1. Ο ασφαλιστικός διαμεσολαβητής και η ασφαλιστική επιχείρηση τηρούν αρχείο όπου φυλάσσονται ένα ή περισσότερα έγγραφα, που αποτυπώνουν όσα έχουν συμφωνηθεί μεταξύ του πελάτη και του ασφαλιστικού διαμεσολαβητή ή της ασφαλιστικής επιχείρησης για τα εκατέρωθεν δικαιώματα και τις υποχρεώσεις, καθώς και τους άλλους όρους με τους οποίους ο ασφαλιστικός διαμεσολαβητής ή η ασφαλιστική επιχείρηση παρέχει υπηρεσίες διανομής στον πελάτη. Τα δικαιώματα και οι υποχρεώσεις των μερών μπορούν να ορίζονται με αναφορά σε άλλα έγγραφα ή νομικά κείμενα.
2. Λαμβάνοντας υπόψη τις ιδιαιτερότητες της κατηγορίας για την οποία διατηρεί εγγραφή στο ειδικό μητρώο, αλλά και το εύρος και την πολυπλοκότητα των συμβάσεων για τις οποίες διαμεσολαβεί, ο ασφαλιστικός διαμεσολαβητής διαθέτει κατάλληλη για τον όγκο και τη μορφή των δραστηριοτήτων του λογιστική και μηχανογραφική οργάνωση.
3. Ο ασφαλιστικός διαμεσολαβητής φυλάσσει, διαθέτει και χρησιμοποιεί για το σκοπό για τον οποίο προορίζονται όλα τα ενημερωτικά προς τον πελάτη έντυπα που του διαθέτουν, στο πλαίσιο της κείμενης ασφαλιστικής νομοθεσίας, οι ασφαλιστικές επιχειρήσεις με τις οποίες συνεργάζεται.
