1. Η αναφορά στην Ε.Α.Δ. υποβάλλεται γραπτώς ή προφορικώς ή μέσω ηλεκτρονικής πλατφόρμας, προσβάσιμης και σε άτομα με αναπηρία. Η προφορική αναφορά είναι δυνατό να υποβληθεί μέσω τηλεφώνου ή άλλων συστημάτων φωνητικών μηνυμάτων, καθώς και μέσω προσωπικής συνάντησης με πρόσωπο που έχει οριστεί από την Ε.Α.Δ. εντός εύλογου χρονικού διαστήματος, κατόπιν αίτησης του αναφέροντος.
2. Η Ε.Α.Δ. προβαίνει:
α) στην άμεση επιβεβαίωση, σε κάθε περίπτωση εντός επτά (7) εργάσιμων ημερών από την παραλαβή της αναφοράς, εκτός αν ζητηθεί ρητώς κάτι διαφορετικό από τον αναφέροντα, ή η Ε.Α.Δ. εύλογα κρίνει ότι η επιβεβαίωση της αναφοράς μπορεί να θέσει σε κίνδυνο την προστασία της ταυτότητας του αναφέροντος,
β) στην προτεραιοποίηση αναφορών σοβαρών παραβιάσεων ή παραβιάσεων ουσιωδών διατάξεων που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του παρόντος,
γ) στην περάτωση της διαδικασίας, με την αρχειοθέτηση της αναφοράς και την κοινοποίηση της σχετικής απόφασης και των λόγων αυτής στον αναφέροντα, όταν: γα) δεν περιέχει περιστατικά, τα οποία στοιχειοθετούν παραβίαση του ενωσιακού δικαίου, ή περιέχει περιστατικά που δεν αποτελούν σοβαρές ενδείξεις για τέτοια παραβίαση, ή είναι προδήλως ήσσονος σημασίας, με αποτέλεσμα να μην απαιτείται περαιτέρω παρακολούθηση, ή γβ) πρόκειται για επαναλαμβανόμενη αναφορά, η οποία δεν περιλαμβάνει σημαντικές νέες πληροφορίες για παραβιάσεις σε σχέση με προηγούμενη αναφορά, εκτός αν οι νέες νομικές ή πραγματικές περιστάσεις δικαιολογούν διαφορετική παρακολούθηση, χωρίς όμως στην περίπτωση αυτή να θίγονται άλλες υποχρεώσεις ή άλλες εφαρμοστέες διαδικασίες για την αντιμετώπιση της αναφερόμενης παραβίασης, ή η προστασία που παρέχει ο παρών,
δ) στη διαβίβαση, εντός εύλογου χρονικού διαστήματος, πληροφοριών της αναφοράς στα αρμόδια όργανα της Ευρωπαϊκής Ένωσης για περαιτέρω διερεύνηση, εφόσον αυτό προβλέπεται από το ενωσιακό ή εθνικό δίκαιο,
ε) στη διαβίβαση, σε περίπτωση αναρμοδιότητας, της αναφοράς στα αρμόδια κατά περίπτωση, εθνικά ή ενωσιακά όργανα, εντός εύλογου χρονικού διαστήματος και με ασφαλή τρόπο, και την ενημέρωση του αναφέροντος χωρίς καθυστέρηση για τη διαβίβασή της, με εξαίρεση τις περιπτώσεις στις οποίες η Ε.Α.Δ. είναι η ίδια καθ’ ύλην αρμόδια να εξετάσει την αναφορά,
στ) στην επιμελή παρακολούθηση των αναφορών,
ζ) στην ενημέρωση του αναφέροντος, εντός εύλογου χρονικού διαστήματος, το οποίο δεν υπερβαίνει τους τρεις (3) μήνες, ή τους έξι (6) μήνες σε ειδικώς αιτιολογημένες περιπτώσεις,
η) στην κοινοποίηση στον αναφέροντα του τελικού αποτελέσματος των ερευνών που κινήθηκαν από την αναφορά.
3. Η Ε.Α.Δ. αναρτά στον διαδικτυακό της τόπο σε διακριτό, εύκολα αναγνωρίσιμο και προσβάσιμο τμήμα, πληροφορίες σχετικά με:
α) τη διαδικασία υποβολής αναφοράς,
β) τις προϋποθέσεις προστασίας δυνάμει του παρόντος,
γ) τα στοιχεία επικοινωνίας της, ιδίως τις ηλεκτρονικές και ταχυδρομικές διευθύνσεις, καθώς και τους αριθμούς τηλεφώνου, δηλώνοντας αν καταγράφονται οι τηλεφωνικές συνομιλίες,
δ) τη διαδικασία που εφαρμόζεται στις αναφορές παραβιάσεων, συμπεριλαμβανομένου του τρόπου με τον οποίο η Ε.Α.Δ. μπορεί να ζητήσει από τον αναφέροντα να διευκρινίσει τις αναφερόμενες πληροφορίες, ή να παράσχει συμπληρωματικές πληροφορίες, τη χρονική προθεσμία απάντησης στον αναφέροντα, καθώς και το είδος και το περιεχόμενο της απάντησης,
ε) το καθεστώς απορρήτου που ισχύει για τις αναφορές, και ιδίως τις πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, σύμφωνα με τα άρθρα 15 και 16, καθώς και τις σχετικές προβλέψεις του ενωσιακού και εθνικού δικαίου,
στ) τις ενέργειες παρακολούθησης που εφαρμόζονται στις αναφορές,
ζ) τα μέσα και τις διαδικασίες προστασίας κατά των αντιποίνων και τη διαθεσιμότητα εμπιστευτικών συμβουλών για πρόσωπα, που διατίθενται να υποβάλουν αναφορά,
η) τη δήλωση, η οποία αναφέρει ρητώς τους όρους υπό τους οποίους τα πρόσωπα που υποβάλλουν αναφορά στην Ε.Α.Δ. προστατεύονται από την ευθύνη λόγω παραβίασης του απορρήτου δυνάμει του άρθρου 19, καθώς, επίσης, και κατάλογο με στοιχεία επικοινωνίας των φορέων στήριξης των αναφερόντων.
4. Σε περίπτωση παραλαβής εξωτερικής αναφοράς από αναρμόδιο φορέα, ή από πρόσωπο της Ε.Α.Δ. που δεν είναι υπεύθυνο για τον χειρισμό αναφορών, απαγορεύεται η αποκάλυψη πληροφοριών που μπορεί να ταυτοποιήσουν τον αναφέροντα ή τον αναφερόμενο και η αναφορά διαβιβάζεται άμεσα και χωρίς τροποποίηση στην Ε.Α.Δ. ή, αντίστοιχα, στα πρόσωπα της Ε.Α.Δ. που είναι υπεύθυνα για τον χειρισμό των αναφορών.
5. Σε περίπτωση παραλαβής πληροφοριών σχετικά με παραβιάσεις που συμπεριλαμβάνουν εμπορικά απόρρητα, τα εν λόγω εμπορικά απόρρητα δεν χρησιμοποιούνται και δεν αποκαλύπτονται για σκοπούς που υπερβαίνουν το αναγκαίο μέτρο για την ορθή παρακολούθηση της αναφοράς.
6. Η Ε.Α.Δ. συνεργάζεται με τους αρμόδιους δημόσιους φορείς στους οποίους διαβιβάζεται η αναφορά, οι οποίοι έχουν την υποχρέωση να παρέχουν ενημέρωση σχετικά με την πορεία της εντός οριζόμενης προθεσμίας και σύμφωνα με συγκεκριμένη διαδικασία.
