Η καταχώρηση των αποφάσεων και βουλευμάτων αποτελεί καθήκον του Γραμματέα που υπηρετεί στην έδρα του δικαστηρίου ή του συμβουλίου που τα εξέδωσε ή του αρμοδίου προς τούτο Τμήματός του.
Σε κάθε περίπτωση, αρμόδιος είναι ο πιστοποιημένος χρήστης του Ολοκληρωμένου Πληροφοριακού Συστήματος (Ο.Π.Σ.) του Εθνικού Ποινικού Μητρώου της Γραμματείας του Δικαστηρίου που εξέδωσε την απόφαση ή το βούλευμα.