1. Συντάκτης Ηλεκτρονικού Εγγράφου: Ο δημιουργός σχεδίου ηλεκτρονικού εγγράφου χρησιμοποιώντας ηλεκτρονικές εφαρμογές γραφείου.
2. Υπάλληλος αρμόδιος για το χειρισμό του συστήματος διαχείρισης εγγράφων: Είναι, ένας ή περισσότεροι υπάλληλοι ανά υπηρεσιακή μονάδα οι οποίοι έχουν δικαίωμα πρόσβασης στο σύστημα αρχειοθέτησης ή/και διαχείρισης εγγράφων.
3. Υπάλληλος αρμόδιος για τη διοικητική υποστήριξη της μονάδας: Ένας η περισσότεροι υπάλληλοι ανά υπηρεσιακή μονάδα που έχουν οριστεί για την ορθή παρακολούθηση της διακίνησης των ηλεκτρονικών εγγράφων.
4. Παρακολούθηση αλλαγών: Δυνατότητα που παρέχεται από τις εφαρμογές επεξεργαστών κειμένου για την επισήμανση των αλλαγών που προκαλούνται στο έγγραφο μετά την αρχική του δημιουργία.
5. Προσθήκη σχολίων: Δυνατότητα που παρέχεται από τις εφαρμογές επεξεργαστών κειμένου για την προσθήκη στο σχέδιο του εγγράφου σχολίων, όπως παρατηρήσεις, επιφυλάξεις κ.α.
6. Προσθήκη προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής: Δυνατότητα που παρέχεται από τις εφαρμογές επεξεργαστών κειμένου για την προσθήκη προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής με σκοπό την ταυτοποίηση των στοιχείων του υπογράφοντος και την αποτροπή της αλλοίωσης του ηλεκτρονικού εγγράφου.
7. Αίτηση αποδεικτικού παράδοσης – ανάγνωσης: Δυνατότητα που παρέχεται από τις εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για αίτηση από τον παραλήπτη του μηνύματος για αποστολή επιβεβαιωτικού μηνύματος για τη λήψη και την ανάγνωση του μηνύματος.
8. Πρωτότυπο ηλεκτρονικό έγγραφο: Πρωτότυπο ηλεκτρονικό έγγραφο είναι αυτό που φέρει την προηγμένη ηλεκτρονική υπογραφή του έχοντος την αρμοδιότητα για την τελική υπογραφή του.
9. Προσωπικός λογαριασμός: Για το Εθνικό Τυπογραφείο, ο λογαριασμός ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιείται είναι αυτός που παρέχεται από το Δίκτυο “Σύζευξις”. Οι εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να είναι Outlook Express, Outlook 2013, Outlook 2016, Mozilla Thunderbird, ή μέσω του webmail.
Προσοχή: Κατά την ηλεκτρονική διακίνηση των εγγράφων χρησιμοποιείται αποκλειστικά ο προσωπικός λογαριασμός.
10. Όπου στον παρόντα κανονισμό προβλέπεται η προώθηση εγγράφου με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, εννοείται ότι αυτό γίνεται πάντα με χρήση του προσωπικού λογαριασμού του υπαλλήλου.
