1. Ο συντονιστής ενεργοποιεί τη δυνατότητα υποβολής αιτήματος/πρότασης ορισμού συνάντησης. Στη συνέχεια, οι συμμετέχοντες πιστωτές δύνανται να υποβάλουν αίτημα-πρόταση ορισμού συνάντησης, μέσω του Συστήματος. Το αίτημα περιλαμβάνει το θέμα της συνάντησης, τον τόπο (Διεύθυνση: Οδός, Αριθμός, ΤΚ, Πόλη), και το χρόνο (Ημερομηνία και ώρα).
2. Το Σύστημα ενημερώνει μέσω μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου το Συντονιστή και τον οφειλέτη για την υποβολή αιτήματος-πρότασης ορισμού συνάντησης. Το μήνυμα περιλαμβάνει:
α) στοιχεία του αιτούντος, τα οποία περιλαμβάνουν τον Αριθμό Φορολογικού Μητρώου (ΑΦΜ) του πιστωτή, την Επωνυμία (για νομικά πρόσωπα) ή το Ονοματεπώνυμο/Πατρώνυμο (για φυσικά πρόσωπα),
β) το θέμα της συνάντησης,
γ) τον τόπο με αναφορά στη Διεύθυνση (Οδός, Αριθμός, ΤΚ, Πόλη), και
δ) το χρόνο με αναφορά στην ημερομηνία και ώρα.
3. Ο συντονιστής με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μέσω του Συστήματος ενημερώνει τους συμμετέχοντες πιστωτές για το αίτημα-πρόταση ορισμού συνάντησης και τους καλεί σε ψηφοφορία εντός πέντε (5) ημερών επί αυτού. Ταυτόχρονα ενεργοποιεί στο σύστημα την ψηφοφορία επί του αιτήματος ορισμού συνάντησης.
4. Με τη λήξη της πενθήμερης προθεσμίας, ο συντονιστής μέσω του Συστήματος, ελέγχει με βάση το πεδίο «Ποσοστό συμμετεχόντων», του συγκεντρωτικού πίνακα οφειλών, αν οι συμμετέχοντες πιστωτές που επιθυμούν την πραγματοποίηση συνάντησης συγκεντρώνουν το 1/3 του συνόλου των απαιτήσεων που συμμετέχουν στη διαδικασία. Ο έλεγχος πραγματοποιείται με βάση το πεδίο «Ποσοστό συμμετεχόντων» του συγκεντρωτικού πίνακα οφειλών.
5. Σε περίπτωση που οι συμμετέχοντες πιστωτές που επιθυμούν την πραγματοποίηση συνάντησης συγκεντρώνουν το 1/3 του συνόλου των απαιτήσεων που συμμετέχουν, ο Συντονιστής ενημερώνει με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω του Συστήματος τους συμμετέχοντες πιστωτές, τον οφειλέτη και τον τυχόν εμπειρογνώμονα, σε περίπτωση που αυτό κριθεί απαραίτητο από τους συμμετέχοντες, για την πραγματοποίηση της συνάντησης. Το μήνυμα περιλαμβάνει τον αύξοντα αριθμό της συνάντησης, το θέμα της συνάντησης, τον τόπο (Διεύθυνση: Οδός, Αριθμός, ΤΚ, Πόλη), και τον χρόνο (ημερομηνία, ώρα).
6. Μετά την πραγματοποίηση της συνάντησης, ο συντονιστής συντάσσει και φορτώνει στο σύστημα σχετικό πρακτικό.
7. Σε περίπτωση που η επίλυση ενός θέματος δεν ολοκληρωθεί σε μία συνάντηση, ο συντονιστής δύναται να ορίσει επαναληπτικές συναντήσεις. Για τον ορισμό και την πραγματοποίηση επαναληπτικής συνάντησης, ο συντονιστής ενημερώνει με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω του Συστήματος τους συμμετέχοντες πιστωτές, τον οφειλέτη και τον τυχόν εμπειρογνώμονα, σε περίπτωση που αυτό κριθεί απαραίτητο από τους συμμετέχοντες. Το μήνυμα περιλαμβάνει τον αύξοντα αριθμό της συνάντησης, το θέμα της συνάντησης, τον τόπο (Διεύθυνση: Οδός, Αριθμός, ΤΚ, Πόλη), και το χρόνο (ημερομηνία και ώρα). Μετά την πραγματοποίηση κάθε επαναληπτικής συνάντησης, ο συντονιστής συντάσσει και φορτώνει στο σύστημα σχετικό πρακτικό.
8. Σε περίπτωση που οι συμμετέχοντες πιστωτές που επιθυμούν την πραγματοποίηση συνάντησης δεν συγκεντρώνουν το 1/3 του συνόλου των απαιτήσεων που συμμετέχουν, ο συντονιστής ενημερώνει με μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μέσω του Συστήματος τον οφειλέτη και τους συμμετέχοντες πιστωτές για την αποτυχία του αιτήματος/πρότασης ορισμού συνάντησης.
