1.- Σε κεντρικό κτίριο της Αρχής διατίθεται από τον Διοικητή αυτής διακεκριμένος χώρος γραφείου στο Συμβούλιο Διοίκησης, με την απαραίτητη υλικοτεχνική και ηλεκτρονική υποδομή, στον οποίο έχουν διαρκή και ακώλυτη πρόσβαση και στεγάζονται αποκλειστικά ο Πρόεδρος και τα μέλη αυτού. Στον ίδιο χώρο τηρούνται τα πρακτικά των συνεδριάσεων, φυλάσσεται οποιοδήποτε άλλο έγγραφο ή φάκελος ή στοιχείο σχετίζεται με τη λειτουργία και την άσκηση αρμοδιοτήτων του Συμβουλίου Διοίκησης και μελετάται και φυλάσσεται οποιοδήποτε έγγραφο ή φάκελος ή στοιχείο κρίνονται από τον Πρόεδρο ή μέλη του Συμβουλίου Διοίκησης απαραίτητα προς ενημέρωσή τους κατά την άσκηση των αρμοδιοτήτων τους.
2.- Το Συμβούλιο Διοίκησης συνεδριάζει, μετά από πρόσκληση του Προέδρου του, στο γραφείο του Συμβουλίου Διοίκησης και, εφόσον αυτό δεν είναι διαθέσιμο, σε χώρο συνεδριάσεως σε κεντρικό κτίριο της Αρχής, τουλάχιστον μία (1) φορά τον μήνα τακτικώς και, εκτάκτως, όποτε απαιτείται. Στην ως άνω πρόσκληση ορίζεται ο τόπος, η ημέρα και ο χρόνος της συνεδρίασης και περιλαμβάνονται τα θέματα της ημερήσιας διάταξης. Ο Πρόεδρος του Συμβουλίου Διοίκησης υποχρεούται να συγκαλέσει συνεδρίαση, εκτάκτως, όποτε το ζητήσουν δύο (2) μέλη.
3.- α) Το Συμβούλιο Διοίκησης (Σ.Δ.), κατά την πρώτη συνεδρίασή του, καθώς και σε κάθε περίπτωση αλλαγής μέλους του, συγκροτείται σε σώμα, εκλέγει τον Πρόεδρό του και ορίζει το μέλος το οποίο αναπληρώνει τον Πρόεδρο, σε περίπτωση κωλύματος ή απουσίας του. Ο αναπληρωτής Πρόεδρος ασκεί τις αρμοδιότητες και έχει τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις του Προέδρου.
β) Σε περίπτωση κένωσης της θέσης του Προέδρου ή μέλους του Συμβουλίου Διοίκησης, κατά τα ορισθέντα στις διατάξεις της παρ. 5 του άρθρου 11 του ν. 4389/2016, διορίζεται νέος Πρόεδρος ή μέλος, σύμφωνα με τη διαδικασία του άρθρου 10 του ίδιου νόμου, εντός δύο μηνών από την κένωση της θέσης, για το υπόλοιπο της θητείας.
Μέχρι τον διορισμό νέου Προέδρου ή μέλους, η λειτουργία του Συμβουλίου Διοίκησης δεν διακόπτεται. Για το διάστημα μέχρι τον διορισμό νέου Προέδρου ορίζεται αναπληρωτής αυτού από τα υπολειπόμενα μέλη με απόφαση του Συμβουλίου Διοίκησης.
Σε περίπτωση μη ολοκλήρωσης της διαδικασίας για το διορισμό νέου Προέδρου ή μέλους, κατά τα ορισθέντα στις διατάξεις των παρ. 5 και 6 του άρθρου 11 του ν. 4389/2016, η θητεία του απερχόμενου Προέδρου ή μελών παρατείνεται αυτοδικαίως μέχρι τον διορισμό νέων.
Για τις συνεδριάσεις της υποπαραγράφου α' της παρούσας παραγράφου απαιτείται πλήρης απαρτία. Οι σχετικές με τις υποπαραγράφους α' και β' της παρούσας παραγράφου ανωτέρω αποφάσεις αναρτώνται στο διαδίκτυο, σύμφωνα με τις διατάξεις των άρθρων 1 έως 6 του ν. 3861/2010 (Α΄ 112).
γ) Το Συμβούλιο Διοίκησης συνεδριάζει νόμιμα εφόσον παρίστανται τέσσερα (4) τουλάχιστον μέλη του. Σε κάθε περίπτωση για την ύπαρξη απαρτίας απαιτείται η παρουσία του Προέδρου ή, σε περίπτωση κωλύματος ή απουσίας αυτού, του αναπληρωτή του.
δ) Η απαρτία πρέπει να υπάρχει σε όλη τη διάρκεια της συνεδρίασης. Αν, κατά την πρώτη συνεδρίαση, διαπιστωθεί έλλειψη απαρτίας, το Συμβούλιο Διοίκησης καλείται εκ νέου σε συνεδρίαση, η οποία πραγματοποιείται το νωρίτερο σε είκοσι τέσσερις (24) ώρες, στον ίδιο τόπο και με την ίδια ημερήσια διάταξη.
ε) Η νομιμότητα της σύνθεσης του Συμβουλίου Διοίκησης δεν επηρεάζεται από την τυχόν εναλλαγή των μετεχόντων μελών σε διαδοχικές συνεδριάσεις.
4.- Στις συνεδριάσεις του Συμβουλίου Διοίκησης:
α) Συμμετέχει ως εκ της ιδιότητός του, ο Διοικητής της Αρχής, χωρίς δικαίωμα ψήφου, ο οποίος εισηγείται στο Συμβούλιο για όλα τα θέματα αρμοδιότητάς του.
Ο Διοικητής μπορεί, ανά συνεδρίαση, κατά την κρίση του, να συνοδεύεται από Προϊστάμενο Γενικής Διεύθυνσης ή/και Διεύθυνσης, και Τμήματος, καθώς και από Υπεύθυνο Γραφείου ή/και από οποιοδήποτε άλλο μέλος του προσωπικού της Αρχής, κατά το λόγο της αρμοδιότητας εκάστου και ανάλογα με το θέμα συζήτησης, οι οποίοι συνδράμουν αυτόν κατά την ανάπτυξη της εισήγησής του. Την παρουσία προσώπων του προηγούμενου εδαφίου μπορεί να ζητά και ο Πρόεδρος του Συμβουλίου Διοίκησης.
Ο Διοικητής ορίζει, ανά συνεδρίαση, Προϊστάμενο Γενικής Διεύθυνσης ή Διεύθυνσης, ανάλογα με το θέμα συζήτησης, ο οποίος θα τον αναπληρώνει στα καθήκοντα του εισηγητή, σε περίπτωση απουσίας του ή κωλύματός του. Στις περιπτώσεις των υποπαραγράφων β' και γ' της παραγράφου 7 του παρόντος άρθρου τον Διοικητή αναπληρώνει στα καθήκοντα του εισηγητή Προϊστάμενος Γενικής Διεύθυνσης ή Διεύθυνσης, κατά το λόγο της αρμοδιότητάς τους, ανάλογα με το θέμα συζήτησης.
β) Δύναται να συμμετέχει ο Εμπειρογνώμονας, χωρίς δικαίωμα ψήφου, κατά τα οριζόμενα στο δεύτερο εδάφιο της παρ. 3 του άρθρου 8 του ν.4389/2016.
5.- α) Η ημερήσια διάταξη συντάσσεται από τον Πρόεδρο, ο οποίος λαμβάνει προς τούτο υπόψη του τις απόψεις που τυχόν διατυπώνονται από τον Διοικητή και από τα μέλη του Συμβουλίου Διοίκησης.
β) Αντικείμενο των συνεδριάσεων (τακτικών ή έκτακτων) είναι μόνο τα θέματα που περιλαμβάνονται στην ημερήσια διάταξη. Κατ εξαίρεση, μπορούν να συζητηθούν και θέματα που δεν περιλαμβάνονται στην ημερήσια διάταξη, εφ' όσον είναι παρόντα όλα τα μέλη του Συμβουλίου Διοίκησης και συμφωνούν για τη συζήτησή τους.
γ) Η πρόσκληση, με την ημερήσια διάταξη, γνωστοποιείται, τέσσερις (4) ημέρες πριν από τη συνεδρίαση, εγγράφως, από τον γραμματέα στα μέλη του Συμβουλίου Διοίκησης και στον Διοικητή, κατόπιν αιτήματος του τελευταίου. Η προθεσμία του προηγούμενου εδαφίου μπορεί να συντμηθεί, σε περίπτωση κατεπείγοντος, με απόφαση του Προέδρου, εφ' όσον έχουν συναινέσει, με τηλεγράφημα, τηλεομοιοτυπία ή ηλεκτρονικό μήνυμά τους προς τον γραμματέα του Συμβουλίου, τρία (3) τουλάχιστον μέλη του, κατόπιν αιτήματος ή συναίνεσης του Διοικητή.
Η πρόσκληση μπορεί να γίνει με οποιοδήποτε πρόσφορο τρόπο και ιδίως, διαζευκτικά ή σωρευτικά, με τηλεγράφημα, τηλεομοιοτυπία, ηλεκτρονικό μήνυμα ή άλλο μέσο.
Ο Πρόεδρος μεριμνά, μέσω του γραμματέα, ώστε πριν από την αποστολή της ημερήσιας διάταξης τα μέλη του Συμβουλίου Διοίκησης να έχουν ενημερωθεί για οποιοδήποτε εισηγητικό σημείωμα, στοιχείο ή φάκελο αφορά στα θέματα της εν λόγω ημερήσιας διάταξης.
Η πρόσκληση κοινοποιείται και στον Εμπειρογνώμονα εντός των αναφερομένων ανωτέρω προθεσμιών.
Πρόσκληση των μελών του Συμβουλίου Διοίκησης και του Διοικητή δεν απαιτείται, όταν:
αα) Οι συνεδριάσεις γίνονται σε τακτές ημερομηνίες, που έχουν οριστεί με απόφαση του Προέδρου, και έχουν γνωστοποιηθεί στα μέλη και στον Διοικητή.
ββ) Η συνεδρίαση έχει προσδιοριστεί για συγκεκριμένη ημερομηνία, μετά από ομόφωνη απόφαση των παρόντων μελών του Συμβουλίου Διοίκησης, η οποία λαμβάνεται στην αμέσως προηγούμενη συνεδρίαση, παρουσία και του Διοικητή, κατά την οποία καθορίζεται και η ημερήσια διάταξη. Στην περίπτωση του προηγούμενου εδαφίου απαιτείται, όμως, η πρόσκληση των απόντων μελών και είναι αναγκαία η τήρηση προθεσμίας τουλάχιστον εικοσιτεσσάρων (24) ωρών.
γγ) Μέλος αυτού έχει δηλώσει, πριν από τη συνεδρίαση, κώλυμα συμμετοχής του σε αυτήν ή σε συνεδριάσεις που θα διεξαχθούν κατά τη διάρκεια συγκεκριμένης χρονικής περιόδου.
δ) Τα μέλη του Συμβουλίου Διοίκησης οφείλουν να ενημερώνουν εγκαίρως τον γραμματέα αυτού για τυχόν κώλυμά τους να παρασταθούν στην εκάστοτε συνεδρίαση.
ε) Αν δεν έγινε πρόσκληση ή αυτή είχε πλημμέλειες, το Συμβούλιο Διοίκησης συνεδριάζει νομίμως αν το μέλος ή τα μέλη στα οποία αφορά η έλλειψη πρόσκλησης ή η πλημμέλεια αυτής είναι παρόντα και δεν αντιλέγουν για την πραγματοποίηση της συνεδρίασης.
στ) Αν κατά τη συνεδρίαση απουσιάσει μέλος, το οποίο δεν είχε προσκληθεί ή δεν είχε προσκληθεί νόμιμα, χωρίς να συντρέχει κάποια από τις περιπτώσεις για τις οποίες δεν απαιτείται πρόσκληση, η συνεδρίαση ματαιώνεται.
ζ) Ο Πρόεδρος, κατά τη συζήτηση ειδικών θεμάτων, εκτός από μέλη του προσωπικού της Αρχής, δύναται να καλεί να παραστούν σε συνεδρίαση ή σε μέρος αυτής και τρίτοι, εκπρόσωποι του Δημοσίου ή αλλοδαπών αρχών, δημόσιων ή ιδιωτικών φορέων και επαγγελματικών οργανώσεων, καθώς και εμπειρογνώμονες, οι οποίοι αποχωρούν πριν από την έναρξη της συζήτησης του θέματος μεταξύ των μελών. Στην περίπτωση κατά την οποία ο Διοικητής συνοδεύεται από μέλη του προσωπικού της Αρχής, τα πρόσωπα αυτά αποχωρούν πριν από την έναρξη της συζήτησης του θέματος μεταξύ των μελών.
η) Η συζήτηση αρχίζει με την εισήγηση του Διοικητή επί των θεμάτων της ημερήσιας διάταξης. Στη συνέχεια, τα τυχόν παριστάμενα πρόσωπα αφού απαντήσουν στις ερωτήσεις τις οποίες απευθύνουν σ’ αυτά ο Πρόεδρος και τα μέλη, αποχωρούν από τη συνεδρίαση. Ακολουθεί η συζήτηση, η οποία διεξάγεται μόνο μεταξύ των μελών, του Διοικητή και του Εμπειρογνώμονα, εφ' όσον παρίσταται, κατά τη σειρά που δίνει σ' αυτούς το λόγο ο Πρόεδρος.
θ) Οι συνεδριάσεις του Συμβουλίου Διοίκησης είναι μυστικές, εκτός αν άλλως αποφασιστεί από το Συμβούλιο Διοίκησης για συγκεκριμένο ζήτημα με αιτιολογημένη απόφαση. Η κατά τη συζήτηση παρουσία άλλων προσώπων, πλην των μελών, του Διοικητή και του γραμματέα του Συμβουλίου Διοίκησης, καθώς και του Εμπειρογνώμονα δεν επιτρέπεται.
ι) Ο Πρόεδρος του Σ.Δ. κηρύσσει την έναρξη και τη λήξη των συνεδριάσεων, διευθύνει αυτές και φροντίζει για την εφαρμογή του νόμου και την εύρυθμη λειτουργία του Συμβουλίου Διοίκησης.
ια) Το Συμβούλιο Διοίκησης είναι δυνατό να συνεδριάζει και με τη χρήση ηλεκτρονικών μέσων (τηλεδιάσκεψη), για την οποία γίνεται μνεία στα οικεία πρακτικά, εφαρμοζομένων των προβλεπομένων στην εκάστοτε σχετική απόφαση του Υπουργού Διοικητικής Ανασυγκρότησης.
6.- α) Χρέη γραμματέα του Συμβουλίου Διοίκησης ασκεί μέλος του προσωπικού της Αρχής, το οποίο ορίζεται με τον αναπληρωτή του με απόφαση του Συμβουλίου, ενώ με όμοια απόφαση τα ανωτέρω πρόσωπα αντικαθίστανται, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις. Το Συμβούλιο Διοίκησης δύναται να ζητά τη γνώμη του Διοικητή για το πρόσωπο του γραμματέα και του αναπληρωτή αυτού, οι οποίοι αποδέχονται με δήλωσή τους τα συγκεκριμένα καθήκοντα.
β) Ο γραμματέας είναι υπεύθυνος για τη λήψη και τη διαχείριση των εγγράφων, των φακέλων και στοιχείων, που αναφέρονται στο δεύτερο εδάφιο της παραγράφου 1 του παρόντος άρθρου και για τη διάθεσή τους στον Πρόεδρο και στα μέλη του Συμβουλίου Διοίκησης.
7.- α) Ο Πρόεδρος και τα μέλη του Συμβουλίου Διοίκησης της Αρχής, ο Διοικητής αυτής και ο Εμπειρογνώμονας οφείλουν να απέχουν από κάθε ενέργεια ή διαδικασία που συνιστά συμμετοχή σε λήψη απόφασης ή διατύπωση γνώμης ή πρότασης, εφόσον συντρέχουν οι λόγοι που αναφέρονται στην υποπερίπτωση αα' της περ. α' της υποπαρ. 3 της παρ. Γ' του άρθρου 3 της παρούσας απόφασης.
β) Όταν θέμα συζήτησης, ενώπιον του Συμβουλίου Διοίκησης, άπτεται των ιδιωτικών ή προσωπικών συμφερόντων του Διοικητή, του Προέδρου ή άλλου μέλους του Συμβουλίου Διοίκησης ή του Εμπειρογνώμονα, το πρόσωπο αυτό υποχρεούται να προβεί σε δήλωση, σχετικά με το λόγο που επιβάλλει την αποχή του κατά την έναρξη της συζήτησης, να μη συμμετάσχει στη συζήτηση και στη σχετική απόφαση και δεν προσμετράται για τον υπολογισμό απαρτίας.
Η δήλωση αποχής υποβάλλεται στον Πρόεδρο του Συμβουλίου Διοίκησης, εγγράφως ή προφορικά, καταχωρείται στα πρακτικά και πρέπει να περιέχει κατά τρόπο σαφή και ορισμένο τον λόγο που επιβάλλει την αποχή.
Στις περιπτώσεις αυτές το Συμβούλιο Διοίκησης αποφαίνεται άμεσα, κατά το δυνατόν κατά την ίδια συνεδρίαση, εάν πράγματι συντρέχει τέτοια περίπτωση, χωρίς τη συμμετοχή εκείνου ο οποίος υπέβαλε τη δήλωση.
Σε περίπτωση κατά την οποία κρίνεται ότι υπάρχει περίπτωση σύγκρουσης συμφερόντων στο πρόσωπο περισσότερων μελών, το Συμβούλιο Διοίκησης βρίσκεται σε απαρτία και αποφασίζει νόμιμα μετά λοιπά, μη κωλυόμενα, μέλη.
γ) Αίτηση εξαίρεσης του Διοικητή, του Προέδρου ή άλλου μέλους του Συμβουλίου Διοίκησης ή του Εμπειρογνώμονα μπορούν να υποβάλουν οι ενδιαφερόμενοι σε όλα τα στάδια της διαδικασίας ενώπιον του Συμβουλίου Διοίκησης. Η αίτηση εξαίρεσης είναι έγγραφη, υποβάλλεται στον Πρόεδρο του Συμβουλίου Διοίκησης και το Σ.Δ. αποφαίνεται, άμεσα, κατά το δυνατόν κατά την πρώτη συνεδρίαση.
Η αίτηση εξαίρεσης υποβάλλεται από το ενδιαφερόμενο μέρος, αυτοπροσώπως ή από πληρεξούσιο με ειδική πληρεξουσιότητα, πρέπει δε να περιέχει, κατά τρόπο σαφή και ορισμένο, τους λόγους εξαίρεσης που τη θεμελιώνουν ή τους τυχόν συγκεκριμένους πραγματικούς λόγους που δημιουργούν αμφιβολία ως προς την αντικειμενική άσκηση των καθηκόντων μέλους του Συμβουλίου Διοίκησης ή του Διοικητή ή του Εμπειρογνώμονα.
Η εξαίρεση των προσώπων που αναφέρονται στο πρώτο εδάφιο της παρούσας υποπαραγράφου μπορεί να διατάσσεται από το Συμβούλιο Διοίκησης και αυτεπαγγέλτως. Η διαδικασία της αυτεπάγγελτης εξαίρεσης αναστέλλεται, εφόσον υποβληθεί στο Συμβούλιο Διοίκησης δήλωση αποχής ή αίτηση εξαίρεσης από το ίδιο ως άνω πρόσωπο και ληφθεί επ' αυτών απόφαση.
δ) Αν συμπέσει δήλωση αποχής και αίτηση εξαίρεσης για το ίδιο πρόσωπο, πρώτη εξετάζεται η δήλωση αποχής. Αν η δήλωση αποχής γίνει δεκτή, η αίτηση εξαίρεσης τίθεται στο αρχείο με πράξη του Προέδρου. Αν η δήλωση αποχής δεν γίνει δεκτή, εξετάζεται και η αίτηση εξαίρεσης.
ε) Η εξαίρεση λόγω σύγκρουσης συμφερόντων μπορεί να αφορά μέχρι δύο (2) μόνο μέλη του Συμβουλίου Διοίκησης. Σε περίπτωση που η εξαίρεση αφορά στον Πρόεδρο και στον αναπληρωτή του, ορίζεται με απόφαση του Συμβουλίου Διοίκησης αναπληρωτής του Προέδρου από τα υπολειπόμενα μέλη του Συμβουλίου, σύμφωνα με τη διαδικασία του πρώτου εδαφίου της παρ. 2 του άρθρου 12 του ν. 4389/2016.
8.- Κατά τα λοιπά, σε ότι αφορά στη σύγκρουση συμφερόντων και στην αμεροληψία του Προέδρου και των μελών του Σ.Δ. της Αρχής, του Διοικητή αυτής και του Εμπειρογνώμονα, εφαρμόζονται οι διατάξεις του άρθρου 7 του ν. 2690/1999.
