1. Το Γ.Ε.ΜΗ. απαρτίζεται από το Γενικό Ευρετήριο Επωνυμιών, τη Μερίδα και το Φάκελο.
2. Το Γενικό Ευρετήριο Επωνυμιών και η Μερίδα τηρούνται ηλεκτρονικά ως αρχεία μίας ή περισσοτέρων βάσεων δεδομένων, προσβάσιμων εξ αποστάσεως με ηλεκτρονικά μέσα, οι οποίες εξυπηρετούνται από ειδικό λειτουργικό σύστημα που εγκαθίσταται στην Κεντρική Υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ..
3. Στο Γενικό Ευρετήριο Επωνυμιών καταχωρίζονται, κατά αλφαβητική σειρά, οι εμπορικές ή οι εταιρικές επωνυμίες των υπόχρεων ή, σε περίπτωση που ο εγγραφόμενος δεν έχει εμπορική ιδιότητα, το ονοματεπώνυμό του, καθώς και οι διακριτικοί τίτλοι της εκάστοτε επιχείρησης ή καταστήματός του, εφόσον διαφέρουν, κατά τρόπο ευδιάκριτο από τις ήδη καταχωρισμένες επωνυμίες ή τους διακριτικούς τίτλους άλλων υπόχρεων που υπάγονται σε Επιμελητήριο του ίδιου νομού.
4. Στη Μερίδα καταχωρίζονται, κατά χρονική ακολουθία, περιληπτικές αναφορές των νομικών πράξεων, των δηλώσεων και των εγγράφων του Φακέλου που αφορούν τον υπόχρεο.
5. Στο Φάκελο αρχειοθετούνται και φυλάσσονται οι αιτήσεις, τα δικαιολογητικά έγγραφα που αποδεικνύουν τη νομιμοποίηση του αιτούντος και του διαβιβάζοντος την αίτηση («νομιμοποιητικά έγγραφα»), τα δικαιολογητικά κάθε καταχώρησης στο Γενικό Ευρετήριο Επωνυμιών και στη Μερίδα («συνοδευτικά έγγραφα») και γενικά όλα τα έγγραφα για τα οποία υπάρχει υποχρέωση εμπορικής δημοσιότητας σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία («δημοσιευτέα έγγραφα»).
6. Η αρμόδια υπηρεσία ΓΕ.ΜΗ. και το Τμήμα ΓΕ.ΜΗ. τηρούν τους Φακέλους των υπόχρεων που υπάγονται στις υπηρεσίες αυτές. Ως προς τις αιτήσεις καταχώρησης και τα δημοσιευτέα έγγραφα που αφορούν εμπορικές εταιρείες, ενώσεις προσώπων και υποκαταστήματα που αναφέρονται στις περιπτώσεις ζ', η' και θ' της πρώτης παραγράφου του άρθρου 1, ο Φάκελος τηρείται υποχρεωτικά και σε ηλεκτρονική μορφή. Στις περιπτώσεις αυτές, ο Φάκελος τηρείται ως αρχείο μίας ή περισσοτέρων βάσεων δεδομένων, προσβάσιμων εξ αποστάσεως με ηλεκτρονικά μέσα, οι οποίες λειτουργούν υπό την εποπτεία της Κεντρικής Υπηρεσίας ΓΕ.ΜΗ., σύμφωνα με την παράγραφο 1 του άρθρου 2. Αν ο Φάκελος τηρείται σε ηλεκτρονική μορφή, η πρόσβαση στα έγγραφα αυτού γίνεται με ηλεκτρονικά μέσα, μέσω της Μερίδας.
7. Η εγγραφή στο ΓΕ.ΜΗ. ολοκληρώνεται με την αρχική καταχώρηση στο Γενικό Ευρετήριο Επωνυμιών, στη Μερίδα και στο Φάκελο, εφόσον ο Φάκελος τηρείται σε ηλεκτρονική μορφή. Κάθε μεταγενέστερη μεταβολή ολοκληρώνεται με την καταχώρηση της σχετικής πράξης στη Μερίδα και στο Φάκελο, εφόσον ο Φάκελος τηρείται σε ηλεκτρονική μορφή. Αν μεταβάλλεται το αστικό όνομα ή η επωνυμία, απαιτείται επιπλέον καταχώρηση και στο Γενικό Ευρετήριο Επωνυμιών. Αν ο Φάκελος δεν τηρείται σε ηλεκτρονική μορφή, η αρχειοθέτηση σε αυτόν των νομιμοποιητικών και λοιπών εγγράφων δεν αποτελεί προϋπόθεση για την καταχώρηση στο Γ.Ε.ΜΗ.. Στην περίπτωση αυτή, ο αρμόδιος υπάλληλος της υπηρεσίας Γ.Ε.ΜΗ. υποχρεούται να αρχειοθετήσει στο Φάκελο τα πρωτότυπα έγγραφα ή επικυρωμένα αντίγραφα των νομιμοποιητικών και λοιπών εγγράφων, ευθύς ως ολοκληρωθεί η καταχώρηση στο Γ.Ε.ΜΗ..
Με την αρχική καταχώρηση του υπόχρεου στο ΓΕ.ΜΗ., η Κεντρική Υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ. χορηγεί αυτομάτως σε αυτόν τον Αριθμό Γ.Ε.ΜΗ.. Ο Αριθμός Γ.Ε.ΜΗ. χορηγείται κατά χρονολογική σειρά, είναι μοναδικός για κάθε υπόχρεο και παραμένει ο ίδιος και μετά το μετασχηματισμό ή τη διαγραφή του υπόχρεου από το Γ.Ε.ΜΗ.. Τα υποκαταστήματα και τα πρακτορεία λαμβάνουν ιδιαίτερο αριθμό ΓΕ.ΜΗ.. Ο αριθμός ΓΕ.ΜΗ. των υποκαταστημάτων που αναφέρονται στην περίπτωση στ' της παραγράφου 1 του άρθρου 1, εμπεριέχει και τον αριθμό Γ.Ε.ΜΗ. του υπόχρεου που διατηρεί το υποκατάστημα.
Η καταχώρηση, αρχική ή μεταγενέστερη, θεωρείται ότι συντελέσθηκε με την αποθήκευση των δεδομένων που διαβιβάσθηκαν στις αντίστοιχες βάσεις της Κεντρικής Υπηρεσίας Γ.Ε.ΜΗ. με τρόπο, ώστε τα δεδομένα αυτά να μπορούν, εφεξής, να ανακαλούνται αναλλοίωτα από την κεντρική μνήμη του Γ.Ε.ΜΗ. και να αναγιγνώσκονται με τεχνικά μέσα. Μόλις συντελεστεί η καταχώρηση κατά το προηγούμενο εδάφιο, η Κεντρική Υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ. αποστέλλει αυτομάτως και με ηλεκτρονικά μέσα στην αρμόδια υπηρεσία καταχώρησης στο Γ.Ε.ΜΗ., αποδεικτικό καταχώρησης, στο οποίο αναγράφεται η ακριβής ημερομηνία και ώρα καταχώρησης της σχετικής πράξης και ένας, μοναδικός, για κάθε καταχώρηση, κωδικός αριθμός («Κωδικός Αριθμός Καταχώρησης»). Κάθε καταχώρηση στο Γ.Ε.ΜΗ. συσχετίζεται με τον Κωδικό Αριθμό Καταχώρησης και αναγράφει τον ακριβή χρόνο διενέργειάς της, την αρμόδια υπηρεσία Γ.Ε.ΜΗ. και τον υπάλληλο που διενήργησε αυτήν. Ο υπάλληλος αυτός ευθύνεται για τον έλεγχο της προσβασιμότητας, της ορθότητας και της πληρότητας της καταχώρησης, με βάση τη σχετική αίτηση ή τα στοιχεία που δικαιολογούν την αυτεπάγγελτη καταχώρηση ή κάθε μεταγενέστερη πράξη αυτής. Μετά την καταχώρηση, η διόρθωση λαθών είναι επιτρεπτή μόνο με τις προϋποθέσεις που ορίζονται στο άρθρο 9.
8. Η Μερίδα και ο Φάκελος τηρούνται με βάση τον Αριθμό ΓΕ.ΜΗ.. Το Γενικό Ευρετήριο Επωνυμιών τηρείται με βάση την επωνυμία και τον αριθμό Γ.Ε.ΜΗ. του υπόχρεου. Ο αριθμός ΓΕ.ΜΗ. αναγράφεται υποχρεωτικά: α) σε κάθε έγγραφο που υποβάλλεται προς καταχώρηση στο Γ.Ε.ΜΗ., β) σε κάθε έγγραφο που εκδίδουν οι υπηρεσίες ΓΕ.ΜΗ. και γ) σε κάθε έντυπο που αφορά τον υπόχρεο.
9. Με απόφαση του Υπουργού Ανάπτυξης ρυθμίζονται τα θέματα που αφορούν την τήρηση, την οργάνωση, τις τεχνικές προδιαγραφές, την τεχνική διαχείριση και εν γένει λειτουργία και δημοσιότητα του Γ.Ε.ΜΗ. και κάθε άλλη αναγκαία λεπτομέρεια. Με όμοια απόφαση καθορίζεται η διαδικασία που ακολουθείται σε περίπτωση παρατεταμένης αδυναμίας πρόσβασης στο ΓΕ.ΜΗ. ή παρατεταμένης αδυναμίας αποθήκευσης δεδομένων σε αυτό, για τεχνικούς λόγους.
10. Με κοινή απόφαση του Υπουργού Ανάπτυξης και του κατά περίπτωση αρμόδιου Υπουργού, ρυθμίζονται τα θέματα που αφορούν τη διασύνδεση του Γ.Ε.ΜΗ. με άλλα δημόσια Μητρώα και την πρόσβαση σε αυτό δημόσιων υπηρεσιών και φορέων. Με όμοια απόφαση ρυθμίζεται η συνεργασία των υπηρεσιών Γ.Ε.ΜΗ. και του Τμήματος Γ.Ε.ΜΗ. με άλλες υπηρεσίες, αρχές και φορείς για τη συλλογή, την κοινοποίηση, τον έλεγχο και το συσχετισμό στοιχείων, γεγονότων, ανακοινώσεων και εγγράφων που αφορούν τους υπόχρεους.
