Οι αρμόδιες για την έκδοση της τελικής διοικητικής πράξης Υπηρεσίες, δεν απευθύνουν τα αιτήματά τους προς το Αυτοτελές Τμήμα Ποινικού Μητρώου της Κεντρικής Υπηρεσίας του Υπουργείου Δικαιοσύνης, αλλά απευθείας προς τα κατά τόπο αρμόδια Τμήματα Ποινικού Μητρώου των Εισαγγελιών Πρωτοδικών της χώρας. Για τον λόγο αυτό, επισυνάπτεται στην παρούσα εγκύκλιο πίνακας με πληροφοριακά στοιχεία επικοινωνίας (αριθμοί τηλεφώνων, αριθμοί τηλεομοιοτυπικών συσκευών (fax), ονόματα αρμοδίων υπαλλήλων) των εν λόγω Τμημάτων.
Επισημαίνουμε ότι οι αρμόδιες για την έκδοση της τελικής διοικητικής πράξης Υπηρεσίες, πριν την υποβολή του σχετικού αιτήματος στις Εισαγγελίες Πρωτοδικών της χώρας, πρέπει να έχουν εξασφαλίσει την σχετική εξουσιοδότηση του ενδιαφερομένου πολίτη (άρθρο 5 παρ. 2 εδ. β του Ν. 3242/2004).
Το αρμόδιο Τμήμα Ποινικού Μητρώου, στο οποίο πρέπει να απευθύνουν τα αιτήματά τους οι αρμόδιες για την έκδοση της τελικής διοικητικής πράξης Υπηρεσίες, προσδιορίζεται από τον τόπο γέννησης του εκάστοτε προσώπου για το οποίο επίκειται η έκδοση της εν λόγω πράξης, καθόσον ο τόπος γέννησης των προσώπων αποτελεί και το κριτήριο για την τήρηση των αρχείων ποινικού μητρώου στις κατά τόπον αρμόδιες Υπηρεσίες Ποινικού Μητρώου. Το Αυτοτελές Τμήμα Ποινικού Μητρώου της Κεντρικής Υπηρεσίας του Υπουργείου Δικαιοσύνης είναι αρμόδιο για τα πρόσωπα που έχουν γεννηθεί στην αλλοδαπή.
Στην πλειοψηφία των περιπτώσεων, η κατά τόπον αρμοδιότητα των Υπηρεσιών Ποινικού Μητρώου συμπίπτει με τα γεωγραφικά όρια του αντίστοιχου Νομού της χώρας. Για την διευκόλυνση του προσδιορισμού της κατά τόπον αρμόδιας Υπηρεσίας Ποινικού Μητρώου στις ελάχιστες περιπτώσεις όπου το παραπάνω δεν ισχύει, υπάρχει στην ιστοσελίδα του Υπουργείου Δικαιοσύνης (ιστοσελίδα: www.ministryofjustice.gr διαδρομή: Πληροφορίες - Αυτοτελές Τμήμα Ποινικού Μητρώου - Καποδίστριας) και του ΥΠΕΣΔΔΑ (ιστοσελίδα: www.gspa.gr, διαδρομή: Δημόσια Διοίκηση – Εκσυγχρονισμός – Αυτεπάγγελτη Αναζήτηση δικαιολογητικών) το αρχείο «Καποδίστριας» (μορφή Excel), όπου μπορεί να αναζητηθεί κάθε σχετική πληροφορία, ενώ και οι Υπηρεσίες Ποινικού Μητρώου θα πληροφορούν τις αιτούσες Υπηρεσίες για την κατά τόπον αρμόδια Υπηρεσία Ποινικού Μητρώου, σε περίπτωση λάθους προσδιορισμού.
Οι αρμόδιες για την έκδοση της τελικής διοικητικής πράξης Υπηρεσίες οφείλουν να ορίσουν τους αριθμούς των τηλεομοιοτυπικών συσκευών, με τις οποίες θα γίνεται η επικοινωνία, καθώς και τα ονοματεπώνυμα των υπαλλήλων που θα την διεξαγάγουν και να γνωστοποιήσουν εντός πέντε (5) ημερών από την λήψη της παρούσας τα εν λόγω στοιχεία, στις Υπηρεσίες Ποινικού Μητρώου που διαλαμβάνονται στον συνημμένο πίνακα, με την μέθοδο της τηλεομοιοτυπίας.
