1. Ο συντάκτης του ηλεκτρονικού εγγράφου δρομολογεί το σχέδιο του εγγράφου καθώς και το αντίγραφό του (με τον αριθμό και την ημερομηνία πρωτοκόλλου και με τον ΑΔΑ, εφόσον απαιτείται) προς το Τμήμα της Γραμματείας με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Πριν από την αποστολή του μηνύματος έχει ενεργοποιηθεί η Αίτηση Αποδεικτικού Ανάγνωσης ή/και η Αίτηση Αποδεικτικού Παράδοσης.
2. Ο υπάλληλος του Τμήματος Γραμματείας:
α) Παραλαμβάνει το σχέδιο και το αντίγραφο του εγγράφου. Ελέγχει ότι το σχέδιο έχει την υπογραφή εκείνου που έχει την αρμοδιότητα για την τελική υπογραφή του και την ορθότητα του αντιγράφου του σχεδίου, δηλαδή ότι το περιεχόμενό του ταυτίζεται με αυτό του πρωτοτύπου.
β) Προσθέτει πλαίσιο κειμένου με τη λέξη «Ακριβές Αντίγραφο» στο αντίγραφο του εγγράφου και το ονοματεπώνυμό του και τα στοιχεία του Τμήματος Γραμματείας του Εθνικού Τυπογραφείου.
γ) Μετατρέπει το έγγραφο σε μορφή συμβατή με το πρότυπο ISO 32000−1:2008 (PDF).
3. Ο Προϊστάμενος του Τμήματος Γραμματείας:
α) Υπογράφει ψηφιακά το ηλεκτρονικό έγγραφο με χρήση χρονοσήμανσης.
β) Αρχειοθετεί το σχέδιο και το ακριβές αντίγραφο στην εφαρμογή διαχείρισης εγγράφων (Σύστημα Αυτοματοποίησης Δημιουργίας ΦΕΚ/ΓΕΝΙΚΟ ΠΡΩΤΟΚΟΛΛΟ).
γ) Αποστέλλει το έγγραφο στους παραλήπτες σε ηλεκτρονική ή έντυπη μορφή και σημειώνει τις σχετικές πληροφορίες στο «ΒΙΒΛΙΟ ΔΙΕΚΠΕΡΑΙΩΣΗΣ». Κοινοποιεί το έγγραφο στο συντάκτη του με χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
