Οι δικαιούχοι που έχουν αναθέσει σε οργανισμό συλλογικής διαχείρισης τη διαχείριση του συνόλου των έργων τους οφείλουν να ενημερώνουν εγγράφως για τα έργα που έχουν δημοσιεύσει με οποιονδήποτε τρόπο, καθώς και για οποιοδήποτε νέο έργο που δημοσιεύεται μετά την ανάθεση της διαχείρισης στον οργανισμό. Στο πλαίσιο αυτό ο οργανισμός συλλογικής διαχείρισης υπενθυμίζει ετησίως στους δικαιούχους την υποχρέωση αυτή και ταυτόχρονα τους παρέχει τη δυνατότητα να τον ενημερώνουν με ηλεκτρονικά μέσα.