Υπ. Εργασίας: Τρόπος τήρησης ατομικών ιατρικών φακέλων εργαζομένων (εγκύκλιος)

Το Υπουργείο Εργασίας και Κοινωνικής Ασφάλισης εξέδωσε εγκύκλιο για τον τρόπο τήρησης των ατομικών ιατρικών φακέλων των εργαζομένων, με σκοπό την αναβάθμιση του επιπέδου επίβλεψης της υγείας αυτών και τη διευκόλυνση του έργου των Ιατρών Εργασίας.

Η εγκύκλιος αυτή, παρέχει αναλυτικές διευκρινίσεις αναφορικά με τις απαιτήσεις της σχετικής νομοθεσίας, υποστηρίζοντας, έτσι, και την ευχερέστερη άσκηση του ελεγκτικού έργου των Επιθεωρητών Υγείας και Ασφάλειας.

Πιο αναλυτικά, για κάθε εργαζόμενο ο Iατρός Εργασίας της επιχείρησης με ευθύνη του καταρτίζει και τηρεί επικαιροποιημένο Α.Ι.Φ., μεριμνώντας για την προστασία του ιατρικού απορρήτου κατά τα αναφερόμενα στον ΓΚΠΠΔ και τον ν. 3418/2005 (Κώδικας Ιατρικής Δεοντολογίας) και σύμφωνα με τη νομοθεσία για την υγεία και ασφάλεια των εργαζομένων.

O A.I.Φ. θα πρέπει, ενδεικτικά, να περιέχει τα αναφερόμενα στοιχεία στο συνημμένο στην εγκύκλιο Παράρτημα I: «Περιεχόμενα Ατομικών Ιατρικών Φακέλων». Δικαιούνται να λαμβάνουν γνώση του φακέλου οι Επιθεωρητές Α.Υ.Ε  της αρμόδιας Υπηρεσίας της Επιθεώρησης Εργασίας και οι ιατροί του ασφαλιστικού οργανισμού, στον οποίο ανήκει ο εργαζόμενος, καθώς και ο ίδιος ο εργαζόμενος.  

Ιατρικά δεδομένα επιτρέπεται να συλλέγονται από τον Ιατρό Εργασίας (με την πραγματοποίηση εξετάσεων από τον ίδιο ή την παραπομπή του εργαζομένου για συμπληρωματικές ιατρικές εξετάσεις ή με επιμέλεια του ίδιου του εργαζομένου), προκειμένου να αποτελέσουν αντικείμενο επεξεργασίας, μόνο εφόσον αυτό είναι απολύτως απαραίτητο για την επίβλεψη της υγείας του εργαζόμενου και την εκτίμηση της καταλληλότητάς του για συγκεκριμένη εργασία.  

Ειδικότερα, οι επιχειρήσεις (όπως τράπεζες, super markets κ.λπ.) που διαθέτουν περισσότερα του ενός υποκαταστήματα σε μια πόλη, δύνανται να τηρούν τους Α.Ι.Φ. των εργαζομένων στο κεντρικό κατάστημα της επιχείρησης ή σε ένα εκ των υποκαταστημάτων της πόλης που θεωρείται καταλληλότερο για τη φύλαξή τους, σύμφωνα με τις ισχύουσες εγκύκλιες οδηγίες της Επιθεώρησης Εργασίας.  

Στην ειδική περίπτωση απασχόλησης εργαζομένων σε χώρο τρίτου (έμμεσου εργοδότη), π.χ. μέσω Εταιρειών Προσωρινής Απασχόλησης (ΕΠΑ-άμεσος εργοδότης), είναι δυνατή η τήρηση των Α.Ι.Φ. και των βιβλίων υποδείξεων του ιατρού Εργασίας στο χώρο του άμεσου εργοδότη για λόγους ολοκληρωμένης παρακολούθησης του εργαζομένου που παραχωρείται σε (ενδεχομένως διαφορετικές κάθε φορά) επιχειρήσεις, αλλά και ευχερούς ελέγχου εκ μέρους των Επιθεωρητών Α.Υ.Ε.

Διευκρινίζεται ότι τα ανωτέρω δεν αφορούν τις βεβαιώσεις καταλληλότητας των εργαζομένων οι οποίες θα πρέπει σε κάθε περίπτωση να τηρούνται στην εκάστοτε επιχείρηση/υποκατάστημα/ παράρτημα, ανεξαρτήτως του αριθμού απασχολούμενων εργαζομένων.

Τρόπος τήρησης ατομικού ιατρικού φακέλου

Σύμφωνα με τις κείμενες διατάξεις (άρθρ. 18 ΚΝΥΑΕ, άρθρ. 14 ν. 3418/2005), ο Ατομικός Ιατρικός Φάκελος  και η Βεβαίωση Καταλληλότητας μπορούν να τηρούνται είτε σε έντυπη, είτε σε ηλεκτρονική μορφή. Ο εργοδότης θεωρείται ως «υπεύθυνος επεξεργασίας», κατά την έννοια των διατάξεων του ΓΚΠΠΔ και, συνεπώς, βαρύνεται με τις υποχρεώσεις που απορρέουν από τις ανωτέρω διατάξεις,  ιδίως δε τις υποχρεώσεις τήρησης της εμπιστευτικότητας και της ασφάλειας της επεξεργασίας με τη λήψη κατάλληλων οργανωτικών και τεχνικών μέτρων. Ο εκάστοτε ιατρός Εργασίας είναι ο «εκτελών την επεξεργασία» και φέρει εκ της ιδιότητας αυτής όλες τις υποχρεώσεις που απορρέουν από τον ΓΚΠΠΔ για τους εκτελούντες την επεξεργασία. 

Έντυπη τήρηση

Η τήρηση και φύλαξη των Α.Ι.Φ. πρέπει να γίνεται με τέτοιο τρόπο ώστε να προστατεύεται το ιατρικό απόρρητο με μέριμνα, υποχρέωση και ευθύνη τόσο των εργοδοτών όσο και των Ιατρών Εργασίας. Οι επιχειρήσεις οφείλουν να μην παραβιάζουν το ιατρικό απόρρητο και να θέτουν στη διάθεση των ιατρών Εργασίας τα απαραίτητα μέσα για την αποτελεσματικότερη άσκηση των καθηκόντων τους. 

Για τους παραπάνω λόγους, οι επιχειρήσεις πρέπει να διαθέτουν χώρους/εγκαταστάσεις και διαδικασίες που προστατεύουν και διαφυλάσσουν την ακεραιότητα των Ατομικών Ιατρικών Φακέλων/Βεβαιώσεων Καταλληλότητας, εξασφαλίζουν το απόρρητο τους σύμφωνα με την κείμενη νομοθεσία και διευκολύνουν την πρόσβαση του ιατρού Εργασίας και των Επιθεωρητών Α.Υ.Ε. της αρμόδιας Υπηρεσίας της Επιθεώρησης Εργασίας κατά την άσκηση των καθηκόντων τους.  Έτσι, πέραν εξατομικευμένων μέτρων και διαδικασιών προστασίας του απορρήτου που ακολουθούνται σε κάθε επιχείρηση, ο ιατρός Εργασίας οφείλει να φυλάσσει τους έντυπους Α.Ι.Φ. και τις Βεβαιώσεις Καταλληλότητας σε ερμάρια, χώρους ή φοριαμούς που κλειδώνουν, διατηρώντας το κλειδί σε ασφαλές σημείο, κατ’ ελάχιστον μέσα σε σφραγισμένο φάκελο, ο οποίος φέρει στο κλείσιμό του την ημερομηνία, την ιδιότητα, το ονοματεπώνυμο και την υπογραφή του τελευταίου αρμόδιου προσώπου που είχε πρόσβαση σε αυτούς (Ιατρό Εργασίας ή Επιθεωρητές Α.Υ.Ε).  

Ηλεκτρονική τήρηση

Ο Α.Ι.Φ. δύναται να τηρείται και σε ηλεκτρονική μορφή, σύμφωνα με τις διατάξεις του Κώδικα Ιατρικής Δεοντολογίας και τις σχετικές με την προστασία προσωπικών δεδομένων διατάξεις.

Ο εργοδότης οφείλει να τηρεί τις κατάλληλες προδιαγραφές ηλεκτρονικής εφαρμογής επεξεργασίας των Α.Ι.Φ. έτσι ώστε εκτός της διασφάλισης προστασίας ευαίσθητων προσωπικών δεδομένων και ιατρικού απορρήτου,  να μην εμποδίζει τη λήψη γνώσης αυτών κατ’ άρθρο 18 παρ. 9 του ΚΝΥΑΕ από τους Επιθεωρητές Α.Υ.Ε. της αρμόδιας Υπηρεσίας της Επιθεώρησης Εργασίας, από τους ιατρούς του ασφαλιστικού οργανισμού, στον οποίο ανήκει ο εργαζόμενος, καθώς και από τον ίδιο τον εργαζόμενο, στους οποίους όλους μπορεί να παρέχεται σχετική πρόσβαση κατ’ άρθρο 9 παρ. 2 στοιχείο β) και στοιχείο η) και κατ’ άρθρο 15 του ΓΚΠΠΔ.

Πιο συγκεκριμένα οι ως άνω προδιαγραφές εφαρμογής ηλεκτρονικής τήρησης θα πρέπει να περιλαμβάνουν:

1. κρυπτογράφηση των δεδομένων υγείας των εργαζομένων

2.αυστηρό περιορισμό της πρόσβασης μόνο στον Ιατρό Εργασίας και στο βοηθητικό προσωπικό αυτού, δεσμευόμενο από ιατρικό ή άλλο απόρρητο

3.ασφαλείς μηχανισμούς αναγνώρισης και αυθεντικοποίησης των χρηστών, ασφάλεια στη διαμόρφωση των υπολογιστικών συστημάτων και του δικτύου που θα φιλοξενεί την εφαρμογή

4. λειτουργία αρχείων καταγραφής

5. ύπαρξη πολιτικής λήψης αντιγράφων ασφαλείας, ασφαλή καταστροφή των προσωπικών δεδομένων

6. μέτρα φυσικής ασφάλειας αλλά και προστασίας από κακόβουλο λογισμικό όλων των υπολογιστικών συστημάτων επεξεργασίας με αντιϊκά προγράμματα και, 

7. ενημέρωση των εργαζομένων για την επεξεργασία των προσωπικών τους δεδομένων και τον τρόπο άσκησης των δικαιωμάτων τους. 

Χρόνος υποχρέωσης τήρησης Α.Ι.Φ.

Σε περίπτωση αποχώρησης εργαζομένου από την εργασία του, ο Α.Ι.Φ. υποχρεωτικά διαφυλάσσεται στην επιχείρηση για 20 τουλάχιστον χρόνια, πλην των περιπτώσεων όπου από τις σχετικές διατάξεις το θέμα ρυθμίζεται διαφορετικά. Σε κάθε περίπτωση, προστατεύεται το ιατρικό απόρρητο σύμφωνα με τα προαναφερθέντα και ο εργαζόμενος έχει πρόσβαση στα στοιχεία του Α.Ι.Φ. του και δικαιούται αντίγραφο αυτού.

Τέλος, για το περιεχόμενο των Α.Ι.Φ., ως προς την καταγραφή των πραγματοποιηθεισών εργαστηριακών και άλλων ιατρικών εξετάσεων, σύμφωνα με τις τρέχουσες πρακτικές της Ιατρικής της Εργασίας ή τυχόν επιμέρους νομοθετικές/κανονιστικές ρυθμίσεις, καθώς και την Βεβαίωση Καταλληλότητας επισυνάπτονται στην εγκύκλιο (Παραρτήματα Ι και ΙΙ) προτυποποιημένα υποδείγματα που εκπονήθηκαν από την Ελληνική Εταιρεία Ιατρικής Εργασίας και Περιβάλλοντος, με σκοπό την επιπρόσθετη διευκόλυνση του έργου των Ιατρών Εργασίας.

Δείτε αναλυτικά την εγκύκλιο στο ypergasias.gov.gr.