Η διαδικασία της αυτεπάγγελτης αναζήτησης αντιγράφου ποινικού μητρώου έχει ως εξής:
1. Εντός 48ώρου από την υποβολή αίτησης πολίτη προς μια Υπηρεσία για τη διεκπεραίωση υπόθεσής του, η Υπηρεσία αυτή αποστέλλει σχετικό έγγραφο - σύμφωνα με το Παράρτημα της παρούσας απόφασης - στα αρμόδια τμήματα Ποινικού Μητρώου, για την αυτεπάγγελτη αναζήτηση αντιγράφων ποινικού μητρώου. Στο εν λόγω έγγραφο, προσδιορίζονται με σαφήνεια ο δημόσιος σκοπός έκδοσης αντιγράφων ποινικού μητρώου, η διοικητική πράξη, καθώς και επαρκή ταυτοποιητικά στοιχεία των προσώπων των οποίων ζητείται η βεβαίωση της ποινικής τους κατάστασης. Η αποστολή του εγγράφου γίνεται με χρήση τηλεομοιοτυπίας (fax) ή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (e-mail) εφόσον φέρει ψηφιακή υπογραφή. Αν υπάρχουν περισσότερα του ενός αιτήματα για την αυτεπάγγελτη αναζήτηση των αντιγράφων ποινικού μητρώου, μπορούν να ομαδοποιηθούν στο ίδιο έγγραφο.
2. Εντός τριών (3) εργάσιμων ημερών από τη λήψη του σχετικού εγγράφου, τα Τμήματα Ποινικού Μητρώου των Εισαγγελιών Πρωτοδικών της χώρας καθώς και το Αυτοτελές Τμήμα Ποινικού Μητρώου της Κεντρικής Υπηρεσίας του Υπουργείου Δικαιοσύνης αποστέλλουν με χρήση τηλεομοιοτυπίας (fax) ή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (e-mail), εφόσον φέρει ψηφιακή υπογραφή, τα σχετικά αντίγραφα ποινικού μητρώου στην Υπηρεσία που τα αναζητά. Η αποστολή γίνεται με τη χρήση πιστοποιημένων συσκευών που Θα προσδιοριστούν από τις αρμόδιες υπηρεσίες. Με την ίδια διαδικασία πιστοποιούνται και οι υπάλληλοι που Θα διαχειρίζονται την διακινούμενη πληροφορία.
3. Τα αντίγραφα ποινικού μητρώου αποστέλλονται στην υπηρεσία που τα αναζήτησε αυτεπάγγελτα με τηλεομοιοτυπία ή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, εφόσον φέρουν ψηφιακή υπογραφή και επικυρώνονται από αυτήν σύμφωνα με το άρθρο 10 του ν. 3230/2004. Στις περιπτώσεις που, σύμφωνα με ειδική διάταξη, απαιτείται το πρωτότυπο, προωθείται η όλη διαδικασία για την έκδοση της τελικής διοικητικής πράξης με βάση το αντίγραφο, μέχρι τη λήψη του πρωτοτύπου, οπότε και εκδίδεται η τελική διοικητική πράξη.
