1. Οι φορείς ΕΕΔ οφείλουν:
α) να διατηρούν ενημερωμένο ιστότοπο που παρέχει στα μέρη εύκολη πρόσβαση σε πληροφορίες για τη διαδικασία ΕΕΔ και επιτρέπει στους καταναλωτές να υποβάλλουν ηλεκτρονικά καταγγελίες και τα απαραίτητα δικαιολογητικά·
β) να παρέχουν στα μέρη, κατόπιν αιτήσεώς τους, τις πληροφορίες που αναφέρονται στο στοιχείο α) επί σταθερού μέσου·
γ) όπου συντρέχει περίπτωση, να επιτρέπουν στον καταναλωτή να υποβάλει καταγγελία με μη ηλεκτρονικό τρόπο·
δ) να επιτρέπουν την ανταλλαγή πληροφοριών μεταξύ των μερών με ηλεκτρονικά μέσα ή, εάν συντρέχει περίπτωση, ταχυδρομικώς·
ε) να δέχονται τόσο εγχώριες όσο και διασυνοριακές διαφορές, περιλαμβανομένων των διαφορών που καλύπτονται από τον κανονισμό (ΕΕ) αριθμ. 524/2013· και
στ) όταν εξετάζουν διαφορές που καλύπτονται από την παρούσα απόφαση, να λαμβάνουν τα απαραίτητα μέτρα για να εξασφαλιστεί ότι η επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα τηρεί τους κανόνες προστασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα του Ν. 2472/1997 (50 Α΄) «Προστασία του ατόμου από την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα».
2. Οι φορείς ΕΕΔ μπορούν να διατηρήσουν ή να θεσπίσουν διαδικαστικούς κανόνες οι οποίοι τους δίνουν τη δυνατότητα να αρνηθούν να εξετάσουν μια συγκεκριμένη διαφορά, επί τη βάσει ενός ή συνδυασμού από τα παρακάτω κριτήρια:
α) ο καταναλωτής δεν προσπάθησε να επικοινωνήσει με τον προμηθευτή με οποιονδήποτε πρόσφορο τρόπο προκειμένου να συζητήσει την καταγγελία του και να επιδιώξει, ως πρώτο βήμα, να επιλύσει το πρόβλημα απευθείας με αυτόν·
β) η διαφορά είναι επουσιώδης ή βασίζεται σε κακόβουλη καταγγελία·
γ) η διαφορά εξετάζεται ή έχει εξεταστεί προηγουμένως από άλλο φορέα ΕΕΔ ή από δικαστήριο·
δ) ο καταναλωτής δεν υπέβαλε την καταγγελία στον φορέα ΕΕΔ εντός προθεσμίας ενός έτους από την ημερομηνία κατά την οποία ο καταναλωτής υπέβαλε την καταγγελία στον προμηθευτή·
ε) η εξέταση μιας τέτοιας διαφοράς θα έβλαπτε σημαντικά την αποτελεσματική λειτουργία του φορέα ΕΕΔ.
Όταν, σύμφωνα με τους διαδικαστικούς του κανόνες, ένας φορέας ΕΕΔ δεν μπορεί να εξετάσει μια διαφορά που υποβάλλεται ενώπιόν του, κοινοποιεί και στα δύο μέρη το σκεπτικό της απόφασής του να μην εξετάσει τη διαφορά εντός τριών εβδομάδων από την παραλαβή του φακέλου της καταγγελίας.
Οι διαδικαστικοί αυτοί κανόνες δεν πρέπει να παρεμποδίζουν σε μεγάλο βαθμό την πρόσβαση των καταναλωτών στις διαδικασίες ΕΕΔ, περιλαμβανομένων των διασυνοριακών διαφορών.
