτήτων του.
3. Οι διαδικασίες και τα μέσα καταχώρισης, τήρησης και εν γένει της επεξεργασίας των ηλεκτρονικών εγγράφων στα ηλεκτρονικά αρχεία πρέπει να πληρούν τους όρους και προϋποθέσεις ασφαλείας και να εγγυώνται ιδίως την ακεραιότητα, αυθεντικότητα, εμπιστευτικότητα, προσβασιμότητα, αναγνωσιμότητα και ποιότητα των εγγράφων, καθώς και των δεδομένων και πληροφοριών που περιέχονται σε αυτά.
4. Με την επιφύλαξη ειδικότερων διατάξεων για την αρχειοθέτηση εγγράφων των Ενόπλων Δυνάμεων, τα έντυπα έγγραφα διατηρούνται για χρονικό διάστημα πέντε (5) ετών μετά από την ψηφιοποίησή τους. Με την παρέλευση του ανωτέρω χρονικού διαστήματος καταστρέφονται.
