1. Όταν το υποκείμενο παρέχει τη συγκατάθεσή ή τη συνδρομή του, η ενημέρωσή του γίνεται εγγράφως. Προς τούτο, ο υπεύθυνος επεξεργασίας χρησιμοποιεί διπλότυπο έντυπο, το ένα αντίτυπο του οποίου υπογράφεται από το υποκείμενο, παραδίδεται στον υπεύθυνο επεξεργασίας ή τον εκπρόσωπό του και διατηρείται από αυτόν καθ’ όλην την διάρκεια της επεξεργασίας
2. Όταν για τη συλλογή και επεξεργασία δεδομένων δεν απαιτείται ούτε ζητείται συγκατάθεση του υποκειμένου, η ενημέρωση του γίνεται με τον πιο πρόσφορο τρόπο, ώστε να εξασφαλίζεται η όσο το δυνατόν απρόσκοπτη και επαρκής πληροφόρηση του υποκειμένου. Ενδεικτικά, η ενημέρωση μπορεί να γίνει:
(α) Με ανάρτηση ευδιάκριτης προειδοποιητικής πινακίδας στο χώρο συναλλαγής
(β) Με διάθεση έντυπου υλικού
(γ) Με αναγραφή σε λογαριασμούς, τιμολόγια ή άλλα παραστατικά, εφ’ όσον προϋπάρχει συναλλακτική σχέση
(δ) Με ευδιάκριτη επισημείωση στο ερωτηματολόγιο, έντυπο αιτήσεως, δελτίο παροχής πληροφοριών κ.λ.π., εφ’ όσον το υποκείμενο καλείται να το συμπληρώσει
(ε) Με ειδική, σαφή και ευδιάκριτη επισήμανση στην αρχική σελίδα της ιστοσελίδας (website), εφ’ όσον η συλλογή γίνεται μέσω του διαδικτύου (intenet)
3. Σε κάθε άλλη περίπτωση η ενημέρωση γίνεται εγγράφως και αποδεικνύεται από τον υπεύθυνο επεξεργασίας. Κατ’ εξαίρεση και ύστερα από άδεια της Αρχής, η οποία παρέχεται είτε για επί μέρους κλάδους ή τομείς δραστηριότητας ύστερα από αίτηση των ενδιαφερομένων, είτε για συγκεκριμένο κάθε φορά αρχείο ύστερα από αίτηση του υπευθύνου επεξεργασίας, όταν η ενημέρωση αφορά μεγάλο αριθμό υποκειμένων, επιτρέπεται η ενημέρωση τους δια του τύπου, είτε με οποιονδήποτε άλλον πρόσφορο και σαφή τρόπο, σύμφωνα με τους κώδικες δεοντολογίας του οικείου κλάδου ή τομέα εφ’ όσον υπάρχουν.
