1. Οι Γραμματείς της Αρχής Προσφυγών έχουν ως κύριο αντικείμενο εργασίας την παροχή διοικητικής υποστήριξης στις Ανεξάρτητες Επιτροπές Προσφυγών.
2. Ο Διευθυντής της Αρχής ορίζει με απόφασή του ένα (1) Γραμματέα για κάθε Ανεξάρτητη Επιτροπή Προσφυγών.
3. Ο Διευθυντής της Αρχής ορίζει με απόφασή του ένα (1) Γραμματέα ως υπεύθυνο για το συντονισμό της εργασίας των Γραμματέων, οι οποίοι ασχολούνται με την διαχείριση του Αρχείου της Αρχής Προσφυγών. Τηρουμένων πάντοτε των εκάστοτε γενικών ή ειδικών οδηγιών του Διευθυντή, ο αρμόδιος Γραμματέας φροντίζει δεόντως για: (α) την αποτελεσματική αρχειοθέτηση και ανάκτηση των φακέλων μέσω μιας ορθολογικής εσωτερικής οργάνωσης του αρχείου, (β) τη ρύθμιση της πρόσβασης στο αρχείο, (γ) την ασφαλή φύλαξη των φακέλων, οι οποίοι σε κάθε περίπτωση παραμένουν στην Υπηρεσία, (δ) την καταχώριση της εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας, (ε) την προετοιμασία υλικοτεχνικής υποδομής για την προφορική διαδικασία, (στ) τη σύνταξη των πρακτικών των συνεδριάσεων των Επιτροπών Προσφυγών (ζ) την έγκαιρη δημιουργία των προσωπικών φακέλων των προσφευγόντων, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 4 του παρόντος Κανονισμού.
4. Για κάθε προσφεύγοντα θα δημιουργείται προσωπικός φάκελος στο εξωτερικό του οποίου θα καταγράφεται το όνομα του προσφεύγοντος, η χώρα καταγωγής του, ο αριθμός του φακέλου με τα διακριτικά στοιχεία ΑΠ (Αρχή Προσφυγών). Στο φάκελο θα πρέπει να καταχωρούνται, κατά χρονολογική σειρά, όλα τα έγγραφα που αφορούν στην προσφυγή. Εν συνεχεία, ο φάκελος διαβιβάζεται στον Πρόεδρο της Επιτροπής.
5. Η καταχώριση των εγγράφων καταγράφεται σε συγκεκριμένο έντυπο που θα βρίσκεται εντός του φακέλου. Στον προσωπικό φάκελο του προσφεύγοντος καταχωρούνται τουλάχιστον τα ακόλουθα: (α) η απόφαση της Υπηρεσίας Ασύλου, (β) αντίγραφο του αποδεικτικού επίδοσης της απόφασης της Υπηρεσίας Ασύλου, (γ) η προσφυγή και αντίγραφο του αποδεικτικού κατάθεσης της προσφυγής, (δ) τα συμπληρωματικά στοιχεία συμπεριλαμβανομένων και των εγγράφων υποστήριξης της προσφυγής που κατατίθενται στη Γραμματεία της Αρχής Προσφυγών σύμφωνα με το άρθρο 62 του Ν. 4375/2016 καθώς και το αποδεικτικό κατάθεσης αυτών των εγγράφων. Συμπληρωματικά έγγραφα και στοιχεία που κατατίθενται μετά την παρέλευση των προθεσμιών που ορίζει το ως άνω άρθρο παραλαμβάνονται με αίτηση του προσφεύγοντος και καταχωρούνται ως τη συζήτηση, (ε) αντίγραφο του δελτίου αιτούντος διεθνή προστασία, (στ) σε περίπτωση προφορικής ακρόασης του προσφεύγοντος, το πρακτικό ακρόασης ή το σχετικό ηχητικό αρχείο, (ζ) η απόφαση της Επιτροπής Προσφυγών, (η) αντίγραφο του αποδεικτικού επίδοσης της δευτεροβάθμιας απόφασης στον προσφεύγοντα και (θ) οποιαδήποτε άλλη σχετική με την προσφυγή αλληλογραφία. Στο έντυπο καταχώρισης εγγράφων σημειώνονται επίσης: Η ημερομηνία παραλαβής του φυσικού φακέλου του α' βαθμού από την Αρχή Προσφυγών. Η ημερομηνία παράδοσης του φακέλου της Αρχής Προσφυγών από τον Γραμματέα στον αρμόδιο Πρόεδρο της Επιτροπής. Η ημερομηνία παράδοσης της απόφασης από την Επιτροπή Προσφυγών στον Γραμματέα της Επιτροπής.
6. Οι Γραμματείς έχουν την ευθύνη της πρόσκλησης των προσφευγόντων, σε περίπτωση ακρόασής τους από τις Επιτροπές ή της ενημέρωσης αυτών για νέα ημερομηνία συζήτησης της προσφυγής καθώς και της διαβίβασης με κάθε πρόσφορο μέσο των εκδοθεισών αποφάσεων καθώς και της επιστροφής του διοικητικού φακέλου στην Υπηρεσία Ασύλου, ήτοι στο αρμόδιο Περιφερειακό Γραφείο σε περίπτωση έκδοσης θετικής απόφασης και στην κεντρική Υπηρεσία Ασύλου σε περίπτωση έκδοσης απορριπτικής απόφασης ώστε να επιδοθούν στους προσφεύγοντες σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 40 του Ν. 4375/2016 και παράλληλα την κοινοποίησή τους στον Υπουργό Εσωτερικών και Διοικητικής Ανασυγκρότησης, στην Διεύθυνση Αλλοδαπών στο Αρχηγείο της Ελληνικής Αστυνομίας καθώς επίσης και στο Γραφείο της Ύπατης Αρμοστείας του ΟΗΕ για τους Πρόσφυγες στην Ελλάδα κατά το άρθρο 40 του Ν. 4375/2016.
