1. Τα αρχεία του Γ.Ε.ΜΗ. τηρούνται σε ηλεκτρονική / ψηφιακή μορφή ως βάση δεδομένων που έχει δημιουργηθεί και αποθηκεύεται σε πληροφοριακό σύστημα διαχείρισης και το οποίο διανέμεται μέσω δικτυακού ιστότοπου ή/και ψηφιακής πλατφόρμας.
Το λογισμικό (software), το υλικό (hardware), τα δεδομένα και οι βάσεις δεδομένων του πληροφοριακού συστήματος, που έχουν δημιουργηθεί ή πρόκειται να δημιουργηθούν, ανήκουν κατά κυριότητα, νομή και κατοχή στο Υπουργείο Ανάπτυξης και Επενδύσεων, το οποίο διαθέτει τα αποκλειστικά δικαιώματα διανοητικής ιδιοκτησίας και συγγενικών δικαιωμάτων. Με κοινή απόφαση των Υπουργών Ανάπτυξης και Επενδύσεων και Ψηφιακής Διακυβέρνησης το πληροφοριακό σύστημα του Γ.Ε.ΜΗ. εγκαθίσταται στη Γενική Γραμματεία Πληροφοριακών Συστημάτων Δημόσιας Διοίκησης του Υπουργείου Ψηφιακής Διακυβέρνησης και αντίγραφο ασφαλείας αυτού τηρείται στη Μονάδα Οργάνωσης της Διαχείρισης Αναπτυξιακών Προγραμμάτων ΑΕ (ΜΟΔ ΑΕ). Η Υπηρεσία Υποστήριξης και Ανάπτυξης των Πληροφοριακών Συστημάτων Γ.Ε.ΜΗ. και ΥΜΣ ορίζεται ως υπεύθυνη για την ορθή λειτουργία του.
2. Το πληροφοριακό σύστημα της βάσης δεδομένων του Γ.Ε.ΜΗ. απαρτίζεται από: α) το Γενικό Ευρετήριο Επωνυμιών, β) τη Μερίδα και γ) τον Φάκελο, τα οποία τηρούνται ηλεκτρονικά ως μία ή περισσότερες βάσεις δεδομένων και σε υποδομές τεχνολογίας και επικοινωνίας.
α. Στο Γενικό Ευρετήριο Επωνυμιών καταχωρίζονται οι εμπορικές ή οι εταιρικές επωνυμίες των υπόχρεων, καθώς και οι διακριτικοί τίτλοι αυτών.
β. Στη Μερίδα κάθε υπόχρεου καταχωρίζονται κατά χρονική ακολουθία πράξεις, στοιχεία ή δηλώσεις για τα οποία υπάρχει υποχρέωση εμπορικής δημοσιότητας σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία.
γ. Στον Φάκελο, ο οποίος τηρείται μόνο σε ηλεκτρονική μορφή, καταχωρίζονται οι αιτήσεις και τα δικαιολογητικά έγγραφα που αποδεικνύουν τη νομιμοποίηση του αιτούντος και του διαβιβάζοντος την αίτηση, καθώς και τα δικαιολογητικά έγγραφα κάθε καταχώρισης στο Γενικό Ευρετήριο Επωνυμιών και στη Μερίδα. Η πρόσβαση στα έγγραφα του φακέλου γίνεται με ηλεκτρονικά μέσα, μέσω της Μερίδας.
3. Για την πρόσβαση στο πληροφοριακό σύστημα, τόσο οι πιστοποιημένοι χρήστες των Υ.Γ.Ε.ΜΗ. και οι πιστοποιημένοι συμβολαιογράφοι Γ.Ε.ΜΗ., όσο και οι εξωτερικοί χρήστες του Γ.Ε.ΜΗ. (υπόχρεοι ή οποιοσδήποτε τρίτος για λήψη πιστοποιητικών, αποσπασμάτων ή αντιγράφων), υποχρεούνται να χρησιμοποιούν το ζεύγος κωδικού χρήστη και κωδικού πρόσβασης (username και password) που λαμβάνουν κατά την διαδικασία εγγραφής. Η χορήγησή τους γίνεται από την Υπηρεσία Υποστήριξης και Ανάπτυξης των Πληροφοριακών Συστημάτων Γ.Ε.ΜΗ. και ΥΜΣ της ΚΕΕΕ, κατόπιν ταυτοποίησης των χρηστών μέσω του συστήματος ΤΑΧΙS (oath) ή οποιασδήποτε άλλης διαδικτυακής πύλης του Δημοσίου ή των προβλεπόμενων στον Κανονισμό 910/2014 (eiDAS).
4. Με απόφαση του Υπουργού Ανάπτυξης και Επενδύσεων μπορεί να ρυθμίζεται κάθε ειδικότερο θέμα σχετικά με την τήρηση της Μερίδας, του Φακέλου και του Γενικού Ευρετηρίου Επωνυμιών.
