Το δικαίωμα λήψης αντιγράφου δεδομένων μπορεί να ικανοποιείται επαρκώς με την επί τόπου μελέτη των εγγράφων (ΑΠΔΠΧ 47/2023)

Επιμέλεια: Δημήτρης Βέρρας

Η παροχή αντιγράφου των δεδομένων, όπως αυτή προβλέπεται από το άρθρο 15 παρ.3 ΓΚΠΔ, δεν καθιστά υποχρεωτική τη χορήγηση αυτών, αλλά μπορεί να ικανοποιείται επαρκώς και με την πρόσκληση του υποκειμένου για επί τόπου μελέτη τους.

Αυτό έκρινε η Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα σε απόφασή της επί καταγγελίας υποκειμένου των δεδομένων για τη μη ικανοποίηση αιτήματος πρόσβασης σε προσωπικά δεδομένα. Κρίσιμα στοιχεία για την αναγνώριση του «εναλλακτικού» αυτού τρόπου για την ικανοποίηση του δικαιώματος, όπως αυτά ελήφθησαν υπόψιν από την Αρχή, υπήρξαν αφενός η στάθμιση του δικαιώματος πρόσβασης έναντι των δικαιωμάτων των προσώπων που αναφέρονται στα έγγραφα, αφετέρου ο σκοπός του δικαιώματος πρόσβασης, ο οποίος δεν είναι, σύμφωνα με την Αρχή, η «προστασία ετέρων δικαιωμάτων ή εννόμων συμφερόντων» του υποκειμένου.

Με βάση το σκεπτικό αυτό, η Αρχή δικαίωσε τον καταγγελλόμενο Πολιτιστικό Σύλλογο για την άρνησή του να χορηγήσει αντίγραφα των εγγράφων που είχαν ζητηθεί, απευθύνοντάς του επίπληξη μόνον για την απουσία αιτιολογίας στην απορριπτική του απάντηση.

Ιστορικό

Η Αρχή δέχθηκε την καταγγελία υποκειμένου των δεδομένων για τη μη ικανοποίηση των πολλαπλών αιτημάτων πρόσβασης στα προσωπικά δεδομένα της κατά τα έτη 2017-2021. Σύμφωνα με την καταγγελία, η καταγγέλλουσα είχε ήδη από έτους 2017 ζητήσει τη χορήγηση αντιγράφων πρακτικών συνεδριάσεων του διοικητικού συμβουλίου και της γενικής συνέλευσης Πολιτιστικού Συλλόγου, με το αρχικό αυτό αίτημά της να μην απαντάται. Η καταγγέλλουσα επανέλαβε το αίτημά της το 2019, για να λάβει αρνητική επ’ αυτού απάντηση. Το αίτημα επανυποβλήθηκε τον Μάιο του 2021, όταν και απορρίφθηκε εκ νέου, αλλά και τον Οκτώβριο του ίδιου έτους, με τον καταγγελλόμενο Σύλλογο να το απορρίπτει ως ήδη απαντηθέν.

Κληθείς από την εποπτική αρχή προς υποβολή απόψεων, ο καταγγελλόμενος Πολιτιστικός Σύλλογος υποστήριξε πως το αρχικό αίτημα του 2017 δεν έχρηζε απάντησης, καθώς η χορήγηση αντιγράφων αφορούσε τη λύση της συνεργασίας των δύο μερών, η οποία ωστόσο είχε στη συνέχεια ανανεωθεί, ως εκ τούτου «η δικαιολογητική βάση του αιτήματος εξέλιπε».

Ως προς το δεύτερο αίτημα, του 2019, ο Σύλλογος ισχυρίστηκε πως κάλεσε την καταγγέλλουσα στα γραφεία του, προκειμένου αυτή να διαβάσει τα πρακτικά που την αφορούσαν, όπως προβλέπει το Καταστατικό του, σύμφωνα με το οποίο τα μέλη μπορούν να διαβάζουν τα πρακτικά και όχι να λαμβάνουν αντίγραφα. Σύμφωνα με τον Σύλλογο, η καταγγέλλουσα προσήλθε στα γραφεία του, διάβασε τα πρακτικά και αποχώρησε. Η ίδια πρακτική ακολουθήθηκε και στο τρίτο αίτημα της καταγγέλλουσας, για τον λόγο αυτό «οι λοιπές αιτήσεις της καταγγέλλουσας έχουν απαντηθεί».

Κατά τούτο, ο Σύλλογος επεσήμανε πως, κατά την άποψή του, το δικαίωμα πρόσβασης της καταγγέλλουσας στα πρακτικά που την αφορούν ικανοποιήθηκε πλήρως δύο φορές, ενώ η συνεχιζόμενη υποβολή αιτημάτων «ελέγχεται ως καταχρηστική».

Κατά τη συνεδρίαση της Αρχής, στην οποία η καταγγέλλουσα δεν παρέστη, ο καταγγελλόμενος Σύλλογος προσέθεσε και έτερους δικαιολογητικούς λόγους σχετικά με τον τρόπο που ανταποκρίθηκε στα αιτήματα που είχε λάβει. Σύμφωνα με τον Σύλλογο, η χορήγηση αντιγράφων των πρακτικών όχι μόνο δεν προβλέπεται στο Καταστατικό, αλλά και βρίσκει εμπόδιο στο πλήθος των προσωπικών δεδομένων τρίτων προσώπων, που περιέχονται στα πρακτικά αυτά. Άλλωστε, «σε πολλαπλές περιστάσεις, γνωστοποιήθηκε μέσω του Διοικητικού Συμβουλίου στην καταγγέλλουσα ότι μπορεί να λαμβάνει γνώση των πρακτικών του Συλλόγου που την αφορούν με επί τόπου μελέτη στα γραφεία του Συλλόγου».

Παράλληλα, ερωτηθείς από την Αρχή ως προς την ανταπόκρισή του στο αίτημα της καταγγέλλουσας για παροχή αντιγράφων «των σημείων των πρακτικών του Διοικητικού Συμβουλίου που την αφορούσαν» και τα οποία ήταν «απαραίτητα για την άσκηση των νομίμων δικαιωμάτων της», ο Σύλλογος ισχυρίστηκε πως η καταγγέλλουσα «δεν προσδιόρισε τον σκοπούμενο τρόπο άσκησης των δικαιωμάτων της», ώστε αυτός «να είναι σε θέση να ανταποκριθεί ειδικότερα στο εν λόγω αίτημα».

Η απόφαση της Αρχής

Αναλύοντας το περιεχόμενο των τεσσάρων αιτημάτων που αναφέρονταν στην καταγγελία, η Αρχή έκρινε πως αιτήματα πρόσβασης στα προσωπικά δεδομένα αποτελούν το πρώτο και το τελευταίο εξ αυτών, καθώς το δεύτερο δεν αποτελούσε αίτημα, αλλά υπόμνηση του προ διετίας υποβληθέντος, ενώ το τρίτο δεν περιείχε αίτημα λήψης αντιγράφων με αναφορά σε δεδομένα της καταγγέλλουσας.

Δεδομένου πως τα αιτήματα αυτά υποβλήθηκαν υπό διαφορετικό νομοθετικό πλαίσιο, η Αρχή εξέτασε αυτά με βάση τις διατάξεις που ίσχυαν κατά τον χρόνο υποβολής τους.

Ως προς το αίτημα του έτους 2017, η Αρχή εξέτασε το δικαίωμα πρόσβασης σύμφωνα με την Οδηγία 95/46 και τον Ν.2472/1997 και κατέληξε πως «η ικανοποίηση του αιτήματος της καταγγέλλουσας με επί τόπου μελέτη των πρακτικών, κρίνεται ως ικανοποιητικός τρόπος ανταπόκρισης στο αίτημα πρόσβασης της καταγγέλλουσας». Παράβαση διαπιστώθηκε ως προς την προθεσμία ικανοποίησης του άρθρου 12 παρ.4 Ν.2472/1997, με την Αρχή να κρίνει πως «ο ως άνω νόμος έχει ήδη καταργηθεί και συνεπώς η οποιαδήποτε παραβίαση προς την τήρηση της ως άνω διάταξης εκ μέρους του καθ’ ου ως υπευθύνου επεξεργασίας δεν επιφέρει πλέον οποιαδήποτε κύρωση».

Αναλυτικότερη υπήρξε η σκέψη της Αρχής ως προς το δεύτερο (και τέταρτο χρονικά) αίτημα, το οποίο υποβλήθηκε μετά την έναρξη εφαρμογής του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων.

Η Αρχή απέρριψε τον ισχυρισμό του καταγγελλόμενου περί μη πρόβλεψης του Καταστατικού του σε δικαίωμα λήψης αντιγράφων των πρακτικών, επισημαίνοντας πως «η έλλειψη διάταξης του καταστατικού για τη δυνατότητα των μελών να λαμβάνουν αντίγραφα των πρακτικών, ουδόλως παρεμποδίζει την ικανοποίηση του δικαιώματος πρόσβασης με την παροχή αντιγράφου των δεδομένων που τηρούνται στα εν λόγω βιβλία», ενώ «ούτε άλλωστε δύναται να θεωρηθεί η έλλειψη διάταξης του καταστατικού για τη δυνατότητα των μελών να λαμβάνουν αντίγραφα των πρακτικών, ως παραίτηση των μελών από το κατοχυρούμενο με το άρθρο 15 παρ. 3 ΓΚΠΔ δικαίωμά τους να λαμβάνουν αντίγραφα των δεδομένων τους που υφίστανται επεξεργασία».

Άλλωστε, όπως επεσήμανε η Αρχή, «βάσει της ιεραρχίας των κανόνων δικαίου, οι δικαιοπραξίες – και συνεπώς οι καταστατικές πράξεις των σωματείων - αποτελούν, σύμφωνα με τη διδασκαλία που δέχεται τον χαρακτήρα των τελευταίων ως πηγών του Δικαίου, την κατώτατη βάση των κανόνων δικαίου».

Ως προς τον τρόπο παροχής αντιγράφου των δεδομένων, κατά την πρόβλεψη του άρθρου 15 παρ.3 ΓΚΠΔ, η Αρχή επικαλέστηκε τις Κατευθυντήριες Γραμμές 1/2022 ΕΣΠΔ για το δικαίωμα πρόσβασης, σύμφωνα με τις οποίες η παροχή αυτή εξυπηρετεί τον σκοπό του δικαιώματος πρόσβασης να παρέχει τη δυνατότητα στο υποκείμενο των δεδομένων να λαμβάνει γνώση και να επαληθεύει τη νομιμότητα της επεξεργασίας. Σύμφωνα με την απόφαση, «σε ορισμένες περιστάσεις, ενδέχεται να υφίστανται άλλοι κατάλληλοι τρόποι για την ικανοποίηση του δικαιώματος πρόσβασης,  και ο υπεύθυνος επεξεργασίας μπορεί να εξασφαλίζει το δικαίωμα πρόσβασης του υποκειμένου, μέσω άλλων εναλλακτικών, για παράδειγμα μέσω προφορικής πληροφόρησης, μέσω μελέτης των αρχείων, μέσω επί τόπου ή απομακρυσμένης πρόσβασης, χωρίς δυνατότητα λήψης.  Το δικαίωμα λήψης αντιγράφου των δεδομένων δεν νοείται πάντοτε ως δικαίωμα του υποκειμένου να λαμβάνει αντίγραφο των εγγράφων που περιέχουν τα δεδομένα του, αλλά ως δικαίωμα να λαμβάνει ακριβές αντίγραφο των δεδομένων του που υφίστανται επεξεργασία σε αυτά τα έγγραφα».

Ακολούθως, και επικαλούμενη την απόφαση C-487/21 του ΔΕΕ (Österreichische Datenschutzbehörde) για το δικαίωμα πρόσβασης, η Αρχή παρατήρησε πως «σε περίπτωση σύγκρουσης μεταξύ, αφενός, της άσκησης του δικαιώματος πλήρους πρόσβασης στα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα και, αφετέρου, των δικαιωμάτων ή των ελευθεριών τρίτων, θα πρέπει να γίνει στάθμιση των επίμαχων δικαιωμάτων και “Οσάκις είναι δυνατόν, θα πρέπει να επιλέγονται τρόποι κοινοποίησης των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα οι οποίοι δεν προσβάλλουν τα δικαιώματα ή τις ελευθερίες τρίτων, λαμβανομένου, εντούτοις, υπόψη ότι, όπως προκύπτει από την αιτιολογική σκέψη 63 ΓΚΠΔ, τέτοιοι παράγοντες δεν πρέπει να έχουν ως αποτέλεσμα την άρνηση παροχής κάθε πληροφορίας στο υποκείμενο των δεδομένων”». 

Με το σκεπτικό αυτό, η Αρχή κατέληξε πως η πρόσκληση της καταγγέλλουσας σε επί τόπου μελέτη των εγγράφων που περιλαμβάνουν τα προσωπικά δεδομένα της αποτέλεσε επαρκή ικανοποίηση του αιτήματος πρόσβασης του άρθρου 15 παρ.1 και 3 ΓΚΠΔ.

Όπως ειδικότερα κρίθηκε, «ο σκοπός που εξυπηρετείται με τη διάταξη του άρθρου 15 παρ. 3 ΓΚΠΔ, συνίσταται στην παροχή διαφάνειας προς το υποκείμενο των δεδομένων, προκειμένου να καθίσταται δυνατή η επίγνωση και η επαλήθευση της νομιμότητας της επεξεργασίας. Εξ αυτού, συνάγεται ότι το δικαίωμα λήψης αντιγράφου του άρθρου 15 παρ. 3 ΓΚΠΔ, δεν κατοχυρώνεται, κατ’ αρχήν, με σκοπό την προστασία έτερων δικαιωμάτων ή εννόμων συμφερόντων, όπως λόγου χάρη την άσκηση δικαιώματος δικαστικής προστασίας, η οποία δύναται πάντως να επιτευχθεί με έτερα μέσα (βλ. ΑΚ 902 και ΚΠολΔ 450-451 για την επίδειξη εγγράφων, ΚΠολΔ 683703 για την ειδική διαδικασία των ασφαλιστικών μέτρων). Κατά τούτο, η εναλλακτική πρόταση του καθ’ ου υπευθύνου επεξεργασίας για επί τόπου μελέτη των πρακτικών του Συλλόγου, όπως προβλήθηκε και τεκμηριώθηκε ενώπιον της Αρχής, κρίνεται εν προκειμένω ως επαρκής και μη αντιβαίνουσα προς το σκοπό των διατάξεων που εξυπηρετούν τα άρθρα 15 παρ. 1 και 3 ΓΚΠΔ».

Η μοναδική ένσταση της Αρχής, όπως και στην πρώτη περίπτωση του πεδίου εφαρμογής της προϊσχύσασας νομοθεσίας, ήταν σχετικά με τον τρόπο με τον οποίο ο Πολιτιστικός Σύλλογος απάντησε στην καταγγέλλουσα.

Σύμφωνα με την απόφαση, ο υπεύθυνος επεξεργασίας έχει την υποχρέωση να απαντά αιτιολογημένα στο αίτημα πρόσβασης, ακόμη και αρνητικά, «ενώ η άρνηση ικανοποίησης του ασκηθέντος δικαιώματος πρόσβασης θα πρέπει να λαμβάνει χώρα εγγράφως, με αναλυτική παράθεση και επαρκή τεκμηρίωση των σχετικών λόγων απόρριψης εκ μέρους του υπευθύνου επεξεργασίας,  προκειμένου να πληρούνται η προϋπόθεση διαφανούς ενημέρωσης, κατ’ άρθρον 12 παρ. 1 ΓΚΠΔ».

Στην προκείμενη περίπτωση, η απόρριψη του αιτήματος της καταγγέλλουσας μέσω επιστολής του Συλλόγου δεν περιείχε την απαιτούμενη αιτιολογία και τεκμηρίωση των λόγων απόρριψης του αιτήματος, «ενώ η προφορική ενημέρωσή της αναφορικά με τους λόγους απόρριψης του αιτήματός της δε δύναται να θεωρηθεί ως επαρκώς αιτιολογημένη και τεκμηριωμένη απόρριψη του αιτήματος της για πρόσβαση σε δεδομένα που την αφορούν».

Παράλληλα, η Αρχή παρατήρησε πως «σε περίπτωση που η παροχή αντιγράφου δύναται να επηρεάσει δυσμενώς τα δικαιώματα και τις ελευθερίες άλλων προσώπων κατά το άρθρο 15 παρ. 4 ΓΚΠΔ, όπως εν προκειμένω προβάλλεται από τον καθ’ ου σύλλογο, δύναται να θεωρηθεί αναγκαία η εξειδίκευση του αιτήματος πρόσβασης, προκειμένου ο υπεύθυνος επεξεργασίας να είναι σε θέση να εξετάσει, στο πλαίσιο της αρχής της λογοδοσίας, αν τίθεται ζήτημα δυσμενούς επίδρασης στα δικαιώματα και στις ελευθερίες των άλλων, και συνεπώς αν συντρέχει νόμιμος λόγος μη χορήγησης των δεδομένων. Ωστόσο, με βάση την αρχή της λογοδοσίας, συμφώνως προς το άρθρο 5 παρ. 2 ΓΚΠΔ, είναι καθήκον του υπευθύνου επεξεργασίας να διευκολύνει την άσκηση του δικαιώματος του υποκειμένου, συμφώνως προς το άρθρο 12 παρ. 2 ΓΚΠΔ, καλώντας το να εξειδικεύσει το αίτημα πρόσβασης, προκειμένου να είναι σε θέση να ικανοποιήσει το ασκούμενο δικαίωμα διαφυλάσσοντας ταυτόχρονα τυχόν δεδομένα τρίτων προσώπων». 

Στην υπό εξέταση περίπτωση, ο καταγγελλόμενος Σύλλογος απέρριψε το αίτημα πρόσβασης της καταγγέλλουσας στα σημεία των πρακτικών που την αφορούν χωρίς την παράθεση αιτιολογίας, προβάλλοντας μάλιστα τον σχετικό ισχυρισμό μόνο ενώπιον της Αρχής.

Η Αρχή διαπίστωσε την παραβίαση των διατάξεων του άρθρου 12 παρ.1 και 2 συνδ. 15 παρ.1 και 3 και απηύθυνε επίπληξη.