Μόνο με ηλεκτρονικά μέσα η έκδοση και διακίνηση διοικητικών πράξεων στο Δημόσιο από 1η Ιουλίου 2017

Νομοθετική ρύθμιση για την διαδικασία έκδοσης και διακίνησης διοικητικών πράξεων και άλλων εγγράφων στο Δημόσιο αποκλειστικά μέσω Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνίας (ΤΠΕ) περιλαμβάνει, μεταξύ άλλων, το κατατεθέν νομοσχέδιο για το Ενιαίο Σύστημα Κινητικότητας στη Δημόσια Διοίκηση.

Η ρύθμιση τίθεται σε εφαρμογή για το σύνολο των Υπουργείων την 1η Ιουλίου 2017 με δυνατότητα παράτασης έως την 1η Ιανουάριου 2018 μόνο για εξαιρετικές και ειδικά αιτιολογημένες περιπτώσεις.

Η ημερομηνία έναρξης ισχύος για τους υπόλοιπους φορείς του δημοσίου, όπως τα ν.π.δ.δ., τις ανεξάρτητες και ρυθμιστικές αρχές, το Νομικό Συμβούλιο του Κράτους και τους ΟΤΑ α' και β’ βαθμού, θα οριστεί με απόφαση του Υπουργού Διοικητικής Ανασυγκρότησης και σε κάθε περίπτωση όχι αργότερα από την 31η Δεκεμβρίου 2018.

Σύμφωνα με σχετική μελέτη του Ιδρύματος Οικονομικών και Βιομηχανικών Ερευνών από το 2014, με την εφαρμογή της εν λόγω ρύθμισης εκτιμάται ότι θα επιτευχθεί δημοσιονομική εξοικονόμηση της τάξεως των 400 εκατομμυρίων ευρώ κατά έτος.

Όπως επισημαίνεται στην αιτιολογική έκθεση του νόμου, δεδομένου ότι από το 2001 υφίσταται το νομικό πλαίσιο για την εισαγωγή της προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής χωρίς να έχει καταστεί ενεργό και χωρίς να έχει θωρακισθεί περαιτέρω, το ελληνικό Δημόσιο έχει δαπανήσει τα τελευταία 15 έτη περίπου 6 δις ευρώ, εμμένοντας στην χρήση χαρτιού και έντυπης διαδικασίας δημιουργίας και ροής εγγράφων.

Διαβάστε επίσης: Σε ισχύ ο νέος ευρωπαϊκός Κανονισμός για την ηλεκτρονική ταυτοποίηση στις ηλεκτρονικές συναλλαγές

Οι διατάξεις του ν. 3979/2011 για την ηλεκτρονική διακυβέρνηση, ιδίως τα άρθρα 12 ως 20, και του π.δ. 150/2001 για την ηλεκτρονική υπογραφή συνιστούσαν μια βασική θεσμική πρόνοια για την εισαγωγή των ηλεκτρονικών εγγράφων στη λειτουργία της δημόσιας διοίκησης, χωρίς εν τούτοις μέχρι σήμερα να έχει θεσπιστεί το απαιτούμενο νομικό πλαίσιο που θα καθιστά υποχρεωτική την ηλεκτρονική διαδικασία έκδοσης αποφάσεων και πράξεων και διακίνησής τους μεταξύ των φορέων του δημοσίου τομέα.

Αναλυτικά οι ρυθμίσεις

Με τις διατάξεις της παραγράφου 1 του άρθρου 12 του ν. 3979/2011, όπως το εν λόγω άρθρο τροποποιείται με το άρθρο 24 του παρόντος, προβλέπεται ότι όλες οι διαδικασίες που καταλήγουν στην έκδοση διοικητικών πράξεων εκ μέρους των φορέων του δημοσίου, όπως η σύνταξη, η προώθηση για υπογραφή, η θέση της υπογραφής, καθώς και λοιπές διαδικασίες χειρισμού εγγράφων εντός της κάθε υπηρεσίας, όπως η χρέωση προς ενέργεια εισερχόμενων εγγράφων, η εσωτερική διακίνησή τους καθώς και η αρχειοθέτηση αυτών, πραγματοποιούνται αποκλειστικά μέσω Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (ΤΠΕ) με χρήση προηγμένης ψηφιακής υπογραφής και χρονοσήμανσης.

Για τυχόν εξαιρέσεις από την εφαρμογή των ανωτέρω, προβλέπεται η δυνατότητα έκδοσης κοινής απόφασης του Υπουργού Διοικητικής Ανασυγκρότησης και του οικείου Υπουργού. Κάθε φορέας του δημοσίου τομέα μεριμνά για την προσαρμογή των επιχειρησιακών διαδικασιών του, ούτως ώστε να γίνεται βέλτιστη εφαρμογή της ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων. Περαιτέρω στην παράγραφο 2 προβλέπεται η αποκλειστική χρήση ΤΠΕ μόνο για κάθε είδους διακίνηση, διαβίβαση, κοινοποίηση και ανακοίνωση διοικητικών πράξεων και εγγράφων μεταξύ διαφορετικών φορέων του δημοσίου τομέα χωρίς να προβλέπεται αντίστοιχη υποχρεωτική χρήση ΤΠΕ κατά το τελικό στάδιο της υπογραφής των πράξεων από περισσότερους συναρμόδιους φορείς. Η διαφοροποίηση αυτή κρίνεται αναγκαία μέχρι την επίτευξη πλήρους διαλειτουργικότητας μεταξύ των Συστημάτων Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων που χρησιμοποιούν οι διάφοροι φορείς.

Στην παράγραφο 3 η χρήση ΤΠΕ για τη διακίνηση, διαβίβαση, κοινοποίηση και ανακοίνωση διοικητικών πράξεων και εγγράφων κάθε είδους μεταξύ φορέων του δημόσιου τομέα και τρίτων, φυσικών και νομικών προσώπων, προβλέπεται ως προαιρετική.

Από τη διακίνηση, διαβίβαση, κοινοποίηση και ανακοίνωση εγγράφων σύμφωνα με τις παραγράφους 2 και 3 εξαιρούνται τα έγγραφα για τα οποία προβλέπεται από το νόμο απαγόρευση χορήγησης αντιγράφων και ο οικείος φορέας του δημόσιου τομέα οφείλει να ενημερώνει εγκαίρως και με τον προσφορότερο κάθε φορά τρόπο τον ενδιαφερόμενο για την εξαίρεση αυτή.

Στην παράγραφο 5 προβλέπεται ότι με κοινή απόφαση του Υπουργού Διοικητικής Ανασυγκρότησης και του Υπουργού Ψηφιακής Πολιτικής, Τηλεπικοινωνιών και Ενημέρωσης ορίζονται τα πρότυπα και οι ελάχιστες προδιαγραφές μορφής και αναγκαίων στοιχείων των ηλεκτρονικών εγγράφων που εκδίδουν οι φορείς του δημόσιου τομέα καθώς και κάθε άλλο σχετικό θέμα.

Στην παράγραφο 6 προβλέπεται ότι το Υπουργείο Διοικητικής Ανασυγκρότησης καθώς και το Υπουργείο Ψηφιακής Πολιτικής, Τηλεπικοινωνιών και Ενημέρωσης μεριμνούν για τη λειτουργία κεντρικού Συστήματος Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων (Σ.Η.Δ.Ε.), το οποίο θα παρέχεται ως υπηρεσία σε όλους τους φορείς του Δημοσίου. Κάθε φορέας δε οφείλει να μεριμνά για την ένταξή του στο κεντρικό ΣΗΔΕ καθώς και για την απόκτηση προηγμένης ψηφιακής υπογραφής από την Αρχή Πιστοποίησης Ελληνικού Δημοσίου (ΑΠΕΔ). Μέριμνα λαμβάνεται για τους φορείς που διαθέτουν ήδη Σ.Η.Δ.Ε., οι οποίοι μπορούν να συνεχίσουν τη λειτουργία του για περιορισμένο χρονικό διάστημα, μέχρι να ολοκληρώσουν τη μετάβασή τους στο κεντρικό Σ.Η.Δ.Ε. Με κοινή απόφαση του Υπουργού Διοικητικής Ανασυγκρότησης και του Υπουργού Ψηφιακής Πολιτικής, Τηλεπικοινωνιών και Ενημέρωσης καθορίζονται τα κοινά πρότυπα διασύνδεσης και διαλειτουργικότητας των ΣΗΔΕ, οι διαδικασίες καθώς και τα σχέδια μετάβασης στο κεντρικό σύστημα.

Για το συντονισμό της εφαρμογής των διατάξεων του παρόντος, καθώς και για τη διατύπωση των σχετικών προτύπων αρμόδιο ορίζεται το Υπουργείο Ψηφιακής Πολιτικής, Τηλεπικοινωνιών και Ενημέρωσης, ενώ για την υποστήριξη των φορέων του δημόσιου τομέα η αρμοδιότητα ανατίθεται στη Γενική Διεύθυνση Μεταρρυθμιστικής Πολιτικής και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης του Υπουργείου Διοικητικής Ανασυγκρότησης.

Η ρύθμιση τίθεται σε εφαρμογή για το σύνολο των Υπουργείων την 1η Ιουλίου 2017 με δυνατότητα παράτασης έως την 1η Ιανουάριου 2018 μόνο για εξαιρετικές και ειδικά αιτιολογημένες περιπτώσεις και με κοινή απόφαση του Υπουργού Διοικητικής Ανασυγκρότησης και του καθ' ύλην αρμόδιου Υπουργού. Η ημερομηνία έναρξης ισχύος για τους υπόλοιπους φορείς του δημοσίου, όπως τα ν.π.δ.δ., τις ανεξάρτητες και ρυθμιστικές αρχές, το Νομικό Συμβούλιο του Κράτους και τους ΟΤΑ α' και β’ βαθμού, θα οριστεί με απόφαση του Υπουργού Διοικητικής Ανασυγκρότησης και σε κάθε περίπτωση όχι αργότερα από την 31η Δεκεμβρίου 2018. Κάθε πράξη και κάθε απόφαση που εκδίδονται μετά την παρέλευση των ανωτέρω ημερομηνιών κατά παράβαση των διατάξεων του παρόντος δεν εκτελούνται.

Τέλος, με κοινή απόφαση του Υπουργού Διοικητικής Ανασυγκρότησης και του Υπουργού Ψηφιακής Πολιτικής, Τηλεπικοινωνιών και Ενημέρωσης ρυθμίζονται τεχνικά θέματα και λεπτομέρειες για την εφαρμογή διατάξεων του εν λόγω άρθρου. Με την εφαρμογή της εν λόγω ρύθμισης εκτιμάται ότι θα επιτευχθεί δημοσιονομική εξοικονόμηση της τάξεως των 400 εκατομμυρίων ευρώ κατά έτος, σύμφωνα με σχετική μελέτη του ΙΟΒΕ του 2014, στοιχεία της οποίας παρατίθενται παρακάτω.

Όπως επισημαίνεται στην αιτιολογική έκθεση του νόμου, δεδομένου ότι από το 2001 υφίσταται το νομικό πλαίσιο για την εισαγωγή της προηγμένης ηλεκτρονικής υπογραφής χωρίς να έχει καταστεί ενεργό και χωρίς να έχει θωρακισθεί περαιτέρω, το ελληνικό Δημόσιο έχει δαπανήσει τα τελευταία 15 έτη περίπου 6 δις ευρώ, εμμένοντας στην χρήση χαρτιού και έντυπης διαδικασίας δημιουργίας και ροής εγγράφων.

Η εξοικονόμηση που επιτυγχάνεται υπερκαλύπτει το όποιο κόστος χρειαστεί για τη δημιουργία και συντήρηση των Συστημάτων Ηλεκτρονικής Διαχείρισης Εγγράφων, και με δεδομένη την κρίσιμη δημοσιονομική κατάσταση της χώρας με βάση και την τριετή συμφωνία δανειοδότησης 2015-2018, το Δημόσιο μπορεί άμεσα να εξοικονομήσει παραγωγικά για τα έτη 2017-2018 ποσό της τάξης των 800 εκ. ευρώ.

Δείτε αναλυτικά το νομοσχέδιο και την αιτιολογική έκθεσή του.