1. Το έκθεμα υπογράφεται από το Διευθυντή της Αρχής Προσφυγών και καταρτίζεται από τη Γραμματεία βάσει των καταχωρήσεων των προσφυγών στην ηλεκτρονική εφαρμογή Ασύλου. Ο Πρόεδρος της Επιτροπής, μόλις παραλάβει το έκθεμα, το γνωστοποιεί στα υπόλοιπα μέλη της εγγράφως ή με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, γνωστοποίηση που επέχει θέση πρόσκλησης, προκειμένου να παραστούν στις συνεδριάσεις και διαμοιράζει τις υποθέσεις μεταξύ του ιδίου και των μελών της Επιτροπής.
2. Οι Πρόεδροι των Επιτροπών μεριμνούν για την τήρηση των χρονοδιαγραμμάτων αναφορικά με την έκδοση αποφάσεων επί των προσφυγών που τίθενται από το Ν. 4375/2016, όπως ισχύει. Σε κάθε περίπτωση, οι Επιτροπές εκδικάζουν αυθημερόν το σύνολο των υποθέσεων που περιλαμβάνονται στο έκθεμα. Σε κάθε Επιτροπή προσδιορίζονται προς συζήτηση έως εκατό (100) υποθέσεις κάθε μήνα, και ο κάθε πρόεδρος και Μέλος χρεώνεται το ένα τρίτο (1/3) των υποθέσεων που συζητούνται στην Επιτροπή στην οποία συμμετέχει.
3. Οι Γραμματείς υποχρεούνται να ενημερώνουν σε μηνιαία βάση το αρμόδιο τμήμα ή τους υπαλλήλους που θα υποδείξει ο Διευθυντής της Αρχής Προσφυγών για την πρόοδο των εργασιών των Επιτροπών τους. Για τον σκοπό αυτό χρησιμοποιούνται τυποποιημένοι πίνακες στοιχείων, όπως προβλέπονται στο άρθρο 4 παρ. 3 του Ν. 4375/2016.
