GDPR και Αυτοδιοικητικές Εκλογές

O Γενικός Κανονισμός Προστασίας Δεδομένων (GDPR, Κανονισμός 2016/679), έχοντας από τις 25/5/2018, καθολική ισχύ στην Ευρωπαϊκή Ένωση, άπτεται πολλών δραστηριοτήτων ιδιωτικών και δημόσιων φορέων που επεξεργάζονται προσωπικά δεδομένα για την επιδίωξη των σκοπών τους.

Οι υποψήφιοι Δήμαρχοι και Περιφερειάρχες καθώς και οι υποψήφιοι Δημοτικοί και Περιφερειακοί Σύμβουλοι, για όλα και κάθε είδους προσωπικά δεδομένα που λαμβάνουν, διατηρούν, διαχειρίζονται, και εν γένει επεξεργάζονται κατά την οργάνωση του πολιτικού τους γραφείου και κατά την προεκλογική περίοδο, είναι και υπεύθυνοι επεξεργασίας δεδομένων και θα πρέπει να προβούν σε κατάλληλες ενέργειες (τεχνικές, διοικητικές, νομικές) που να αποδεικνύουν ότι έχουν λάβει τα κατάλληλα μέτρα προστασίας, ασφάλειας και διαχείρισης για τα προσωπικά δεδομένα που διαχειρίζονται.

Σύμφωνα με, και ερμηνεύοντας, το νέο Κανονισμό 2016/679 της ΕΕ, κάθε υποψήφιος θα πρέπει να προβεί σε τρεις βασικές διαδικασίες ώστε να κινηθεί όσο το δυνατόν πιο κοντά στις απαιτήσεις του Κανονισμού:

α) να καταγράψει τι είδους δεδομένα χρειάζεται ή διαθέτει και με ποια δικαιολογητική βάση και για ποιο σκοπό

β) να ενημερώνει κάθε φυσικό ή νομικό πρόσωπο του οποίου τα στοιχεία συλλέγει ή διαθέτει, σχετικά με το σκοπό συλλογής και επεξεργασίας, καθώς και για την διαδικασία ασφάλειας και τήρησης, και για το χρονικό διάστημα αυτής

γ) να τηρεί αρχείο των δραστηριοτήτων επεξεργασίας και να προβαίνει σε ασφαλή τήρηση των δεδομένων μέσω τεχνικών διαδικασιών και ενδεχομένως και στην ασφάλιση των δεδομένων που διατηρεί

Ειδικότερα στη λειτουργία των αρχείων επαφών μπορούμε να πούμε ότι είναι απαραίτητες συνοπτικά οι κάτωθι πέντε ενέργειες:

1) Ένα βασικό κείμενο συμμόρφωσης στο οποίο θα ενημερώνει και θα αναλύεται η διαδικασία συμμόρφωσης και προστασίας των προσωπικών δεδομένων για τις ανάγκες λειτουργίας του πολιτικού γραφείου

2) Ανάρτηση του κειμένου συμμόρφωσης σε τυχόν site που διαθέτει ο υποψήφιος, και συνοπτική αναφορά του κειμένου αυτού στο τέλος των email που θα στέλνει, καθώς και αναφορά στα μηνύματα

3) Ένα βασικό κείμενο που θα σταλεί σε υφιστάμενες επαφές που τηρεί στο προσωπικό του αρχείο ο κάθε υποψήφιος και είχε μέχρι και σήμερα για καθαρά προσωπική χρήση (είτε μέσω email είτε σε τηλεφωνικές επαφές), όπου θα αναφέρεται συνοπτικά η ανωτέρω διαδικασία συμμόρφωσης και θα ενημερώνονται ότι διατηρούνται τα στοιχεία τους και θα χρησιμοποιηθούν για τη λειτουργία του πολιτικού γραφείου (για χρήση ενημέρωσης των δράσεων κλπ), και ότι έχουν τα δικαιώματα σύμφωνα με τον Κανονισμό, για τη διατήρηση, διαγραφή, ή διόρθωση των στοιχείων.

*Τεκμαίρεται ότι οι υφιστάμενοι τηλεφωνικοί αριθμοί και διευθύνσεις email, που διαθέτει ο κάθε πολίτης για την προσωπική του επικοινωνία, τις έχει ήδη λάβει με τη συγκατάθεση του κάθε προσώπου.

4) Σύνταξη συνοπτικού κειμένου ενημέρωσης με βάση τα ανωτέρω και αίτημα συναίνεσης για τη λήψη των δεδομένων, προς κάθε νέα προσθήκη επαφής στις λίστες είτε εγγράφως είτε ηλεκτρονικά.

5) Ασφαλής τήρηση του αρχείου (ηλεκτρονικού και έντυπου) με τις καταλληλότερες τεχνικές ιδίως όσων αποθηκεύονται σε ηλεκτρονική μορφή, δυνατότητα ασφάλισης των δεδομένων.

Περαιτέρω η συμμόρφωση με τις διατάξεις του Κανονισμού είναι υποχρεωτική και για αυτό οφείλουν οι υποψήφιοι των Δημοτικών Εκλογών, ως φορείς που συλλέγουν και επεξεργάζονται προσωπικά δεδομένα, να κινηθούν με βάση το ισχύον νομικό πλαίσιο, είτε κατά την άμεση είτε κατά την έμμεση μέσω τρίτων (εταιρίες διαχείρισης και αποστολής μηνυμάτων και email) επικοινωνία με τους πολίτες.

Η εφαρμογή των παραπάνω διαδικασιών και οι ειδικότερες ενέργειες κατά την λειτουργία του πολιτικού γραφείου των υποψηφίων και κατά την προεκλογική περίοδο, θα πρέπει να πραγματοποιούνται με εξατομικευμένη προσέγγιση σύμφωνα με τις δραστηριότητες κάθε υποψηφίου στο πλαίσιο της γενικότερης νομικής υποστήριξης του συνδυασμού.

Σταύρος Τασιόπουλος

Δικηγόρος, Υπ. Διδάκτωρ Νομικής, μέλος Επιστημονικού Συμβουλίου Ινστιτούτου Τοπικής Αυτοδιοίκησης - ΚΕΔΕ