Τα υπηρεσιακά βιβλία, έντυπα και ηλεκτρονικά αρχεία ορίζονται με ειδικά υποδείγματα της αρμόδιας υπηρεσίας του Υπουργείου Παιδείας και είναι τα ακόλουθα:
Α. Υπηρεσιακά βιβλία για τα νηπιαγωγεία
1. α. Βιβλίο Μητρώου Μαθητών (Β.Μ.) (Υπόδειγμα 1, Παράρτημα Ι). Στο βιβλίο Μητρώου εγγράφονται οι προσερχόμενοι για πρώτη φορά μαθητές. Η εγγραφή γίνεται μία μόνο φορά κατά τη διάρκεια της φοίτησης στο νηπιαγωγείο. Στο βιβλίο καταχωρίζονται στοιχεία που αφορούν τον μαθητή και τους γονείς/κηδεμόνες του: ονοματεπώνυμο, ονοματεπώνυμο πατέρα και μητέρας, τόπος και νομός γέννησης (όταν υπάρχουν), ημερομηνία γέννησης, αριθμός Μητρώου και Δημοτολογίου, ιθαγένεια, επάγγελμα πατέρα και μητέρας, διεύθυνση κατοικίας και στοιχεία επικοινωνίας. Το ισχύον Βιβλίο Μητρώου Μαθητών θα κλείσει με τη λήξη των μαθημάτων του σχολικού έτους 2016-2017 (15 Ιουνίου 2017). Οι εγγραφές για το σχολικό έτος 2017-2018 θα καταχωριστούν σε νέο Βιβλίο Μητρώου Μαθητών, σύμφωνα με το Υπόδειγμα 1 του Παραρτήματος Ι, το οποίο θα κλείσει με τη λήξη των μαθημάτων του σχολικού έτους 2019-2020 (15 Ιουνίου 2020). Από το σχολικό έτος 2019-2020 και εξής το Βιβλίο Μητρώου Μαθητών κλείνει κάθε δεκαετία. Παρεμβάσεις που αφορούν τα υπηρεσιακά βιβλία και την τήρηση αυτών μπορεί να γίνονται με απόφαση του Υπουργού Παιδείας, Έρευνας και Θρησκευμάτων.
β. Στην περίπτωση επανάληψης φοίτησης μαθητής, στο Βιβλίο Μητρώου καταχωρίζονται μόνο τα στοιχεία του έτους φοίτησης στο νηπιαγωγείο (Α΄ ή Β΄ Έτος φοίτησης) και του σχολικού έτους. Όταν μαθητής που φοιτά στο Β΄ Έτος του νηπιαγωγείου διακόψει τη φοίτησή του, επανεγγράφεται στο ίδιο έτος. Στην περίπτωση που δεν επαναλάβει τη φοίτηση του στο νηπιαγωγείο, στο Βιβλίο Μητρώου καταχωρίζεται η διακοπή της φοίτησης καθώς επίσης και τα στοιχεία της αναζήτησης του μαθητή, σύμφωνα με την παρ. 4 του άρθρου 13 του παρόντος προεδρικού διατάγματος. Πέραν των στοιχείων αυτών, στο Βιβλίο Μητρώου μαθητών καταχωρίζονται τα στοιχεία των αποδεικτικών μετεγγραφής και της αποφοίτησης των μαθητών από το νηπιαγωγείο.
2. Ημερολόγιο Σχολικής Ζωής. Η τήρησή του αποτελεί ευθύνη του Διευθυντή ή του Προϊσταμένου του σχολείου. Πρόσβαση ενημέρωσης στο περιεχόμενο του συγκεκριμένου βιβλίου έχει όλο το διδακτικό προσωπικό του σχολείου. Στο Ημερολόγιο Σχολικής Ζωής καταγράφονται με χρονολογική σειρά όλα τα στοιχεία, γεγονότα, συμβάντα που αναφέρονται στη σχολική ζωή και τη λειτουργία του σχολείου όπως εκδηλώσεις, συνεργασία με φορείς, έκτακτη απουσία εκπαιδευτικού, έκτακτη αλλαγή εφημερίας κ.λπ.
3. Κοινό Πρωτόκολλο Αλληλογραφίας.
4. Εμπιστευτικό Πρωτόκολλο Αλληλογραφίας.
5. Βιβλίο Πράξεων Συλλόγου Διδασκόντων.
6. Βιβλίο Πράξεων Διευθυντή ή Προϊστάμενου του σχολείου.
7. Βιβλίο Βιβλιοθήκης.
8. Βιβλίο Εποπτικών Μέσων Διδασκαλίας.
9. Βιβλίο Πράξεων Σχολικού Συμβουλίου.
10. Τα βιβλία Βιβλιοθήκης και Εποπτικών Μέσων Διδασκαλίας από τη δημοσίευση του παρόντος Προεδρικού Διατάγματος.
11. Με απόφαση του Υπουργού Παιδείας Έρευνας και Θρησκευμάτων μπορεί να τηρούνται τα ανωτέρω βιβλία με ψηφιακό τρόπο και να ρυθμίζονται θέματα τήρησης και χρήσης τους.
12. Όλα τα βιβλία σελιδομετρούνται και θεωρούνται από τον Διευθυντή ή τον Προϊστάμενο του σχολείου.
13. Στις 31 Δεκεμβρίου κλείνονται τα Πρωτόκολλα Αλληλογραφίας με πράξη του Διευθυντή ή του Προϊσταμένου του σχολείου. Λόγω των διακοπών των Χριστουγέννων, η πράξη κλεισίματος μπορεί να γίνει με ημερομηνία 8 Ιανουαρίου.
14. Στις 31 Αυγούστου (λήξη σχολικού έτους) κλείνονται με απόφαση του Διευθυντή ή του Προϊσταμένου το Ημερολόγιο Σχολικής Ζωής, το Βιβλίο Πράξεων Συλλόγου Διδασκόντων, το Βιβλίο Πράξεων Σχολικού Συμβουλίου. Λόγω των θερινών διακοπών, η πράξη κλεισίματος των βιβλίων που αναφέρονται στα εδάφιο μπορεί να γίνει με ημερομηνία 1η Σεπτεμβρίου.
15. Δεν κλείνονται το βιβλίο Βιβλιοθήκης και το Βιβλίο Εποπτικών Μέσων Διδασκαλίας, εκτός αν δοθεί σχετική εντολή των προϊστάμενων αρχών.
Β. Υπηρεσιακά έντυπα για τα νηπιαγωγεία
1. Πιστοποιητικό Φοίτησης (Υπόδειγμα 2, Παράρτημα Ι). Το Πιστοποιητικό Φοίτησης εκδίδεται μόνο για τα νήπια που ολοκληρώνουν την υποχρεωτική φοίτηση.
2. Βεβαίωση Φοίτησης (Υπόδειγμα 3, Παράρτημα Ι)
3. Αποδεικτικό Μετεγγραφής (Υπόδειγμα 4, Παράρτημα Ι).
4. Κάρτα Μετακινούμενου μαθητή (Υπόδειγμα 5, Παράρτημα Ι).
5. Αίτηση-Υπεύθυνη δήλωση γονέων/κηδεμόνων για εγγραφή στο νηπιαγωγείο (Υπόδειγμα 6, Παράρτημα Ι).
Γ. Υπηρεσιακά βιβλία για τα δημοτικά σχολεία
1. α. Βιβλίο Μητρώου και Προόδου μαθητών (Β.Μ.Π) (Υπόδειγμα 1, Παράρτημα ΙΙ). Στο βιβλίο Μητρώου και Προόδου εγγράφονται οι προσερχόμενοι για πρώτη φορά μαθητές. Η εγγραφή γίνεται μία μόνο φορά κατά τη διάρκεια της φοίτησης στο σχολείο. Στο βιβλίο καταχωρίζονται στοιχεία που αφορούν τον μαθητή και τους γονείς/κηδεμόνες του: ονοματεπώνυμο, ονοματεπώνυμο πατέρα και μητέρας, τόπος και νoμός γέννησης (όταν υπάρχουν), ημερομηνία γέννησης, αριθμός Μητρώου και Δημοτολογίου, ιθαγένεια, επάγγελμα πατέρα και μητέρας, διεύθυνση κατοικίας και στοιχεία επικοινωνίας.
β. Στην περίπτωση επανεγγραφής επαναλαμβάνονται μόνο τα στοιχεία της τάξης, του νέου τίτλου εγγραφής και του σχολικού έτους.
γ. Όταν μαθητής δημοτικού διακόπτει τη φοίτησή του για ένα σχολικό έτος επανεγγράφεται στην τάξη στην οποία φοιτούσε πριν τη διακοπή της φοίτησης. Στην περίπτωση που η φοίτηση διακοπεί για δύο συνεχή σχoλικά έτη, στο βιβλίο Μητρώου και Προόδου καταχωρίζεται η διακοπή της φοίτησης καθώς επίσης και τα στοιχεία της αναζήτησης του μαθητή, σύμφωνα με την παρ. 4 του άρθρου 13 του παρόντος Προεδρικού Διατάγματος.
δ. Πέραν των στοιχείων αυτών, στο Βιβλίο Μητρώου και Προόδου καταχωρούνται στοιχεία που αφορούν την πρόοδο των μαθητών του δημοτικού σχολείου, όπως αυτά ρυθμίζονται από το παρόν θεσμικό πλαίσιο. Το ισχύον βιβλίο Μητρώου και Προόδου των μαθητών θα κλείσει με τη λήξη των μαθημάτων του διδακτικού έτους 2019 - 2020 (15 Ιουνίου του έτους 2020). Αυτό επαναλαμβάνεται κάθε δεκαετία. Παρεμβάσεις που αφορούν τα υπηρεσιακά βιβλία και την τήρηση αυτών μπορεί να γίνονται με απόφαση του Υπουργού Παιδείας, Έρευνας και Θρησκευμάτων.
2. Βιβλίο Πιστοποιητικών Σπουδής (Β.Π.Σ.) (Υπόδειγμα 2, Παράρτημα ΙΙ). Στο βιβλίο αυτό καταχωρούνται τα στοιχεία των Τίτλων Σπουδών των μαθητών της ΣΤ΄ τάξης και των αποδεικτικών μετεγγραφής και ειδικότερα, ο αύξων αριθμός Βιβλίου Πιστοποιητικών Σπουδής, ο αριθμός Βιβλίου Μητρώου, το ονοματεπώνυμο μαθητή, το όνομα πατέρα/μητέρας, η τάξη, το είδος Τίτλου και η ημερομηνία.
3. Ημερολόγιο Σχολικής Ζωής. Οι εγγραφές στο Ημερολόγιο Σχολικής Ζωής αποτελούν ευθύνη του Διευθυντή ή του Προϊσταμένου του σχολείου. Πρόσβαση ενημέρωσης στο περιεχόμενο του συγκεκριμένου βιβλί- ου έχει όλο το διδακτικό προσωπικό του σχολείου. Στο Ημερολόγιο Σχολικής Ζωής καταχωρούνται στοιχεία της καθημερινής ζωής της σχολικής μονάδας και καταγράφονται με χρονολογική σειρά όλα τα στοιχεία, γεγονότα, συμβάντα που αναφέρονται στη σχολική ζωή και τη λειτουργία του σχολείου όπως εκδηλώσεις, συνεργασία με φορείς, έκτακτη απουσία εκπαιδευτικού, έκτακτη αλλαγή εφημερίας κ.λπ.
4. Κοινό Πρωτόκολλο αλληλογραφίας.
5. Εμπιστευτικό Πρωτόκολλο Αλληλογραφίας.
6. Βιβλίο Πράξεων Συλλόγου Διδασκόντων.
7. Βιβλίο Πράξεων Διευθυντή ή Προϊστάμενου του σχολείου.
8. Βιβλίο Βιβλιοθήκης.
9. Βιβλίο Εποπτικών Μέσων Διδασκαλίας.
10. Βιβλίο Πράξεων Σχολικού Συμβουλίου.
11. Τα βιβλία Βιβλιοθήκης και Εποπτικών Μέσων Διδασκαλίας.
12. Με απόφαση του Υπουργού Παιδείας Έρευνας και Θρησκευμάτων μπορεί να τηρούνται τα ανωτέρω βιβλία με ψηφιακό τρόπο και να ρυθμίζονται θέματα τήρησης και χρήσης τους.
13. Όλα τα βιβλία σελιδομετρούνται και θεωρούνται από τον Διευθυντή ή τον Προϊστάμενο του σχολείου.
14. Στις 31 Δεκεμβρίου κλείνονται τα Πρωτόκολλα Αλληλογραφίας με πράξη του Διευθυντή ή του Προϊσταμένου του σχολείου. Λόγω των διακοπών των Χριστουγέννων, η πράξη κλεισίματος μπορεί να γίνει με ημερομηνία 8 Ιανουαρίου.
15. Στις 31 Αυγούστου (λήξη σχολικού έτους) κλείνονται με απόφαση του Διευθυντή ή του Προϊσταμένου, το Βιβλίο Πιστοποιητικών Σπουδής, το Ημερολόγιο Σχολι- κής Ζωής, το Βιβλίο Πράξεων Συλλόγου Διδασκόντων, το Βιβλίο Πράξεων Σχολικού Συμβουλίου. Λόγω των θερινών διακοπών, η πράξη κλεισίματος των βιβλίων που αναφέρονται στα εδάφιο μπορεί να γίνει με ημερομηνία 1η Σεπτεμβρίου.
16. Δεν κλείνονται το βιβλίο Βιβλιοθήκης και το Βιβλίο Εποπτικών Μέσων Διδασκαλίας, εκτός αν δοθεί σχετική εντολή των προϊστάμενων αρχών.
Δ. Υπηρεσιακά έντυπα για τα δημοτικά σχολεία
1. Πιστοποιητικό Σπουδών (Υπόδειγμα 3, Παράρτημα ΙΙ).
2. Αποδεικτικό Μετεγγραφής (Υπόδειγμα 4, Παράρτημα ΙΙ).
3. Τίτλος Προόδου (Υπόδειγμα 5, Παράρτημα ΙΙ).
4. Τίτλος Σπουδών (Υπόδειγμα 6, για ΣΤ τάξη, Παράρτημα ΙΙ).
5. Βεβαίωση φοίτησης (Υπόδειγμα 7, Παράρτημα ΙΙ).
6. Βεβαίωση φοίτησης αλλοδαπού σε ελληνικό σχολείο για την απόκτηση ελληνικής ιθαγένειας (Υπόδειγμα 8, Παράρτημα ΙΙ).
7. Κάρτα Μετακινούμενου μαθητή (Υπόδειγμα 9, Παράρτημα ΙΙ).
8. Έντυπα που αφορούν την πρόοδο του μαθητή, όπως αυτά καθορίζονται από το Υπουργείο Παιδείας, Έρευνας και Θρησκευμάτων.
9. Αίτηση-Υπεύθυνη δήλωση γονέων/κηδεμόνων για εγγραφή στην Α΄ Τάξη Δημοτικού (Υπόδειγμα 10, Παράρτημα ΙΙ).
Ε. Ηλεκτρονικά Αρχεία
1. Τα ηλεκτρονικά αρχεία τα οποία τηρούνται σε πληροφοριακό σύστημα του ΥΠΠΕΘ είναι τα παρακάτω:
α) στοιχεία που αφορούν τον μαθητή και τους γονείς/ κηδεμόνες: ονοματεπώνυμο, ονοματεπώνυμο πατέρα και μητέρας, τόπος - νoμός - ημερομηνία γέννησης, αριθμός μητρώου (για αγόρια) ή Δημοτολογίου (για κορίτσια) ιθαγένεια, διεύθυνση κατοικίας και στοιχεία επικοινωνίας καθώς και προαιρετικά το επάγγελμα πατέρα και μητέρας,
β) στοιχεία εγγραφής, τα οποία επαναλαμβάνονται κατά την επανεγγραφή του μαθητή (τάξη, στοιχεία τίτλου εγγραφής, σχολικό έτος),
γ) στοιχεία που αφορούν την πρόοδο των μαθητών για τα δημοτικά σχολεία,
δ) στοιχεία μετεγγραφής των μαθητών.
2. Με απόφαση του Υπουργού Παιδείας, Έρευνας και Θρησκευμάτων ρυθμίζονται τα θέματα που αφορούν τον τρόπο πρόσβασης στο πληροφοριακό σύστημα, τον τρόπο λειτουργίας αυτού, καθώς και κάθε άλλη αναγκαία λεπτομέρεια για την εφαρμογή των διατάξεων του παρόντος άρθρου.
