1. Ο γραμματέας της ΑΕΠΠ έχει ως κύριο αντικείμενο εργασίας την παροχή διοικητικής υποστήριξης στους σχηματισμούς της ΑΕΠΠ, που εξετάζουν την προδικαστική προσφυγή, για τη διευκόλυνση του έργου τους.
2. Τηρουμένων πάντοτε των εκάστοτε γενικών ή ειδικών οδηγιών του Προέδρου της ΑΕΠΠ, ο γραμματέας φροντίζει για:
α) την αποτελεσματική αρχειοθέτηση και ανάκτηση των φακέλων μέσω μιας ορθολογικής εσωτερικής οργάνωσης του αρχείου,
β) τη ρύθμιση πρόσβασης στο αρχείο,
γ) την ασφαλή φυσική αποθήκευση των φακέλων, οι οποίοι σε καμία περίπτωση δεν εξέρχονται της υπηρεσίας πλην της περίπτωσης αντίθετης δικαστικής παραγγελίας,
δ) την έγκαιρη δημιουργία των φακέλων των προσφυγών,
ε) την τήρηση βιβλίου αποφάσεων της ΑΕΠΠ, στο οποίο θα καταχωρίζονται κατά αύξοντα αριθμό τα στοιχεία της υπόθεσης και το διατακτικό της απόφασης.
3. Για κάθε προσφυγή δημιουργείται ξεχωριστός φάκελος, σε ηλεκτρονική και έντυπη μορφή, στον οποίο θα αναγράφονται τα στοιχεία του προσφεύγοντος και της αναθέτουσας αρχής καθώς και ο αριθμός της προκήρυξης της σύμβασης. Στο φάκελο θα πρέπει να καταχωρίζονται, κατά χρονολογική σειρά όλα, ανεξαιρέτως, τα έγγραφα που αφορούν στην προσφυγή, λαμβάνοντας υπόψη την ημερομηνία που αυτά παραλήφθηκαν. Μετά τη δημιουργία του φακέλου αυτός διαβιβάζεται στον εισηγητή που έχει ορισθεί με πράξη του προεδρεύοντος του σχηματισμού της ΑΕΠΠ που θα εξετάσει την προδικαστική προσφυγή.
4. Ο γραμματέας έχει την ευθύνη της κοινοποίησης της πράξης του προεδρεύοντος του οικείου σχηματισμού περί ορισμού ημερομηνίας και ώρας εξέτασης της προσφυγής στον προσφεύγοντα, στην αναθέτουσα αρχή, κατά της οποίας ασκείται η προσφυγή, και σε εκείνους οι οποίοι έχουν ασκήσει παρέμβαση, σύμφωνα με όσα ορίζονται ειδικότερα στο άρθρο 7 του παρόντος Κανονισμού, καθώς και της κοινοποίησης των αποφάσεων που εκδίδονται από τους σχηματισμούς της ΑΕΠΠ επί των προσφυγών στους ενδιαφερομένους. Επίσης μεριμνά για την ανάρτηση των ως άνω αποφάσεων στην ιστοσελίδα της ΑΕΠΠ.
