Ο φορέας είναι υπεύθυνος για τη λειτουργία του Πληροφοριακού Συστήματος. Ειδικότερα:
α. χορηγεί όνομα χρήστη (username) και κωδικό πρόσβασης (password) για την πρόσβαση στο Πληροφοριακό Σύστημα, στοιχεία τα οποία είναι προσωπικά και χορηγούνται μόνο σε εξουσιοδοτούμενους χρήστες. Ο εξουσιοδοτημένος χρήστης οφείλει να τηρεί τη μυστικότητα των παραπάνω στοιχείων και είναι υπεύθυνος για κάθε καταχώριση, μεταβολή και διαγραφή δεδομένων, που διενεργείται με τους κωδικούς που του έχουν χορηγηθεί. Η απόδοση των διαπιστευτηρίων (όνομα χρήστη και κωδικός πρόσβασης) στους χρήστες γίνεται κατ’ εφαρμογή ενός αυστηρού συστήματος πιστοποίησης. Προς το σκοπό αυτόν και πριν το Πληροφοριακό Σύστημα τεθεί σε λειτουργία οι επαγγελματικοί σύλλογοι των χρηστών υποχρεούνται καταρχάς να αποστείλουν σε ηλεκτρονική επεξεργάσιμη μορφή πλήρεις καταστάσεις των μελών τους και στη συνέχεια ανά τρίμηνο να αποστέλλουν αμελλητί και με την ίδια ως άνω μορφή ενημερωτικά έγγραφα, με τα οποία γνωστοποιούνται στο φορέα οι τυχόν μεταβολές στο Μητρώο των μελών τους,
β. έχει την επίβλεψη της ορθής λειτουργίας και συντήρησης του συστήματος,
γ. επιλύει τα προβλήματα που προκύπτουν κατά την λειτουργία του συστήματος (administration),
δ. είναι υπεύθυνο για την δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας (backup),
ε. διαθέτει και υποστηρίζει, εκτός από την κύρια, και εφεδρική υποδομή, η οποία προορίζεται να προσφέρει δυνατότητα ανάκαμψης από μη προβλέψιμα καταστροφικά γεγονότα και να εξασφαλίσει τη συνέχεια λειτουργίας του Πληροφοριακού Συστήματος. Η εφεδρική υποδομή διατηρεί μονίμως αντίγραφα των δεδομένων της κύριας υποδομής.
