1. Οι επιλέξιμες δαπάνες που περιλαμβάνονται σε αίτηση πληρωμής για τα Ταμεία τεκμηριώνονται από εξοφλημένα τιμολόγια ή λογιστικά έγγραφα ισοδύναμης αποδεικτικής αξίας, εκτός από τις κάτωθι μορφές στήριξης:
- εισφορές σε είδος σύμφωνα με το άρθρο 14,
- επιλογές απλοποιημένου κόστους στοιχεία σύμφωνα με το άρθρο 10 παρ. 1 στοιχεία (β), (γ) και (δ),
για τις οποίες τα ποσά που περιλαμβάνονται σε μια αίτηση πληρωμής είναι τα κόστη που υπολογίζονται σύμφωνα με την εφαρμοζόμενη βάση.
2. Με εξαίρεση επιλογές απλοποιημένων δαπανών που δύναται να εφαρμοστούν χωρίς εκ των προτέρων υπολογισμό, σύμφωνα με το άρθρο 25 της παρούσας, η μέθοδος υπολογισμού και τα ποσοτικά δεδομένα που χρησιμοποιούνται για τον προσδιορισμό επιλογών απλοποιημένων δαπανών τεκμηριώνονται κατάλληλα. Το αρχείο τεκμηρίωσης αποτελεί τμήμα της διαδρομής ελέγχου και υπόκειται στο πεδίο ελέγχου των αρμόδιων εθνικών και ευρωπαϊκών ελεγκτικών οργάνων. Η τήρηση του σχετικού αρχείου υπόκειται στις απαιτήσεις του άρθρου 140 του Καν. 1303/2013.
3. Τα εξοφλημένα τιμολόγια ή λογιστικά έγγραφα ισοδύναμης αποδεικτικής αξίας που αφορούν σε δαπάνες οι οποίες αποζημιώνονται με τις επιλογές απλοποιημένου κόστους του άρθρου 10 παρ. 1 στοιχεία β), (γ) και (δ) και τηρούνται στο λογιστικό σύστημα του δικαιούχου, δεν αποτελούν αντικείμενο ελέγχου από τα αρμόδια εθνικά και ευρωπαϊκά ελεγκτικά όργανα για την επαλήθευση/έλεγχο της επιλεξιμότητας των σχετικών δαπανών. Τα ως άνω αναφερόμενα έγγραφα είναι δυνατό να αποτελέσουν αντικείμενο ελέγχου στο πλαίσιο οριζόντιων θεματικών ελέγχων π.χ. κανόνων δημοσίων συμβάσεων. Οι δικαιούχοι σε υποχρεώνονται στην επίδειξη όλων των εγγράφων που σχετίζονται με την υλοποίηση των πράξεων που υλοποιήθηκαν κάνοντας χρήση των επιλογών απλοποιημένου κόστους στο βαθμό που δεν έχει παρέλθει η υποχρέωση τήρησης των σχετικών εγγράφων με βάση το εθνικό πλαίσιο.
4. Με την επιφύλαξη των κανόνων για τις κρατικές ενισχύσεις, η διαχειριστική αρχή διασφαλίζει ότι όλα τα δικαιολογητικά έγγραφα σχετικά με τις δαπάνες που υποστηρίζονται από τα Ταμεία για πράξεις για τις οποίες το συνολικό ποσό της επιλέξιμης δαπάνης δεν υπερβαίνει το 1.000.000 EUR, τίθενται για διάστημα τριών ετών στη διάθεση της Επιτροπής και του Ελεγκτικού Συνεδρίου εάν το ζητήσουν, από την 31η Δεκεμβρίου που ακολουθεί την υποβολή των λογαριασμών στους οποίους περιλαμβάνεται η δαπάνη της πράξης.
5. Στην περίπτωση πράξεων άλλων από εκείνες που αναφέρονται στην παράγραφο 4, όλα τα δικαιολογητικά έγγραφα διατίθενται για διάστημα δύο ετών από την 31η Δεκεμβρίου μετά την υποβολή των λογαριασμών, στους οποίους περιλαμβάνεται η τελική δαπάνη της ολοκληρωμένης πράξης.
6. Η χρονική περίοδος που αναφέρεται στην παρ. 4 διακόπτεται είτε στην περίπτωση ενδίκων διαδικασιών είτε κατόπιν δεόντως αιτιολογημένης αίτησης της Επιτροπής.
7. Η διαχειριστική αρχή κοινοποιεί στους δικαιούχους την ημερομηνία έναρξης της περιόδου που αναφέρεται παρ. 4.
8. Τα έγγραφα διατηρούνται υπό τη μορφή είτε πρωτοτύπων είτε επικυρωμένων αντιγράφων των πρωτοτύπων ή σε κοινώς αποδεκτούς φορείς δεδομένων, περιλαμβανομένων των ηλεκτρονικών εκδόσεων των πρωτότυπων εγγράφων ή εγγράφων που υπάρχουν μόνο σε ηλεκτρονική μορφή.
9. Τα έγγραφα διατηρούνται σε μορφή που επιτρέπει ταυτοποίηση των υποκειμένων των δεδομένων για διάστημα που δεν υπερβαίνει το αναγκαίο για τους σκοπούς για τους οποίους συγκεντρώθηκαν τα δεδομένα ή για τους οποίους υποβάλλονται σε περαιτέρω επεξεργασία.
10. Η διαδικασία πιστοποίησης της αντιστοιχίας των εγγράφων που διατηρούνται σε κοινά αποδεκτούς φορείς δεδομένων με τα πρωτότυπα έγγραφα ικανοποιούν τις εθνικές νομικές απαιτήσεις και είναι αξιόπιστες για τους σκοπούς του δημοσιονομικού ελέγχου.
11. Όταν τα έγγραφα υπάρχουν μόνο σε ηλεκτρονική μορφή, τα πληροφοριακά συστήματα που χρησιμοποιούνται πληρούν τα αποδεκτά πρότυπα ασφαλείας που διασφαλίζουν ότι τα διατηρούμενα έγγραφα είναι σύμφωνα με τις εθνικές νομικές απαιτήσεις και είναι αξιόπιστα για τους σκοπούς του δημοσιονομικού ελέγχου.
