Απόφαση του Ευρωπαίου Επόπτη Προστασίας Δεδομένων για τους περιορισμούς ορισμένων δικαιωμάτων των υποκειμένων των δεδομένων

Δημοσιεύθηκε στην Επίσημη Εφημερίδα της Ευρωπαϊκής Ένωσης η απόφαση του Ευρωπαίου Επόπτη Προστασίας Δεδομένων σχετικά με τους εσωτερικούς κανόνες που αφορούν τους περιορισμούς ορισμένων δικαιωμάτων των υποκειμένων των δεδομένων που άπτονται της επεξεργασίας των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στο πλαίσιο των εκτελούμενων δραστηριοτήτων από τον Ευρωπαίο Επόπτη Προστασίας Δεδομένων.

Σύμφωνα με τις αιτιολογικές σκέψεις της απόφασης:

(1) O ΕΕΠΔ μπορεί, στο πλαίσιο άσκησης των αρμοδιοτήτων του, να διεξάγει διοικητικές έρευνες, προκαταρκτικές πειθαρχικές διαδικασίες, πειθαρχικές διαδικασίες και διαδικασίες αναστολής δυνάμει του άρθρου 86 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης των υπαλλήλων της Ευρωπαϊκής Ένωσης και σύμφωνα με το παράρτημα IX του εν λόγω κανονισμού, την απόφαση του ΕΕΠΔ της 23ης Απριλίου 2015 σχετικά με τη θέσπιση εκτελεστικών διατάξεων για τη διεξαγωγή των διοικητικών ερευνών και των πειθαρχικών διαδικασιών, καθώς και την υπογραφείσα στις 29/1/2016 συμφωνία σε υπηρεσιακό επίπεδο σχετικά με τη συνεργασία μεταξύ της Γενικής Διεύθυνσης ανθρώπινων πόρων (DG HR) της Ευρωπαϊκής Επιτροπής και του ΕΕΠΔ· μπορεί συναφώς να κοινοποιεί τις εν λόγω υποθέσεις στην Υπηρεσία Ερευνών και Πειθαρχικών Κυρώσεων της Επιτροπής («IDOC») ή στην Ευρωπαϊκή Υπηρεσία Καταπολέμησης της Απάτης (OLAF), οπότε απαιτείται να προβεί σε επεξεργασία πληροφοριών που περιλαμβάνουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα.

(2) Τα μέλη του προσωπικού του ΕΕΠΔ υπέχουν την υποχρέωση να αναφέρουν πιθανές παράνομες δραστηριότητες, συμπεριλαμβανομένης απάτης ή δωροδοκίας, επιζήμιες για τα συμφέροντα της Ένωσης ή την άσκηση επαγγελματικών δραστηριοτήτων που μπορούν να συνιστούν σοβαρή παράλειψη συμμόρφωσης προς τις υποχρεώσεις των υπαλλήλων της Ένωσης. Η εκπλήρωση της υποχρέωσης αυτής ρυθμίζεται με την απόφαση του ΕΕΠΔ της 14ης Ιουνίου 2016 σχετικά με τους εσωτερικούς κανόνες που διέπουν την καταγγελία παράνομων δραστηριοτήτων.

(3) Όπως προκύπτει από την απόφασή του της 10ης Δεκεμβρίου 2014 για τη θέσπιση εκτελεστικών μέτρων σχετικά με τα άρθρα 12α και 24 του κανονισμού υπηρεσιακής κατάστασης, τα οποία διαλαμβάνουν σχετικά με τη διαδικασία καταπολέμησης της παρενόχλησης, ο ΕΕΠΔ έχει καθιερώσει πολιτική για την πρόληψη και την αποτελεσματική και λυσιτελή αντιμετώπιση πραγματικών ή δυνητικών περιπτώσεων ψυχολογικής ή σεξουαλικής παρενόχλησης στον χώρο εργασίας. Η απόφαση θεσπίζει μια άτυπη διαδικασία επικοινωνίας του προσώπου που φέρεται ότι υπήρξε θύμα παρενόχλησης με έμπιστους συμβούλους του ΕΕΠΔ.

(4) Σύμφωνα με το άρθρο 57 παράγραφος 1 στοιχείο ε) του Κανονισμού, ο ΕΕΠΔ χειρίζεται καταγγελίες σχετικά με δραστηριότητες επεξεργασίας οι οποίες εκτελούνται από τα θεσμικά και τα λοιπά όργανα και τους οργανισμούς της Ένωσης. Στο πλαίσιο αυτό, ο ΕΕΠΔ μπορεί να διενεργεί έρευνες που άπτονται της ουσίας της εκάστοτε καταγγελίας.

(5) Σύμφωνα με το άρθρο 57 παράγραφος 1 στοιχείο στ) του Κανονισμού, ο ΕΕΠΔ διενεργεί έρευνες σχετικά με την εφαρμογή του Κανονισμού, προκειμένου να επαληθεύει τη συμμόρφωση των θεσμικών και των λοιπών οργάνων και των οργανισμών της Ένωσης.

(6) Βάσει της απόφασής του της 18ης Φεβρουαρίου 2014 σχετικά με την τροποποίηση των οικείων κανόνων ασφάλειας που αφορούν τις διαβαθμισμένες πληροφορίες ΕΕ (ΔΠΕΕ), ο ΕΕΠΔ μπορεί να διενεργεί έρευνες σχετικά με πιθανές παραβάσεις ΔΠΕΕ.

(7) Ο ΕΕΠΔ μπορεί να διενεργεί ελέγχους σχετικά με τις δραστηριότητές του. Επί του παρόντος, οι έλεγχοι αυτοί διενεργούνται από την Υπηρεσία Εσωτερικού Λογιστικού Ελέγχου της Ευρωπαϊκής Επιτροπής (στο εξής: IAS) βάσει της υπογραφείσας την 1η Ιουνίου 2012 συμφωνίας σε υπηρεσιακό επίπεδο, όπως ισχύει μετά την ανανέωσή της. Τέτοιους ελέγχους μπορεί επίσης να διενεργεί στο πλαίσιο άσκησης των αρμοδιοτήτων του ο συντονιστής εσωτερικού ελέγχου.

(8) Στο πλαίσιο των αρμοδιοτήτων του που περιγράφονται στις αιτιολογικές σκέψεις 1 έως 7, ο ΕΕΠΔ μπορεί να παρέχει και να λαμβάνει συνδρομή και να συνεργάζεται με τα άλλα θεσμικά και τα λοιπά όργανα και τους οργανισμούς της Ένωσης με βάση τις συναφείς συμφωνίες σε υπηρεσιακό επίπεδο, τα μνημόνια και τις συμφωνίες συνεργασίας.

(9) Σύμφωνα με το άρθρο 51 του Κανονισμού, ο ΕΕΠΔ μπορεί να παρέχει και να λαμβάνει συνδρομή και να συνεργάζεται με εθνικές αρχές τρίτων χωρών και διεθνείς οργανισμούς κατόπιν αιτήματός τους ή ιδία πρωτοβουλία.

(10) Ο ΕΕΠΔ μπορεί να παρέχει και να λαμβάνει συνδρομή και να συνεργάζεται με τις δημόσιες αρχές των κρατών μελών της ΕΕ κατόπιν αιτήματός τους ή ιδία πρωτοβουλία.

(11) Βάσει του άρθρου 58 παράγραφος 4 του Κανονισμού, ο ΕΕΠΔ μπορεί να παρεμβαίνει σε υποθέσεις που άγονται ενώπιον του Δικαστηρίου της Ευρωπαϊκής Ένωσης είτε παραπέμποντας ένα θέμα στο Δικαστήριο είτε υπερασπιζόμενος αμφισβητούμενες αποφάσεις του είτε παρεμβαίνοντας σε υποθέσεις που άπτονται της άσκησης των καθηκόντων του.

(12) Στο πλαίσιο των ανωτέρω δραστηριοτήτων, ο ΕΕΠΔ συλλέγει και επεξεργάζεται συναφείς πληροφορίες και αρκετές κατηγορίες δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, όπως είναι, μεταξύ άλλων, στοιχεία ταυτότητας φυσικών προσώπων, στοιχεία επικοινωνίας, επαγγελματικοί ρόλοι και καθήκοντα, πληροφορίες που αφορούν προσωπική ή επαγγελματική συμπεριφορά και επιδόσεις, καθώς και χρηματοοικονομικά δεδομένα. Ο ΕΕΠΔ ενεργεί ως υπεύθυνος επεξεργασίας δεδομένων.

(13) Έχουν θεσπιστεί επαρκείς εγγυήσεις για την προστασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα και την πρόληψη της τυχαίας ή παράνομης πρόσβασης ή διαβίβασής τους, ανεξαρτήτως του αν είναι αποθηκευμένα σε ενσώματη ή σε ηλεκτρονική μορφή. Μετά από την επεξεργασία, τα δεδομένα διατηρούνται βάσει του άρθρου 31 του Κανονισμού στα αρχεία προστασίας δεδομένων, όπως ορίζουν οι ισχύοντες κανόνες του ΕΕΠΔ περί διατήρησης δεδομένων. Μετά το πέρας της περιόδου διατήρησης, οι συναφείς με την εκάστοτε υπόθεση πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένων των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, διαγράφονται, ανωνυμοποιούνται ή διαβιβάζονται στα ιστορικά αρχεία.

(14) Στο πλαίσιο αυτό, ο ΕΕΠΔ δεσμεύεται ότι θα εκπληρώνει την υποχρέωσή του να παρέχει πληροφορίες στα υποκείμενα των δεδομένων όσον αφορά τις ανωτέρω δραστηριότητες επεξεργασίας, καθώς και να σέβεται τα κατοχυρωμένα στον Κανονισμό δικαιώματά τους.

(15) Ενδέχεται να καταστεί αναγκαίος ο συμβιβασμός μεταξύ των κατοχυρούμενων στον Κανονισμό δικαιωμάτων των υποκειμένων των δεδομένων και των προαναφερθεισών δραστηριοτήτων με πλήρη σεβασμό των θεμελιωδών δικαιωμάτων και ελευθεριών των υποκειμένων των δεδομένων. Για τον σκοπό αυτόν, το άρθρο 25 του Κανονισμού ορίζει, υπό αυστηρούς όρους, τη δυνατότητα περιορισμένης εφαρμογής των άρθρων 14 έως 20, 35 και 36, καθώς και του άρθρου 4 στο μέτρο που οι διατάξεις τους αφορούν τα δικαιώματα και τις υποχρεώσεις που προβλέπονται στα άρθρα 14 έως 20. Στην περίπτωση αυτή είναι αναγκαία η θέσπιση εσωτερικών κανόνων βάσει των οποίων ο ΕΕΠΔ θα μπορεί να εισάγει περιορισμούς στην άσκηση των σχετικών δικαιωμάτων σύμφωνα με το ίδιο άρθρο του Κανονισμού.

(16) Μια τέτοια περίπτωση θα μπορούσε να είναι η παροχή πληροφοριών σχετικά με την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα στα υποκείμενα των δεδομένων κατά το στάδιο της προκαταρκτικής εκτίμησης μιας διοικητικής έρευνας ή κατά τη διάρκεια έρευνας που διενεργείται πριν από την πιθανή περάτωση της εξέτασης της υπόθεσης ή του προκαταρκτικού σταδίου. Υπό ορισμένες περιστάσεις, η παροχή τέτοιων πληροφοριών ενδέχεται να επηρεάσει σοβαρά την αποτελεσματικότητα διεξαγόμενης από τον ΕΕΠΔ έρευνας, π.χ. οσάκις το εμπλεκόμενο πρόσωπο ενδέχεται να καταστρέψει αποδεικτικά στοιχεία ή να επηρεάσει πιθανούς μάρτυρες πριν από την εξέτασή τους. Περαιτέρω, ο ΕΕΠΔ ενδέχεται να χρειαστεί να προστατεύσει τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των άμεσα εμπλεκόμενων προσώπων, καθώς και τα δικαιώματα και τις ελευθερίες άλλων εμπλεκόμενων προσώπων.

(17) Ενδέχεται να κριθεί αναγκαία η προστασία του απορρήτου των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα κάποιου μάρτυρα ή καταγγέλλοντος που έχει υποβάλει αίτημα μη δημοσιοποίησής τους. Σε μια τέτοια περίπτωση, ο ΕΕΠΔ μπορεί να αποφασίσει την περιορισμένη πρόσβαση στα στοιχεία ταυτότητας, τις καταθέσεις και άλλα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του καταγγέλλοντος και άλλων εμπλεκόμενων προσώπων, με σκοπό να προστατεύσει τα δικαιώματα και τις ελευθερίες τους.

(18) Ενδέχεται να κριθεί αναγκαία η προστασία του απορρήτου των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα μέλους του προσωπικού το οποίο έχει επικοινωνήσει με τους έμπιστους συμβούλους του ΕΕΠΔ στο πλαίσιο διαδικασίας που αφορά υπόθεση παρενόχλησης. Σε μια τέτοια περίπτωση, ο ΕΕΠΔ μπορεί να αποφασίσει την περιορισμένη πρόσβαση στα στοιχεία ταυτότητας, τις καταθέσεις και άλλα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα του φερόμενου ως θύματος, του φερόμενου ως παρενοχλούντος και άλλων εμπλεκόμενων προσώπων, με σκοπό να προστατεύσει τα δικαιώματα και τις ελευθερίες τους.

(19) Κατά τον χειρισμό καταγγελιών που αφορούν δραστηριότητες επεξεργασίας οι οποίες εκτελούνται από τα θεσμικά και τα λοιπά όργανα και τους οργανισμούς της Ένωσης, ο ΕΕΠΔ ενδέχεται, υπό ορισμένες περιστάσεις, να χρειαστεί να διασφαλίσει την αποτελεσματικότητα των ερευνών του και να προστατεύσει, κατά περίπτωση, τα εμπλεκόμενα πρόσωπα και τα δικαιώματα και τις ελευθερίες τους.

(20) Κατά τη διενέργεια ερευνών σχετικά με την εφαρμογή του Κανονισμού, και ειδικότερα τη συμμόρφωση των θεσμικών και των λοιπών οργάνων και οργανισμών της Ένωσης προς τον Κανονισμό, ο ΕΕΠΔ ενδέχεται, υπό ορισμένες περιστάσεις, να χρειαστεί να διασφαλίσει την αποτελεσματικότητα των ερευνών του και να προστατεύσει, κατά περίπτωση, τα εμπλεκόμενα πρόσωπα και τα δικαιώματα και τις ελευθερίες τους.

(21) Κατά τη διενέργεια ερευνών για εικαζόμενες παραβάσεις που αφορούν διαβαθμισμένες πληροφορίες ΕΕ, ο ΕΕΠΔ ενδέχεται, υπό ορισμένες περιστάσεις, να χρειαστεί να διασφαλίσει την αποτελεσματικότητα των ερευνών του και να προστατεύσει, κατά περίπτωση, την εσωτερική ασφάλεια των θεσμικών και των λοιπών οργάνων και των οργανισμών της Ένωσης, συμπεριλαμβανομένων των οικείων δικτύων ηλεκτρονικών επικοινωνιών, καθώς και τα δικαιώματα και τις ελευθερίες των εμπλεκόμενων υποκειμένων των δεδομένων.

(22) Όταν παρέχει ή λαμβάνει συνδρομή και συνεργάζεται με τα άλλα θεσμικά και τα λοιπά όργανα και τους οργανισμούς της Ένωσης, τις δημόσιες αρχές των κρατών μελών της ΕΕ, τις εθνικές αρχές τρίτων χωρών και διεθνείς οργανισμούς στο πλαίσιο των προαναφερθεισών δραστηριοτήτων, ο ΕΕΠΔ ενδέχεται, υπό ορισμένες περιστάσεις, να χρειαστεί να διασφαλίσει την αποτελεσματικότητα των ερευνών του ή των ερευνών που διενεργεί ο συνεργαζόμενος φορέας και να προστατεύσει, κατά περίπτωση, τα εμπλεκόμενα πρόσωπα και τα δικαιώματα και τις ελευθερίες τους.

(23) Όταν παραπέμπει κάποιο ζήτημα στο Δικαστήριο της Ευρωπαϊκής Ένωσης ή παρεμβαίνει σε διαδικασία που διεξάγεται ενώπιόν του, ο ΕΕΠΔ ενδέχεται να χρειαστεί να τηρήσει το απόρρητο των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που περιέχονται σε έγγραφα τα οποία αποκτούν τα μέρη ή οι παρεμβαίνοντες στο πλαίσιο της επίδικης υπόθεσης.

(24) Ο ΕΕΠΔ μπορεί να εφαρμόσει περιορισμούς μόνον υπό την προϋπόθεση ότι δεν θίγουν το ουσιαστικό περιεχόμενο των θεμελιωδών δικαιωμάτων και ελευθεριών, καθώς και ότι αποτελούν απαραίτητο και αναλογικό μέτρο σε μια δημοκρατική κοινωνία. Ο ΕΕΠΔ πρέπει να αιτιολογεί αναλυτικά το σκεπτικό αυτών των περιορισμών.

Δείτε αναλυτικά την απόφαση του ΕΕΠΔ