Συλλογή μισθολογικών δεδομένων σε αιτήσεις για εργασία

Στην κυπριακή εποπτική αρχή παραπέμφθηκε καταγγελία σχετικά με τη συλλογή υπερβολικών δεδομένων σε αίτηση για εργασία. Σύμφωνα με την καταγγελία, η οποία υποβλήθηκε στο Τμήμα Εργασιακών Σχέσεων, στην ηλεκτρονική αίτηση εργασίας της καταγγελλόμενης εταιρείας ζητούνταν, μεταξύ άλλων, τα ακόλουθα στοιχεία: αριθμός τέκνων, αριθμός κυκλοφορίας οχήματος, αριθμός κοινωνικών ασφαλίσεων, κατά πόσο οι υποψήφιοι έχουν αιτηθεί δουλειά σε άλλος εργοδότες και αν ναι, σε ποιους. Παράλληλα, οι ερωτήσεις αυτές έχρηζαν υποχρεωτικής απάντησης και αποτελούσαν κριτήρια πρόσληψης ή απόρριψης.

Το Γραφείο της Επιτρόπου Προστασίας Προσωπικών Δεδομένων επικοινώνησε μέσω επιστολών με την καταγγελλόμενη εταιρεία, η οποία διευκρίνισε πως τα στοιχεία που ζητούνταν στις αιτήσεις για εργασία ήταν:

α. διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου,

β. όνομα,

γ. επώνυμο,

δ. αριθμός κινητού τηλεφώνου,

ε. ημερομηνία γέννησης,

στ. θέση για την οποία γίνεται η αίτηση,

ζ. υπηκοότητα,

η. επίσημο έγγραφο ταυτοποίησης και αριθμός του εγγράφου,

θ. αριθμός κοινωνικών ασφαλίσεων,

ι. πλήρης διεύθυνση,

ια. εάν υπάρχει ιδιωτικός τρόπος μεταφοράς από και προς την εργασία,

ιβ. πώς βρέθηκε η αίτηση (από πού και με ποιο τρόπο),

ιγ. εάν ο αιτητής εργοδοτείται τη δεδομένη στιγμή,

ιδ. πότε είναι δυνατή η έναρξη εργασίας,

ιε. μηνιαίες απολαβές,

ιστ. δήλωση αποδοχής φορολογικού καθεστώτος,

ιζ. επίπεδο μόρφωσης, ημερομηνίες εκπαίδευσης και τοποθεσία,

ιη. γνώση γλωσσών,

ιθ. οι τρεις προηγούμενες εργασιακές εμπειρίες με ημερομηνίες, μισθούς, καθήκοντα και ευθύνες, και λόγο αποχώρησης,

κ. αποδοχή όρων επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων και επιβεβαίωση υποβολής αληθινών στοιχείων.

Τα στοιχεία αυτά, με εξαίρεση τον αριθμό κοινωνικών ασφαλίσεων, ήταν υποχρεωτικά. Ως προς τους σκοπούς της συλλογής των ως άνω δεδομένων, η καταγγελλόμενη ισχυρίστηκε πως τα δεδομένα ζητούνταν ούτως ώστε αυτή να μπορέσει να:

α. αξιολογήσει τις δεξιοτεχνίες του υποψηφίου,

β. αξιολογήσει τα ακαδημαϊκά προσόντα του υποψηφίου,

γ. αξιολογήσει την προηγούμενη εργασιακή εμπειρία του υποψηφίου,

δ. αξιολογήσει την καταλληλότητα του υποψηφίου για τη θέση,

ε. γνωρίζει τις προσωπικές μισθολογικές απαιτήσεις του υποψηφίου,

στ. μπορέσει να επικοινωνήσει με τον υποψήφιο για ενδεχόμενη προσωπική συνέντευξη ή πρόσληψη ή ενημέρωση μη επιτυχημένης αίτησης.

ζ. έχει όλα τα απαραίτητα στοιχεία που χρειάζονται σε περίπτωση πρόσληψης του υποψηφίου για υποβολή οποιωνδήποτε αιτημάτων προς τις αρμόδιες υπηρεσίες του κράτους που αφορούν στο συγκεκριμένο άτομο και την εργασία του,

η. έχει όλα τα απαραίτητα στοιχεία που χρειάζονται για τη διαμόρφωση και υπογραφή συμβολαίου εργασίας,

θ. έχει όλα τα απαραίτητα στοιχεία που χρειάζονται σε περίπτωση που αυτά ζητηθούν από αρμόδιες υπηρεσίες του κράτους και αφορούν στο συγκεκριμένο άτομο και την εργασία του.

Η κυπριακή αρχή παρείχε στην καταγγελλόμενη υποδείξεις ως προς την αναγκαιότητα συλλογής των στοιχείων που ζητούνταν, καθώς και ως προς το λεκτικό που περιλαμβανόταν στην αίτηση εργασίας και ζήτησε την αφαίρεση του πεδίου που αφορά τους μισθούς των «τριών προηγούμενων εργασιακών εμπειριών». Το αίτημά της αυτό δεν έγινε αποδεκτό από την καταγγελλόμενη.

Σύμφωνα με την απάντηση της εταιρείας, το εν λόγω δεδομένο είναι απαραίτητο για την εξέταση της αίτησης εργασίας, καθώς «το ποσό αποζημίωσης εργασίας σε προηγούμενες θέσεις εργασίας είναι όσο σημαντικό είναι οι θέσεις, ρόλοι και ευθύνες που επιτελούσε ο αιτητής σε εκείνες τις εργασίες. Χωρίς αυτό, δεν μπορεί να υπάρχει σωστή αξιολόγηση προηγούμενης εργασιακής πείρας. Ένας προηγούμενος εργοδότης εργοδοτούσε ένα τωρινό αιτούμενο για να επιτελεί ένα έργο για ένα μηναίο ποσό, όχι γενικά και αόριστα. Ένας προηγούμενος εργοδότης τιμολογούσε μια συγκεκριμένη εργασία με ένα συγκεκριμένο ποσό, όχι γενικώς και απροσδιόριστα. Όσο πρέπει να μπορεί να γνωρίζει τι έργο επιτελούσε ένας αιτούμενος σε προηγούμενες δουλειές, άλλο τόσο πρέπει να γνωρίζει πως αποζημιωνόταν για το έργο αυτό, από τον εργοδότη που τον εμπιστεύτηκε να το επιτελέσει».

Η καταγγελλόμενη επέμεινε πως το πεδίο δεν πρέπει να αφαιρεθεί. Όπως ανέφερε, δεν μπορεί να αξιολογήσει οιονδήποτε αιτούμενο για εργασία, εάν δεν γνωρίζει εκ των προτέρων την τιμολόγηση της εργασιακής του προϋπηρεσίας, διότι είναι αναπόσπαστο μέρος αυτής, επισημαίνοντας πως δεν προτίθεται να προβεί σε αλλαγές των πρακτικών της «χωρίς τεκμηρίωση ή αιτιολόγηση που να εμπίπτει στις νομικές ή κανονιστικές της υποχρεώσεις προς το κράτος».

Απαντώντας στην πρόταση της κυπριακής αρχής για δυνατότητα συλλογής των επίμαχων δεδομένων, εφόσον αυτό αναφερθεί από τον υποψήφιο με δική του επιλογή και κατά το στάδιο της συνέντευξης, η καταγγελλόμενη ισχυρίστηκε πως αυτό αποδεικνύει ότι η πληροφορία αυτή δεν είναι τελικά υπερβολική για τον επιδιωκόμενο σκοπό αξιολόγησης.

Περαιτέρω, απαντώντας στην παρατήρηση της αρχής πως «δεν σημαίνει κατ’ ανάγκη ότι οι προηγούμενοι μισθοί του αιτητή συνάδουν απόλυτα με την εργασία την οποία εκτελούσε. Ενδεχομένως, οι μισθοί του να ήταν πολύ χαμηλοί ή πολύ υψηλοί σε σχέση με τις εργασίες τις οποίες εκτελούσε. Η ικανότητα του να ανταπεξέλθει στα καθήκοντα της θέσης στην εταιρεία σας, δεν σχετίζεται με τους προηγούμενούς του μισθούς.», η εταιρεία αντέτεινε πως το σκεπτικό αυτό είναι αφενός υποθετικό, αφετέρου δεν σχετίζεται με την προστασία προσωπικών δεδομένων. Επιπρόσθετα και σύμφωνα με τη λογική αυτή, η εταιρεία δεν έπρεπε να ζητά ούτε τα προηγούμενα καθήκοντα ή τις θέσεις εργασίας και το διάστημα που εργάστηκε ο υποψήφιος στον προηγούμενο εργοδότη του, καθώς και αυτά θα μπορούσαν να είναι μεγαλύτερα ή μικρότερα από τις δυνατότητες και ικανότητες του υποψηφίου.

Επιχειρώντας να εξηγήσει «το εξωφρενικό και παντελώς παράλογο της τοποθέτησης» της εποπτικής αρχής, η καταγγελλόμενη χρησιμοποίησε το παράδειγμα των ποδοσφαιριστών. Όπως ανέφερε σχετικά: «το απλούστερο παράδειγμα αυτού είναι σε μια εταιρεία που ασχολείται με αθλητισμό, π.χ. μια ποδοσφαιρική ομάδα. Σε ίδιο ρόλο, σε ίδια θέση, με ίδια καθήκοντα, με ίδια ωράρια, κ.ο.κ. - παραδείγματος χάριν σε ρόλο επιθετικού - υπάρχουν άτομα που, μεταξύ τους, αμείβονται και τιμολογούνται - τόσο εντός της ίδιας ομάδας (μεταξύ επιθετικών ποδοσφαιριστών και συναδέλφων) όσο και μεταξύ ομάδων (επιθετικών σε διαφορετικές ομάδες) - με τεράστια, τερατώδ[η] διαφορά. Τιμολογήσεις για κάτι τέτοιο υπάρχουν από μερικές εκατοντάδες, έως μερικές χιλιάδες ευρώ ανά μήνα, έως εκατοντάδες χιλιάδες ευρώ ανά εβδομάδα. Ακριβώς επειδή υπάρχουν διαφορές μεταξύ ατόμων στην τιμολόγηση της εργασίας τους, παρ’ όλο που επιτελούν ακριβώς τον ίδιο ρόλο, με ίδια καθήκοντα και ευθύνες, με ίδια ωράρια, με ίδια θέση, κ.ο.κ.». Σύμφωνα με την καταγγελλόμενη, με βάση την τοποθέτηση του Γραφείου της Επιτρόπου, «αυτή είναι μια πληροφορία που δε δικαιούται καμία ποδοσφαιρική ομάδα να έχει για ένα υποψήφιο ποδοσφαιριστή της επειδή «η ικανότητα του να ανταπεξέλθει στα καθήκοντα της θέσης [...] δε σχετίζεται με τους προηγούμενούς του μισθούς». Περαιτέρω, αφού ο υποψήφιος ποδοσφαιριστής μπορεί να ζητήσει συγκεκριμένο ποσόν, οι προηγούμενη του αμοιβή αποτελεί «παρεμβατικό δεδομένο, πόσω μάλλον δε αφ’ ης στιγμής υφίσταται το πεδίο σχετικά με τις ζητούμενες μηνιαίες απολαβές»». Η εταιρεία κατέληξε πως «ο  πλέον ασυνείδητος, ο πλέον αδαής, ο πλέον ανεπίγνωστος, αντιλαμβάνεται πως αυτά δεν έχουν καμία μα καμία απολύτως σχέση με την πραγματικότητα. Όπως και το ότι ουδεμία σχέση έχουν τα άνω με προστασία προσωπικών δεδομένων.»

Η απόφαση της κυπριακής αρχής

Εισαγωγικώς, η αρχή παρατήρησε πως ο μισθός ενός προσώπου αποτελεί δεδομένο προσωπικού χαρακτήρα, αφού προσδιορίζει και/ή αποτελεί την οικονομική του ταυτότητα. Απορρίπτοντας τις κατηγορίες της καταγγελλόμενης για κατάχρηση εξουσίας, ως αδόκιμες, και εκφράζοντας την ενόχλησή της για την προσβολή στον θεσμό και το Γραφείο της, η Επίτροπος ανέλυσε την εφαρμογή της αρχής της ελαχιστοποίησης στη συλλογή δεδομένων μέσα από αιτήσεις για εργασία.

Σύμφωνα με την απόφαση, μη υπερβολικά δεδομένα και μη παρεμβατικά μέσα, σε σχέση με τις προηγούμενες εργασιακές εμπειρίες είναι «τα δεδομένα που αφορούν στον εργοδότη, την τοποθεσία, τις ημερομηνίες απασχόλησης, τη θέση, τα καθήκοντα - ευθύνες, καθώς και τον λόγο αποχώρησης. Με τη χρήση και επεξεργασία των δεδομένων αυτών, η υποψήφια εργοδότρια εταιρεία μπορεί να αξιολογήσει και να λάβει πληροφορίες για το εργασιακό ιστορικό - εμπειρία του υποψηφίου, με σκοπό να αντιληφθεί κατά πόσο η εμπειρία αυτή θα βοηθήσει τον αιτητή να ανταποκριθεί και να επιτύχει στα «νέα» του καθήκοντα».

Αντίθετα με τα ως άνω, οι μισθοί των προηγούμενων εργασιακών εμπειριών δεικνύουν την οικονομική κατάσταση ή/και οικονομική ταυτότητα που είχε ή έχει ο υποψήφιος, ως εκ τούτου η συλλογή τους «θα πρέπει να αποφεύγεται και να εκτελείται μόνο όταν είναι αναγκαία». Οι μισθοί αυτοί «δεν ανήκουν στα κυριότερα χαρακτηριστικά (για παράδειγμα εταιρεία, θέση, καθήκοντα - ευθύνες)» ενός υποψηφίου, ως προς την εργασιακή του εμπειρία. Λαμβανομένου μάλιστα υπόψιν πως υπάρχουν άλλα δεδομένα, τα οποία δεν είναι υπερβολικά ή παρεμβατικά, και τα οποία συντελούν στην αξιολόγηση της εργασιακής εμπειρίας, η κυπριακή αρχή κατέληξε πως «οι μισθοί των προηγούμενων εργασιακών εμπειριών αποτελούν υπερβολικό δεδομένο, κατά παράβαση της Αρχής της ελαχιστοποίησης, ήτοι του άρθρου 5(γ) του Κανονισμού».

Παρόλα αυτά, η κυπριακή αρχή άφησε ανοικτό το ενδεχόμενο συλλογής δεδομένων μισθοδοσίας από υποψηφίους εργαζομένους, υπό συγκεκριμένες προϋποθέσεις. Αναγνωρίζοντας πως, πράγματι, υπάρχουν περιπτώσεις όπου «δύο υποψήφιοι με τον ίδιο ρόλο, σε ίδια θέση, με ίδια καθήκοντα, με ίδια ωράρια, ενδεχομένως να έχουν τεράστια διαφορά στη μισθοδοσία, τόσο εντός της ίδιας εταιρείας (στο παράδειγμα, εντός της ίδιας ομάδας), όσο και μεταξύ διαφόρων εταιρειών», η αρχή κατέληξε πως οι προηγούμενοι μισθοί μπορούν να ζητούνται «σε διαδικασίες πρόσληψης για διευθυντικές και/ή ανώτερες θέσεις, όχι από το αρχικό στάδιο της διαδικασίας (δηλαδή όχι για όλους τους αιτητές), αλλά μόνο για αυτούς που έχουν περάσει με επιτυχία το αρχικό στάδιο ή στάδια της διαδικασίας».

Σύμφωνα με την απόφαση, η επεξεργασία των δεδομένων αυτών για τις συγκεκριμένες θέσεις δύναται να θεωρηθεί ως αναγκαία, με την επισήμανση ωστόσο πως σε κάθε περίπτωση η εταιρεία πρέπει να προβαίνει σε στάθμιση της αναγκαιότητας.

Η κυπριακή εποπτική αρχή κατέληξε πως στη συγκεκριμένη περίπτωση υπήρξε παραβίαση του άρθρου 5 παρ.1γ ΓΚΠΔ και έδωσε εντολή στην καταγγελλόμενη όπως «τροποποιήσει και/ή διαμορφώσει το έντυπο αίτησης εργασίας ούτως ώστε να συλλέγει δεδομένα σχετικά με τη μισθοδοσία που είχαν αιτητές σε προηγούμενες εργασίες εμπειρίες, μόνο σε περιπτώσεις πρόσληψης για διευθυντικές και/ή ανώτερες θέσεις, όχι στο αρχικό στάδιο ή στάδια της διαδικασίας πρόσληψης, προβαίνοντας για κάθε τέτοια διαδικασία, σε στάθμιση της αναγκαιότητας της επεξεργασίας των εν λόγω δεδομένων».

Το πλήρες κείμενο της απόφασης είναι διαθέσιμο εδώ.