1. Οι αρμόδιοι φορείς των Κεφαλαίων Γ’ και Δ’ τηρούν αρχεία για κάθε αναφορά που παραλαμβάνουν, σύμφωνα με τις απαιτήσεις εμπιστευτικότητας που προβλέπονται στο άρθρο 14. Οι αναφορές αποθηκεύονται για εύλογο και αναγκαίο χρονικό διάστημα, προκειμένου να είναι ανακτήσιμες και να τηρηθούν οι απαιτήσεις που επιβάλλονται από τον παρόντα, το ενωσιακό ή εθνικό δίκαιο και πάντως μέχρι την ολοκλήρωση κάθε έρευνας ή δικαστικής διαδικασίας που έχει εκκινήσει ως συνέπεια της αναφοράς σε βάρος του αναφερομένου, του αναφέροντος ή τρίτων προσώπων.
2. Όταν για την υποβολή αναφοράς χρησιμοποιείται τηλεφωνική γραμμή ή άλλο σύστημα τηλεφωνικών μηνυμάτων, επιτρέπεται η καταγραφή της συνομιλίας, εφόσον ο αναφέρων έχει νομίμως συγκατατεθεί. Οι αρμόδιοι φορείς των Κεφαλαίων Γ’ και Δ’ έχουν το δικαίωμα να τεκμηριώσουν την προφορική υποβολή αναφοράς είτε με καταγραφή της συνομιλίας σε σταθερή και ανακτήσιμη μορφή είτε με πλήρη και ακριβή μεταγραφή της συνομιλίας, που συντάσσεται από τα μέλη του προσωπικού τα οποία είναι υπεύθυνα για τον χειρισμό της αναφοράς, παρέχοντας στον αναφέροντα τη δυνατότητα να επαληθεύσει, να διορθώσει και να συμφωνήσει με τη μεταγραφή της συνομιλίας, υπογράφοντάς την.
3. Όταν για την υποβολή αναφοράς χρησιμοποιείται τηλεφωνική γραμμή ή άλλο σύστημα τηλεφωνικών μηνυμάτων χωρίς καταγραφή της συνομιλίας, οι αρμόδιοι φορείς των Κεφαλαίων Γ’ και Δ’ έχουν το δικαίωμα να τεκμηριώσουν την προφορική υποβολή αναφοράς με τη μορφή επακριβών πρακτικών της συνομιλίας, τα οποία συντάσσονται από το προσωπικό που είναι υπεύθυνο για τον χειρισμό της αναφοράς, παρέχοντας στον αναφέροντα τη δυνατότητα να επαληθεύσει, να διορθώσει και να συμφωνήσει με τα πρακτικά της συνομιλίας, υπογράφοντάς τα.
4. Όταν ένα πρόσωπο ζητήσει συνάντηση με το προσωπικό των αρμόδιων φορέων των Κεφαλαίων Γ’ και Δ’ για να υποβάλει αναφορά σύμφωνα με την παρ. 1 του άρθρου 10 και την παρ. 1 του άρθρου 12, με την επιφύλαξη της συναίνεσης του αναφέροντος, τηρούνται πλήρη και επακριβή πρακτικά της συνάντησης σε σταθερή και ανακτήσιμη μορφή, είτε με καταγραφή της συνομιλίας σε σταθερή και ανακτήσιμη μορφή, είτε με ακριβή πρακτικά της συνάντησης, που συντάσσονται από τα μέλη του προσωπικού τα οποία είναι υπεύθυνα για τον χειρισμό της αναφοράς, παρέχοντας στον αναφέροντα τη δυνατότητα να επαληθεύσει, να διορθώσει και να συμφωνήσει με τα πρακτικά της συνάντησης, υπογράφοντάς τα.
5. Σε περίπτωση άρνησης υπογραφής των πρακτικών που προβλέπονται στις παρ. 2, 3 και 4, γίνεται σχετική μνεία από τον συντάκτη του πρακτικού.
