Κατάργηση υποχρέωσης υποβολής επικυρωμένων αντιγράφων

ENOTHTA: ΚΑΤΑΡΓΗΣΗ ΤΗΣ ΥΠΟΧΡΕΩΣΗΣ ΥΠΟΒΟΛΗΣ ΕΠΙΚΥΡΩΜΕΝΩΝ ΑΝΤΙΓΡΑΦΩΝ

1. Με ποιες διατάξεις καταργήθηκε η υποχρέωση υποβολής πρωτοτύπων εγγράφων ή επικυρωμένων αντιγράφων αυτών;

Με τις διατάξεις της παρ. 2 του άρθρου 1 «Κατάργηση της υποχρέωσης επικυρώσεων αντιγράφων εγγράφων» του Κεφαλαίου Α' «Μείωση Διοικητικών Βαρών Απλουστεύσεις Διαδικασιών» του Ν. 4250/2014 (Α' 74).

2. Ποιες υπηρεσίες και φορείς υποχρεούνται να εφαρμόζουν τις διατάξεις της παρ. 2 του άρθρου 1 του Κεφαλαίου Α' του Ν. 4250/2014;

Οι διατάξεις της παρ. 2 του άρθρου 1 του Κεφαλαίου Α' του Ν. 4250/2014 εφαρμόζονται στο Δημόσιο, τους Οργανισμούς Τοπικής Αυτοδιοίκησης (Ο.Τ.Α.), στα νομικά πρόσωπα δημοσίου δικαίου, στα Δικαστήρια όλων των βαθμών, στα νομικά πρόσωπα ιδιωτικού δικαίου που ανήκουν στο κράτος ή επιχορηγούνται τακτικώς, σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις από κρατικούς πόρους κατά 50%, τουλάχιστον, του ετήσιου προϋπολογισμού τους, στις δημόσιες επιχειρήσεις και στους οργανισμούς που προβλέπονται στις διατάξεις του άρθρου 1 του Ν. 3429/2005 (Α' 314), καθώς και στα νομικά πρόσωπα και στις επιχειρήσεις των Ο.Τ.Α.

ΛΙΣΤΑ ΥΠΟΧΡΕΩΝ ΦΟΡΕΩΝ*

*Ο εν λόγω κατάλογος επικαιροποιείται διαρκώς.

3. Πότε άρχισε η ισχύς των διατάξεων της παρ. 2 του άρθρου 1 του Κεφαλαίου Α' του Ν. 4250/2014, περί κατάργησης της υποχρέωσης υποβολής πρωτοτύπων εγγράφων ή επικυρωμένων αντιγράφων αυτών;

Από την ημερομηνία δημοσίευσης του νόμου στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως, δηλαδή από την 26 Μαρτίου 2014.

4. Σε ποιες συναλλαγές αφορούν οι διατάξεις της παρ. 2 του άρθρου 1 του Κεφαλαίου Α' του Ν. 4250/2014;

Η ρύθμιση αυτή αφορά στο σύνολο των συναλλαγών των ενδιαφερομένων με το Δημόσιο και δεν επιφέρει αλλαγές στην μεταξύ των Δημόσιων Υπηρεσιών αλληλογραφία (Επισήμανση: Δηλαδή, οι διατάξεις της παρ. 2 του άρθρου 1 του Κεφαλαίου Α' του Ν. 4250/2014 αφορούν στην κατάργηση της υποχρέωσης υποβολής πρωτοτύπων ή επικυρωμένων αντιγράφων από τους ενδιαφερομένους στο σύνολο των συναλλαγών τους με το Δημόσιο και δεν ορίζουν αντίστοιχη υποχρέωση στην μεταξύ των Δημόσιων Υπηρεσιών αλληλογραφία). (σχετικό έγγραφο: ΔΙΣΚΠΟ/Φ.15/13200/5-6-2014 της Διεύθυνσης Σχέσεων Κράτους-Πολίτη της Γενικής Διεύθυνσης Διοικητικής Οργάνωσης και Διαδικασιών του Υ.ΔΙ.Μ.Η.Δ., το οποίο κοινοποιήθηκε σε όλες τις υπηρεσίες του Υπουργείου Οικονομικών με το αριθ. Δ6Δ 1089464 ΕΞ 2014/13.6.2014 έγγραφο της Διεύθυνσης Οργάνωσης της Γενικής Διεύθυνσης Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και Ανθρώπινου Δυναμικού της Γ.Γ.Δ.Ε.).

5. Οι διατάξεις της παρ. 2 του άρθρου 1 του Κεφαλαίου Α' του Ν. 4250/2014 εφαρμόζονται στις Ανεξάρτητες Διοικητικές Αρχές;

Ναι, οι Ανεξάρτητες Διοικητικές Αρχές, όπως το ΑΣΕΠ, υποχρεούνται να εφαρμόζουν την ρύθμιση.

6. Πώς υποβάλλονται τα αντίγραφα εγγράφων στους υπόχρεους φορείς της περίπτωσης α' της παρ. 2 του άρθρου 1 του Κεφαλαίου Α' του Ν. 4250/2014;

α) Έγγραφα εκδοθέντα από τους υπόχρεους φορείς

Οι υπόχρεοι φορείς υποχρεούνται να αποδέχονται, σύμφωνα με τις διατάξεις του δεύτερου εδαφίου της περίπτωσης β' της παρ. 2 του άρθρου 1 του Κεφαλαίου Α' του Ν.4250/2014, τα απλά, ευανάγνωστα αντίγραφα των πρωτότυπων εγγράφων που έχουν εκδώσει οι υπηρεσίες και φορείς που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της ρύθμισης ή (τα απλά, ευανάγνωστα αντίγραφα) των ακριβών αντιγράφων τους.

β) Ιδιωτικά και αλλοδαπά έγγραφα

Οι υπόχρεοι φορείς υποχρεούνται να αποδέχονται τα απλά, ευανάγνωστα αντίγραφα των ιδιωτικών και αλλοδαπών εγγράφων, σύμφωνα με τις διατάξεις του τρίτου και τέταρτου εδαφίου της περίπτωσης β' της ίδιας παραγράφου, εφόσον τα έγγραφα αυτά έχουν επικυρωθεί προηγουμένως από δικηγόρο.

Σημειώνεται ότι εναπόκειται στη διακριτική ευχέρεια κάθε Υπηρεσίας να εφαρμόσει την νέα ρύθμιση αναλογικά και στα ιδιωτικά ημεδαπά και αλλοδαπά έγγραφα και να κάνει αποδεκτά τα απλά αντίγραφά τους από το πρωτότυπο, χωρίς να έχουν επικυρωθεί προηγουμένως από δικηγόρο (σχετικό το έγγραφο: αριθ. ΔΙΣΚΠΟ/ Φ. 15/11932/11-6-2014 της Διεύθυνσης Σχέσεων Κράτους - Πολίτη της Γενικής Διεύθυνσης Διοικητικής Οργάνωσης και Διαδικασιών του Υ.ΔΙ.Μ.Η.Δ.).

γ) Ιδιωτικά έγγραφα που φέρουν θεώρηση από τους υπόχρεους φορείς

Οι υπόχρεοι φορείς υποχρεούνται να αποδέχονται, σύμφωνα με τις διατάξεις του τρίτου εδαφίου της περίπτωσης β' της ίδιας παραγράφου, τα απλά, ευανάγνωστα αντίγραφα από τα πρωτότυπα όσων ιδιωτικών εγγράφων φέρουν θεώρηση από τις υπηρεσίες και τους φορείς που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής της ρύθμισης (λ.χ. άδεια οικοδομής που φέρει θεώρηση από αστυνομική αρχή, απολυτήριο ιδιωτικού λυκείου που έχει θεωρηθεί από την οικεία Διεύθυνση Δευτεροβάθμιας Εκπαίδευσης του Υπ. Παιδείας και Θρησκευμάτων, ιατρική γνωμάτευση ιδιώτη ιατρού που φέρει θεώρηση από αρμόδιο ελεγκτή ιατρό).

7. Σε ποιες περιπτώσεις οι διοικητικές αρχές και τα ΚΕΠ εξακολουθούν να επικυρώνουν αντίγραφα εγγράφων;

Οι διοικητικές αρχές και τα ΚΕΠ εξακολουθούν να επικυρώνουν αντίγραφα από το πρωτότυπο ή από το ακριβές αντίγραφο της διοικητικής αρχής (όπως ορίζεται στο άρθρο 1 του Ν. 2690/1999 -Α' 45), που το εξέδωσε, μόνο στην περίπτωση που αυτά υποβάλλονται από τον ενδιαφερόμενο σε φορείς που δεν εμπίπτουν στις διατάξεις της ρύθμισης της περίπτωσης α' της παρ. 2 του άρθρου 1 του Κεφαλαίου Α' του Ν. 4250/2014 {λ.χ. πολίτης ζητά την επικύρωση αντιγράφου του δελτίου αστυνομικής ταυτότητας προκειμένου να το υποβάλει σε: α) τράπεζα, β) ιδιωτική εταιρεία, γ) συμβολαιογράφο}.

8. Σε ποιο σημείο του αντιγράφου ή φωτοαντιγράφου εγγράφου γίνεται η σχετική επισημειωματική πράξη της επικύρωσης, σε περίπτωση που προβλέπεται η επικύρωση αυτού;

Για την επικύρωση αντιγράφου εγγράφου γίνεται, από τον υπεύθυνο υπάλληλο της Διοίκησης, επισημειωματική πράξη στο σώμα του αντιγράφου ή φωτοαντιγράφου. Η πράξη αυτή τίθεται σε σημείο του αντιγράφου ή φωτοαντιγράφου, αντίστοιχο με εκείνο όπου και στο πρωτότυπο έγγραφο υπάρχει υπογραφή του αρμόδιου οργάνου.

9. Τι αναγράφει ο αρμόδιος, για την επικύρωση, υπάλληλος της Διοικητικής αρχής, στη σχετική επισημειωματική πράξη, στις περιπτώσεις που προβλέπεται η επικύρωση αντιγράφων εγγράφων;

Ο αρμόδιος υπάλληλος της διοικητικής Αρχής για την επικύρωση, παραβάλει το αντίγραφο προς το πρωτότυπο ή το ακριβές αντίγραφο της αρχής που εξέδωσε το πρωτότυπο και με την υπογραφή του βεβαιώνει την προς τούτο συμφωνία. Στη σχετική επισημειωματική πράξη αναγράφει, χειρόγραφα ή με ανάλογη ορθογώνια σφραγίδα:

(α) Τον τίτλο του φορέα και την Υπηρεσία του υπαλλήλου που ενεργεί την επικύρωση (π.χ. Υπουργείο Οικονομικών- Γενική Γραμματεία Δημοσίων Εσόδων-Γενική Διεύθυνση Φορολογικής Διοίκησης- Δ.Ο.Υ ).

(β) Την φράση «Ακριβές Αντίγραφο ή ακριβές φωτοαντίγραφο, από το πρωτότυπο ή από το ακριβές αντίγραφο που βρίσκεται στο Αρχείο της Υπηρεσίας ή που μου επιδείχθηκε από τον ενδιαφερόμενο». (γ) Το ονοματεπώνυμο και το πατρώνυμο, καθώς και τον αριθμό δελτίου αστυνομικής ταυτότητας ή άλλου νομιμοποιητικού έγγραφου στοιχείου (άρθρου 3 του Ν. 2690/1999, όπως ισχύει) του προσώπου, που προσκομίζει το προς επικύρωση έγγραφο. (δ) Τον τόπο και την ημερομηνία επικύρωσης. Κατόπιν, ο αρμόδιος υπάλληλος θέτει την επίσημη (στρογγυλή) σφραγίδα της Υπηρεσίας του, αναγράφει το ονοματεπώνυμό του και υπογράφει την πράξη της επικύρωσης (σελ. 81 του Κανονισμού Επικοινωνίας Δημόσιων Υπηρεσιών).

10. Πως ορίζονται οι υπάλληλοι, που είναι επιφορτισμένοι με το έργο της επικύρωσης αντιγράφων εγγράφων, στις περιπτώσεις που προβλέπεται επικύρωση αυτών;

Από τον Προϊστάμενο της Υπηρεσίας τους.

11. Ποια αντίγραφα εγγράφων δεν νομιμοποιείται να επικυρώνει υπάλληλος Διοικητικής Αρχής ή Κέντρου Εξυπηρέτησης Πολιτών, που είναι επιφορτισμένος με το έργο της επικύρωσης αντιγράφων εγγράφων, στις περιπτώσεις που προβλέπεται η επικύρωση αυτών;

Δεν νομιμοποιείται, κατ' εφαρμογή των διατάξεων του άρθρου 36 του Ν. 3528/2007 (Α' 26), να επικυρώνει αντίγραφα εγγράφων, τα οποία:

α) έχουν συνταχθεί εκτός της υπηρεσιακής του σχέσης και τον αφορούν (όπως τίτλους σπουδών, άδεια οδήγησης, διαβατήριο, αστυνομική ταυτότητα),

β) συνέταξε η ίδια του η Υπηρεσία, εφόσον ισχύουν τα κωλύματα που αναφέρονται στις προαναφερθείσες διατάξεις.

Στις περιπτώσεις αυτές, πρόδηλο είναι ότι η επικύρωση θα γίνει είτε από τον, κατά νόμο, αναπληρωτή του, είτε από υπάλληλο άλλης Διοικητικής Αρχής. Επιτρέπεται, όμως, να επικυρώνει αντίγραφα διοικητικών εγγράφων, στην έκδοση των οποίων συνέπραξε ή τα υπέγραψε ο ίδιος, ως αρμόδιο όργανο, σύμφωνα με τις διατάξεις της παρ. 1 του άρθρου 16 του Ν. 2690/1999, εφόσον η σύμπραξη αυτή δεν αντίκειται στις διατάξεις του άρθρου 36 του Ν. 3528/2007.

(αριθ. 1092066/1113/0006Δ/25.10.2006 έγγραφο της Διεύθυνσης Οργάνωσης της Γενικής Διεύθυνσης Διοικητικής Υποστήριξης της Γενικής Γραμματείας Φορολογικών και Τελωνειακών Θεμάτων του Υπουργείου Οικονομίας και Οικονομικών και το επισυναπτόμενο σε αυτό αριθ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ15_21657/9.10.2006 έγγραφο της Διεύθυνσης Σχέσεων Κράτους - Πολίτη της Γενικής Διεύθυνσης Διοικητικής Οργάνωσης και Διαδικασιών της Γενικής Γραμματείας Δημόσιας Διοίκησης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης του Υπουργείου Εσωτερικών, Δημόσιας Διοίκησης και Αποκέντρωσης).

12. Όταν οι ενδιαφερόμενοι ζητούν από τις διοικητικές Αρχές, επομένως και από τις υπηρεσίες της Γ.Γ.Δ.Ε. την επικύρωση αντιγράφων εγγράφων, οι επιφορτισμένοι για την διεκπεραίωση της διαδικασίας αυτής υπάλληλοι τι πρέπει να τους ρωτούν;

Οι υπάλληλοι των Διοικητικών Αρχών, επομένως και των υπηρεσιών της Γ.Γ.Δ.Ε., που έχουν επιφορτισθεί με την διαδικασία της επικύρωσης αντιγράφων εγγράφων, πρέπει να ρωτούν τον ενδιαφερόμενο πού θα υποβάλει το εν λόγω αντίγραφο, προκειμένου, εν συνεχεία, να προβούν στην επικύρωση ή μη του προσκομιζόμενου αντιγράφου, με βάση τη νέα ρύθμιση. Ο υπάλληλος θα αρκείται στην προφορική δήλωση του πολίτη.

13. Επικυρώνεται αντίγραφο εγγράφου όταν ο ενδιαφερόμενος δηλώσει ότι το θέλει για το αρχείο του;

Ο υπάλληλος δεν θα προβαίνει στην επικύρωση αντιγράφου εγγράφου, στην περίπτωση που ο πολίτης δηλώσει ότι το «θέλει για το αρχείο του».

14. Επικυρώνονται ή όχι τα έγγραφα, τα οποία διακινούνται με τηλεομοιοτυπία μεταξύ των υπηρεσιών του Δημοσίου, των Ν.Π.Δ.Δ. και των Ο.Τ.Α. α' και β' βαθμού;

Μετά από την έναρξη ισχύος των διατάξεων του άρθρου 1 του Κεφαλαίου Α' του Ν. 4250/2014, τα έγγραφα, τα οποία διακινούνται με τηλεομοιοτυπία μεταξύ των υπηρεσιών του Δημοσίου, των Ν.Π.Δ.Δ. και των Ο.Τ.Α. α' και β' βαθμού, κατά τα οριζόμενα στις διατάξεις του εδαφίου 2 της παρ. 3 του άρθρου 14 του Ν. 2672/1998 (Α' 290), όπως ισχύει:

α) Δεν επικυρώνονται από τον εξουσιοδοτημένο υπάλληλο της Υπηρεσίας, προς την οποία αποστέλλονται, είτε πρόκειται να χρησιμοποιηθούν από την ίδια την Υπηρεσία που τα παραλαμβάνει, είτε να χορηγηθούν σε ενδιαφερόμενο, προκειμένου να τα προσκομίσει στην συνέχεια σε υπηρεσίες και φορείς της περίπτωσης α' της παρ. 2 του άρθρου 1 του Ν. 4250/2014.

β) Επικυρώνονται από τον εξουσιοδοτημένο υπάλληλο της Υπηρεσίας, προς την οποία αποστέλλονται, μόνον όταν χορηγούνται σε ενδιαφερόμενο, για να τα υποβάλει ακολούθως σε φορείς που δεν εμπίπτουν στις διατάξεις της προαναφερθείσας περίπτωσης, σύμφωνα με τα οριζόμενα στην περίπτωση γ' της ίδιας παραγράφου.

(σχετικό έγγραφο: αριθ. ΔΙΑΔΠ/Φ.Α.2.3/11500/13-5-2014 της Διεύθυνσης Απλούστευσης Διαδικασιών και Παραγωγικότητας της Γενικής Διεύθυνσης Διοικητικής Οργάνωσης και Διαδικασιών του Υ.ΔΙ.Μ.Η.Δ., το οποίο κοινοποιήθηκε σε όλες τις υπηρεσίες του Υπουργείου Οικονομικών με το αριθ. Δ6Δ 1084752 ΕΞ 2014 /2.6.2014 όμοιο έγγραφο της Διεύθυνσης Οργάνωσης της Γενικής Διεύθυνσης Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και Ανθρώπινου Δυναμικού της Γ.Γ.Δ.Ε.).

15. Οι διατάξεις της παρ. 2 του άρθρου 1 του Κεφαλαίου Α' του Ν. 4250/2014 τροποποιούν τις διαδικασίες χορήγησης της επισημείωσης (Apostille) της Σύμβασης της Χάγης ή της προξενικής θεώρησης;

Οι διατάξεις της παρ. 2 του άρθρου 1του Κεφαλαίου Α' του Ν. 4250/2014 δεν επιφέρουν καμία αλλαγή στις διαδικασίες χορήγησης της επισημείωσης (apostille) της Σύμβασης της Χάγης (Ν. 1497/1984) ή της προξενικής θεώρησης που τίθενται στο πρωτότυπο ή στο ακριβές αντίγραφο είτε των εγγράφων που υποβάλλονται σε φορέα της αλλοδαπής, είτε των αλλοδαπών εγγράφων που υποβάλλονται εν συνεχεία στην Ελλάδα

{Επισήμανση: όπως διευκρινίζεται και στην αιτιολογική έκθεση του Ν. 4250/2014, με τις διατάξεις του άρθρου 1 του Κεφαλαίου Α' του νόμου αυτού δεν θίγονται και εξακολουθούν να ισχύουν, οι απαιτήσεις υποβολής δημοσίων εγγράφων με συγκεκριμένη επισημείωση, οι οποίες απορρέουν από διεθνείς συμβάσεις της χώρας (π.χ. Σύμβαση της Χάγης) και άλλες διακρατικές συμφωνίες}. {σχετικά έγγραφα: α) αριθ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ.15/11633/16-5-2014 της Διεύθυνσης Σχέσεων Κράτους- Πολίτη της Γενικής Διεύθυνσης Διοικητικής Οργάνωσης και Διαδικασιών του Υ.ΔΙ.Μ.Η.Δ. και β) αριθ. Δ6Δ 1058594 ΕΞ 2014/8.6.2014 έγγραφο του Προϊσταμένου της Γενικής Διεύθυνσης Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και Ανθρώπινου Δυναμικού της Γ.Γ.Δ.Ε., με το οποίο κοινοποιήθηκε σε όλες τις Υπηρεσίες του Υπουργείου Οικονομικών το αριθ. ΔΙΣΚΠΟ/ Φ.15/ οικ.8342/ 1.4.2014 έγγραφο της Διεύθυνσης Σχέσεων Κράτους - Πολίτη της Γενικής Διεύθυνσης Διοικητικής Οργάνωσης και Διαδικασιών του Υ.ΔΙ.Μ.Η.Δ.}.

16. Σε ποιες περιπτώσεις εξακολουθεί να υφίσταται η υποχρέωση υποβολής πρωτοτύπων εγγράφων ή επικυρωμένων αντιγράφων αυτών;

Σύμφωνα με τις διατάξεις της περίπτωσης β' της παρ. 2 του άρθρου 1 του Κεφαλαίου Α' του Ν. 4250/2014, μόνο για τα έγγραφα που προσκομίζονται για δικαστική χρήση, καθώς και για τα έγγραφα, τα οποία έχουν εκδοθεί από τις υπηρεσίες και τους φορείς της περίπτωσης α' (βλέπε ερώτηση με α/α 2 της ίδιας ενότητας) της παραγράφου αυτής, για τα οποία έχει ορισθεί, με κοινή απόφαση του Υπουργού Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και του κάθε φορά αρμόδιου Υπουργού (Κ.Υ.Α.) ότι υφίστανται εξαιρετικοί λόγοι για να διατηρηθεί η απαίτηση υποβολής πρωτότυπων εγγράφων, κατά τα οριζόμενα στην περίπτωση δ' της ίδιας παραγράφου (Επισήμανση: Μέχρι σήμερα δεν έχει εκδοθεί Κ.Υ.Α., κατά τα ανωτέρω).

17. Σε ποιες ενέργειες οφείλουν να προβαίνουν οι υπηρεσίες και οι φορείς, στους οποίους κατατίθενται απλά φωτοαντίγραφα εγγράφων, κατά τα οριζόμενα στις διατάξεις της περίπτωσης β' της παρ. 2 του άρθρου 1 του Κεφαλαίου Α' του Ν. 4250/2014;

Σύμφωνα με τις διατάξεις του πέμπτου εδαφίου της παρ. 2 του άρθρου 1 του Κεφαλαίου Α' του Ν. 4250/2014, οι υπηρεσίες και οι φορείς στους οποίους κατατίθενται απλά φωτοαντίγραφα εγγράφων, υποχρεούνται, ανά τρίμηνο, που άρχεται από την 26-3-2014, ημερομηνία ισχύος του εν λόγω άρθρου του προαναφερθέντος νόμου να διενεργούν δειγματοληπτικό έλεγχο σε ποσοστό τουλάχιστον 5% επί των φωτοαντιγράφων που υποβλήθηκαν (με τη δυνατότητα διενέργειας ελέγχου σε μεγαλύτερο ποσοστό φωτοαντιγράφων στην περίπτωση που αυτό κρίνεται απαραίτητο), προκειμένου να εξακριβώσουν την ακρίβεια των στοιχείων που αναγράφονται σε αυτά (αριθ. Α.Τ.Δ. 1151828 ΕΞ 2014/14.11.2014 έγγραφο του Αυτοτελούς Τμήματος Διοίκησης της Γενικής Διεύθυνσης Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και Ανθρώπινου Δυναμικού της Γ.Γ.Δ.Ε., με το οποίο κοινοποιήθηκε σε όλες τις Υπηρεσίες του Υπουργείου Οικονομικών το αριθ. ΔΙΑΔΙΠΥΔ/ Φ.15/οικ.28580 όμοιο της Διεύθυνσης Απλούστευσης Διαδικασιών και Παροχής Υπηρεσιών Δημοσίου της Γενικής Διεύθυνσης Μεταρρυθμιστικής Πολιτικής και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης του Υ.ΔΙ.Μ.Η.Δ. ).

18. Με ποιον τρόπο διενεργείται ο δειγματοληπτικός έλεγχος, κατά τα ανωτέρω;

Ο δειγματοληπτικός έλεγχος των φορέων διενεργείται με την συνδρομή τωνυπηρεσιών ή των φορέων που εξέδωσαν τα πρωτότυπα έγγραφα. Συγκεκριμένα, ο φορέας που διενεργεί τον έλεγχο οφείλει να επικοινωνεί με την εκδούσα αρχή (π.χ. Ληξιαρχείο, Πανεπιστήμιο, Ασφαλιστικό φορέα, κ.λπ.) με κάθε πρόσφορο τρόπο και κατά προτίμηση, με το λιγότερο γραφειοκρατικό μέσο (πρωτίστως με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ήμε τηλέφωνο και δευτερευόντως με ΦΑΞ ή με διοικητική αλληλογραφία), προκειμένου να επαληθεύσει την ακρίβεια των στοιχείων που εμπεριέχονται στα υπό έλεγχο φωτοαντίγραφα. Στις περιπτώσεις κατά τις οποίες διαπιστωθεί παραποιημένο ή πλαστό φωτοαντίγραφο, όχι μόνο επιβάλλονται οι κυρώσεις του Ν. 1599/1986 ή άλλες ποινικές κυρώσεις, αλλά ανακαλείται αμέσως και η διοικητική ή άλλη πράξη, για τηνέκδοση της οποίας χρησιμοποιήθηκαν τα φωτοαντίγραφα αυτά, σύμφωνα με τις διατάξεις του έκτου εδαφίου της παρ. 2 του άρθρου 1 του Κεφαλαίου Α' του Ν. 4250/2014 (βλέπε έγγραφο, όπως η προηγούμενη με α/α 17 ερώτηση και αντίστοιχη απάντηση).

19. Όπως προαναφέρθηκε, με τις διατάξεις του τρίτου και τέταρτου εδαφίου της περίπτωσης β' της παρ. 2 του άρθρου 1 του Κεφαλαίου Α' του Ν.4250/2014, καθορίζεται, μεταξύ των άλλων, ο τρόπος υποβολής στους φορείς της περίπτωσης α' της ίδιας παραγράφου, ευκρινών φωτοαντιγράφων από αντίγραφα ιδιωτικών και αλλοδαπών εγγράφων, τα οποία έχουν επικυρωθεί από δικηγόρο. Πέραν των διατάξεων αυτών, υφίστανται διατάξεις, που αφορούν στην επικύρωση αντιγράφων εγγράφων από δικηγόρους και συμβολαιογράφους;

α) Σύμφωνα με τις διατάξεις της περίπτωσης β' της παρ. 2 του άρθρου 36 του Ν. 4194/2013 (Α' 208), στο έργο του δικηγόρου περιλαμβάνεται: «Η έκδοση επικυρωμένων αντιγράφων κάθε είδους εγγράφων. Τα αντίγραφα αυτά έχουν πλήρη ισχύ ενώπιον οποιασδήποτε Δικαστικής ή άλλης Αρχής, καθώς και έναντι ιδιωτών, φυσικών ή νομικών προσώπων».

β) Σύμφωνα με τις διατάξεις της περίπτωσης β' της παρ. 1 του άρθρου 1 του Ν. 2830/2000 (Α' 96), ο συμβολαιογράφος είναι άμισθος δημόσιος λειτουργός, με καθήκοντα, μεταξύ άλλων: «Να εκδίδει απόγραφα ή αντίγραφα των εγγράφων του εδαφίου α', καθώς και αντίγραφα των προσαρτημένων και αναφερομένων σε αυτά εγγράφων» (Σημείωση: Το εδάφιο α' αναφέρει: «α. Να συντάσσει και να φυλάσσει έγγραφα συστατικά ή αποδεικτικά δικαιοπραξιών και δηλώσεων των ενδιαφερομένων όταν η σύνταξη των εγγράφων αυτών είναι υποχρεωτική σύμφωνα με το νόμο ή όταν οι ενδιαφερόμενοι επιθυμούν να προσδώσουν σε αυτά κύρος δημοσίου εγγράφου»).

Επίσης, με τις διατάξεις των παρ. 1, 2 και 3 του άρθρου 13 του Ν. 2830/2000, ο συμβολαιογράφος χορηγεί αντίγραφα συμβολαιογραφικών εγγράφων, κατά τα οριζόμενα στις διατάξεις αυτές.

20. Απαιτείται η επικύρωση των πράξεων που είναι αναρτημένες στο διαδίκτυο;

Οι πράξεις που είναι αναρτημένες στο διαδίκτυο δεν επικυρώνονται, σύμφωνα με τα οριζόμενα στις διατάξεις της παρ.5 του άρθρου 4 του Ν. 3861/2010 (Α' 112), όπως ισχύει. Αρκεί η επίκληση του ΑΔΑ για την αυτεπάγγελτη αναζήτηση των αναρτημένων πράξεων τόσο κατά τη διεκπεραίωση υποθέσεων των διοικουμένων όσο και κατά την επικοινωνία μεταξύ φορέων.

Σημείωση: (Οι ερωτήσεις με αριθ. 2 έως 7 και 12 έως 15, καθώς και οι αντίστοιχες απαντήσεις αυτών έχουν καταρτισθεί από την Γενική Διεύθυνση Διοικητικής Οργάνωσης και Διαδικασιών του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης - Υ.ΔΙ.Μ.Η.Δ. και είναι αναρτημένες στην ιστοσελίδα αυτού : www.ydmed.gov.gr, στην διαδρομή Διοικητική Μεταρρύθμιση/Σχέσεις Κράτους-Πολίτη/Κατάργηση υποχρέωσης υποβολής επικυρωμένων αντιγράφων - Ερωτήσεις Απαντήσεις. Για την πληρέστερη και καλύτερη ενημέρωση των υπαλλήλων των υπηρεσιών της Γενικής Γραμματείας Δημοσίων Εσόδων (Γ.Γ.Δ.Ε.), το κείμενο των ως άνω ερωτήσεων και των αντίστοιχων απαντήσεων έχει εμπλουτιστεί, από την Διεύθυνση Οργάνωσης της Γενικής Διεύθυνσης Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και Ανθρώπινου Δυναμικού, με την αναλυτική καταγραφή των επιμέρους διατάξεων, καθώς και με περαιτέρω διευκρινίσεις και επισημάνσεις).

ΠΡΑΚΤΙΚΑ ΠΑΡΑΔΕΙΓΜΑΤΑ

Θέμα 1

Πολίτης πρέπει να προσκομίσει σε τρεις διαφορετικές Διοικητικές Αρχές, βεβαίωση που του έχει χορηγηθεί (στο πρωτότυπο ή σε ακριβές αντίγραφο αυτής), ύστερα από αίτησή του, από την Δ.Ο.Υ. Για τον σκοπό αυτό, προσέρχεται στην Δ.Ο.Υ. και ζητά από τον υπεύθυνο υπάλληλο την επικύρωση φωτοαντιγράφων αυτής, δυο (2) φορές.

Ερώτηση:

Πρέπει ο υπεύθυνος υπάλληλος της Δ.Ο.Υ. να ικανοποιήσει το αίτημα του πολίτη;

Απάντηση:

Ο υπεύθυνος υπάλληλος δεν θα ικανοποιήσει το αίτημα του πολίτη, αλλά θα τον ενημερώσει ότι, σύμφωνα με τις διατάξεις του δεύτερου εδαφίου της περίπτωσης β' της παρ. 2 του άρθρου 1 του Κεφαλαίου Α' του Ν. 4250/2014, αρκεί η υποβολή, στις διοικητικές αρχές,ευκρινούς φωτοαντιγράφου (φωτοτυπία) της βεβαίωσης, από το πρωτότυπο ή το ακριβές αντίγραφο αυτής, που κατέχει.

Θέμα 2

Πολίτης για την διεκπεραίωση υπόθεσής του σε Δ.Ο.Υ./Τελωνείο υποβάλλει ευκρινές φωτοαντίγραφο (φωτοτυπία) ιδιωτικού εγγράφου, από το πρωτότυπο αυτού που έχει θεωρηθεί από αρμόδια Διοικητική Αρχή. Ο υπάλληλος της Δ.Ο.Υ./του Τελωνείου, που διεκπεραιώνει την υπόθεση, ζητά από τον ενδιαφερόμενο να του προσκομίσει ευκρινές φωτοαντίγραφο(φωτοτυπία) του ιδιωτικού εγγράφου από αντίγραφο αυτού, το οποίο κατά την άποψή του πρέπει να επικυρωθεί από δικηγόρο.

Ερώτηση:

Ενεργεί νόμιμα ή εσφαλμένα ο υπάλληλος της Δ.Ο.Υ./του Τελωνείου;

Απάντηση:

Ενεργεί εσφαλμένα, γιατί σύμφωνα με τις διατάξεις του τρίτου εδαφίου της περίπτωσης β' της παρ. 2του άρθρου 1 του Κεφαλαίου Α' του Ν. 4250/2014 «.γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά.ευκρινή φωτοαντίγραφα από τα πρωτότυπα όσων ιδιωτικών εγγράφων φέρουν θεώρηση από υπηρεσίες και φορείς της περίπτωσης α'» της ίδιας παραγράφου. Οι διοικητικές Αρχές υπάγονται στις υπηρεσίες της περίπτωσης α' της παρ. 2 του άρθρου 1 του Κεφαλαίου Α' του Ν. 4250/2014. Συνεπώς, στην συγκεκριμένη περίπτωση η Δ.Ο.Υ./το Τελωνείο έπρεπε να κάνει αποδεκτό το ευκρινές φωτοαντίγραφο (φωτοτυπία) του ιδιωτικού εγγράφου, που ο ενδιαφερόμενος προσκόμισε, κατά τα προαναφερθέντα.

Θέμα 3

Πολίτης για την διεκπεραίωση υπόθεσής του σε υπηρεσία της Γ.Γ.Δ.Ε. υποβάλλει ευκρινές φωτοαντίγραφο(φωτοτυπία) εγγράφου,από το πρωτότυπο/ή το ακριβές αντίγραφο αυτού που κατέχει και το οποίο εκδόθηκε από αρμόδια Ελληνική Διοικητική Αρχή. Ο υπάλληλος της υπηρεσίας της Γ.Γ.Δ.Ε., που διεκπεραιώνει την υπόθεση, ζητά από τον ενδιαφερόμενο να του προσκομίσει επικυρωμένο φωτοαντίγραφο του εγγράφου από οποιαδήποτε διοικητική Αρχή ή Κ.Ε.Π. ή δικηγόρο.

Ερώτηση:

Ενεργεί νόμιμα ή εσφαλμένα ο υπάλληλος υπηρεσίας της Γ.Γ.Δ.Ε.;

Απάντηση:

Ενεργεί εσφαλμένα, γιατί σύμφωνα με τις διατάξεις του δεύτερου εδαφίου της περίπτωσης β' της παρ. 2του άρθρου 1 του Κεφαλαίου Α' του Ν. 4250/2014 «αντί πρωτοτύπων ή επικυρωμένων αντιγράφων γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από τις υπηρεσίες και τους φορείς της περίπτωσης α', ευκρινή φωτοαντίγραφα των πρωτοτύπων εγγράφων που εκδόθηκαν από τις υπηρεσίες και τους φορείς αυτούς ή των ακριβών αντιγράφων τους».

Στην συγκεκριμένη περίπτωση, η διοικητική Αρχή που εξέδωσε το έγγραφο, καθώς και η υπηρεσία της Γ.Γ.Δ.Ε. που πρέπει να το παραλάβει, υπάγονται στις υπηρεσίες της περίπτωσης α' της παρ. 2 του άρθρου 1 του Κεφαλαίου Α' του Ν. 4250/2014. Συνεπώς, η υπηρεσία της Γ.Γ.Δ.Ε. έπρεπε να κάνει αποδεκτό το ευκρινές φωτοαντίγραφο (φωτοτυπία) του προσκομιζόμενου εγγράφου.

Θέμα 4ο

Πολίτης για την διεκπεραίωση υπόθεσής του σε υπηρεσία της Γ.Γ.Δ.Ε. υποβάλλει ευκρινές φωτοαντίγραφο (φωτοτυπία) δικαστικής απόφασης,από το πρωτότυπο/ή το ακριβές αντίγραφο αυτής που κατέχει. Ο υπάλληλος της υπηρεσίας της Γ.Γ.Δ.Ε., που διεκπεραιώνει την υπόθεση, ζητά από τον ενδιαφερόμενο να του προσκομίσει επικυρωμένο φωτοαντίγραφο της δικαστικής απόφασης από το δικαστήριο που την εξέδωσε ή από οποιονδήποτε δικηγόρο.

Ερώτηση:

Ενεργεί νόμιμα ή εσφαλμένα ο υπάλληλος υπηρεσίας της Γ.Γ.Δ.Ε.;

Απάντηση:

Ενεργεί εσφαλμένα, γιατί σύμφωνα με τις διατάξεις του δεύτερου εδαφίου της περίπτωσης β' της παρ. 2 του άρθρου 1 του Κεφαλαίου Α' του Ν. 4250/2014 «αντί πρωτοτύπων ή επικυρωμένων αντιγράφων γίνονται υποχρεωτικά αποδεκτά από τις υπηρεσίες και τους φορείς της περίπτωσης α', ευκρινή φωτοαντίγραφα των πρωτοτύπων εγγράφων που εκδόθηκαν από τις υπηρεσίες και τους φορείς αυτούς ή των ακριβών αντιγράφων τους».

Στην συγκεκριμένη περίπτωση, το Δικαστήριο που εξέδωσε την απόφαση, καθώς και η υπηρεσία της Γ.Γ.Δ.Ε.που πρέπει να το παραλάβει υπάγονται στις υπηρεσίες της περίπτωσης α' της παρ. 2 του άρθρου 1 του Κεφαλαίου Α' του Ν. 4250/2014. Συνεπώς, η υπηρεσία της Γ.Γ.Δ.Ε. έπρεπε να κάνει αποδεκτό το ευκρινές φωτοαντίγραφο (φωτοτυπία) της δικαστικής απόφασης.

α) ΝΟΜΟΘΕΣΙΑ

Ν. 4250/2014 (Α' 74) "Διοικητικές Απλουστεύσεις-Καταργήσεις, Συγχωνεύσεις Νομικών Προσώπων και Υπηρεσιών του Δημοσίου Τομέα-Τροποποίηση Διατάξεων του π.δ. 318/1992 (Α' 161) και λοιπές ρυθμίσεις".

Ν. 2690/1999 (Α' 45) «Κύρωση του Κώδικα Διοικητικής Διαδικασίας και άλλες διατάξεις».

Ν. 2672/1998 (Α' 290) «Διακίνηση εγγράφων με ηλεκτρονικά μέσα (τηλεομοιοτυπία- ηλεκτρονικό ταχυδρομείο)».

Ν. 3429/2005 (Α' 314) «Δημόσιες Επιχειρήσεις και Οργανισμοί (Δ.Ε.Κ.Ο.)»

Ν.1497/1984 (Α' 188) «Κύρωση Σύμβασης που καταργεί την υποχρέωση επικύρωσης των αλλοδαπών δημόσιων εγγράφων».

Ν.1599/1986 (Α' 75) «Σχέσεις κράτους- πολίτη, καθιέρωση νέου τύπου δελτίου ταυτότητας και άλλες διατάξεις».

Ν. 3528/2007 (Α' 26) «Κύρωση του Κώδικα Κατάστασης Δημοσίων Πολιτικών Διοικητικών Υπαλλήλων και Υπαλλήλων Ν.Π.Δ.Δ».

Ν. 4194/2013 (Α' 208) «Κώδικας Δικηγόρων».

Ν. 2830/2000 (α' 96) «Κώδικας Συμβολαιογράφων».

Ν. 3861/2010 (Α' 112) "Ενίσχυση της διαφάνειας με την υποχρεωτική ανάρτηση νόμων και πράξεων των κυβερνητικών, διοικητικών και αυτοδιοικητικών οργάνων στο διαδίκτυο «Πρόγραμμα Διαύγεια» και άλλες διατάξεις".

β) ΕΓΚΥΚΛΙΟΙ - ΕΓΓΡΑΦΑ

Αριθ. Δ6Δ 1058594 ΕΞ 2014/8.4.2014 έγγραφο του Προϊσταμένου της Γενικής Διεύθυνσης Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης και Ανθρώπινου Δυναμικού της Γενικής Γραμματείας Δημοσίων Εσόδων και επισυναπτόμενο σε αυτόαριθ. ΔΙΣΚΠΟ/Φ.15/οικ.8342/1.4.2014 όμοιο των Διευθύνσεων Σχέσεων Κράτους- Πολίτη και Απλούστευσης Διαδικασιών και Παραγωγικότητας της Γενικής Διεύθυνσης Διοικητικής Οργάνωσης και Διαδικασιών του Υπουργείου Διοικητικής Μεταρρύθμισης και Ηλεκτρονικής Διακυβέρνησης.

Με πληροφορίες από το εγχειρίδιο της Γενικής Γραμματείας Δημοσίων Εσόδων (http://www.publicrevenue.gr)