Χορήγηση πληροφοριών από τον υπηρεσιακό φάκελο υπαλλήλου (ΝΣΚ 90/2023)

Με την υπ’ αριθμ. 90/2023 Γνωμοδότησή του, το Δ’ Τμήμα του Νομικού Συμβουλίου του Κράτους εξέτασε το ζήτημα του κατά πόσον δύναται η ερωτώσα Υπηρεσία να χορηγήσει σε ιδιώτη πληροφορίες, που περιλαμβάνονται στον ατομικό - υπηρεσιακό φάκελο υπαλλήλου της και αφορούν άδεια άσκησης δεύτερης εργασίας, με επίκληση εννόμου συμφέροντος της αιτούσης λόγω της ιδιότητάς της ως κατηγορούμενης σε ποινική δίκη.

Επί του ζητήματος αυτού, το ΝΣΚ γνωμοδότησε πως η υπηρεσία υποχρεούται να ικανοποιήσει το υποβληθέν αίτημα, πληροφορώντας την αιτούσα, κατ’ αρχήν, για την έκδοση ή μη άδειας για άσκηση ιδιωτικού έργου ή εργασίας του υπαλλήλου, και σε καταφατική περίπτωση, να χορηγήσει σ’ αυτήν αντίγραφο της άδειας προς πλήρη ικανοποίηση του δικαιώματος πρόσβασης στα διοικητικά έγγραφα και με σκοπό την αποτελεσματική προστασία του δικαιώματος δικαστικής προστασίας της αιτούσας, με προηγούμενη ενημέρωση του υποκειμένου των δεδομένων αυτών και δέσμευση της αιτούσας για χρησιμοποίηση του εγγράφου αποκλειστικά στην εκκρεμή ποινική δίκη.

Ιστορικό

Με αίτησή της προς την Γενική Γραμματεία Αντεγκληματικής Πολιτικής (ΓΓΑΠ) του Υπουργείου Προστασίας του Πολίτη, Δικηγόρος ζήτησε να πληροφορηθεί εάν υπάλληλος του κλάδου ΔΕ Προσωπικού Εξωτερικής Φρούρησης, αρμοδιότητας της ΓΓΑΠ, που υπηρετεί στην Εξωτερική Φρουρά Φυλακών, είχε ειδική άδεια για δεύτερη εργασία, για ποιο χρονικό διάστημα και ποιο είναι το ακριβές αντικείμενο αυτής. Προς θεμελίωση του αιτήματός της, η αιτούσα επικαλέσθηκε έννομο συμφέρον λόγω της ιδιότητάς της ως κατηγορουμένης σε εκκρεμή ποινική δίκη, προσκομίζοντας Κλητήριο Θέσπισμα του Εισαγγελέα Εφετών Εύβοιας, σύμφωνα με το οποίο αυτή κλήθηκε ως κατηγορούμενη ενώπιον του Τριμελούς Εφετείου Πλημμελημάτων Εύβοιας, προκειμένου να δικασθεί για το αδίκημα της συκοφαντικής δυσφήμησης σε βάρος του εγκαλούντος υπαλλήλου, και ειδικότερα διότι αυτή «ισχυρίστηκε και διέδωσε για τον εγκαλούντα, ενώπιον τρίτων, «γεγονότα που μπορούσαν να βλάψουν την τιμή και την υπόληψή του, γνωρίζοντας ότι τα γεγονότα αυτά είναι ψευδή και συγκεκριμένα… ότι “κάνει παράνομα δεύτερη δουλειά” και “αφήνει ατάιστο το παιδί του…”».

Η Γνώμη του ΝΣΚ (απόσπασμα)

16. Περαιτέρω, όσον αφορά την άδεια άσκησης ιδιωτικού έργου ή εργασίας με αμοιβή, που εκδίδεται από τον αρμόδιο υπουργό και χορηγείται σε υπάλληλο του Δημοσίου, κατόπιν αίτησής του και υπό τις προϋποθέσεις του άρθρου 31 του Υ.Κ., αποτελεί διοικητικό έγγραφο, κατά την έννοια του άρθρου 5 του ΚΔΔιαδ (ν.2690/1999) και ως εκ τούτου, κατ’αρχήν, είναι επιτρεπτή η χορήγηση αντιγράφου αυτής στον τρίτο που θεμελιώνει εύλογο ενδιαφέρον. Εξάλλου, η εν λόγω άδεια, ως στοιχείο της δραστηριότητας του υπαλλήλου, περιλαμβάνεται μαζί με όλα τα στοιχεία που προσδιορίζουν την ατομική, οικογενειακή, περιουσιακή και υπηρεσιακή κατάσταση του υπαλλήλου, στο «προσωπικό του μητρώο» (άρθρο 23 Υ.Κ.) και συνιστά δεδομένο προσωπικού χαρακτήρα (πρβλ ΝΣΚ 310/2016).

17. Η τήρηση του προσωπικού μητρώου του υπαλλήλου, συνιστά υποχρέωση της Υπηρεσίας Προσωπικού, καθώς βάσει αυτού ενεργούνται όλες οι υπηρεσιακές μεταβολές του. Ο τρόπος τήρησης και ενημέρωσης του προσωπικού μητρώου των δημοσίων υπαλλήλων και των υπαλλήλων νπδδ ρυθμίζεται με τις διατάξεις του π.δ/τος 178/2004. Από τις ίδιες διατάξεις ρυθμίζεται, συνακόλουθα, και το προσωπικό μητρώο του προσωπικού της Υπηρεσίας Εξωτερικής Φρούρησης Καταστημάτων Κράτησης, στο οποίο προσωπικό εφαρμόζονται οι διατάξεις που αφορούν τους δημοσίους πολιτικούς υπαλλήλους, σύμφωνα με τη σχετική πρόβλεψη του άρθρου 1 παρ.2 του π.δ/τος 215/2006. Σύμφωνα με τις διατάξεις των άρθρων 1 και 4 του π.δ.178/2004, στο προσωπικό μητρώο των δημοσίων υπαλλήλων τίθενται και φυλάσσονται, με την ευθύνη του Προϊσταμένου της οικείας υπηρεσίας προσωπικού, στοιχεία που αφορούν, μεταξύ άλλων, στην δραστηριότητα του υπαλλήλου. Ο ανωτέρω Προϊστάμενος, ο οποίος έχει την ιδιότητα του υπευθύνου επεξεργασίας προσωπικών δεδομένων, κατά την έννοια του άρθρου 2 του ν.2472/1997, καθώς το προσωπικό μητρώο συνιστά αρχείο, οφείλει να ενημερώνει τον ενδιαφερόμενο για κάθε στοιχείο που τίθεται στο προσωπικό του μητρώο και η ίδια υποχρέωσή του υφίσταται σε περίπτωση διαβίβασης στοιχείων του προσωπικού μητρώου σε άλλη υπηρεσία ή τρίτο (ΑΠΔΠΧ 60/2008).

18. Η διάταξη της παραγράφου 4 του άρθρου 4 του π.δ/τος 178/2004 αποκλείει τη γνώση και πρόσβαση οποιουδήποτε τρίτου στο περιεχόμενο των στοιχείων του προσωπικού μητρώου, ερχόμενη φαινομενικά μόνο και όχι πραγματικά σε αντίθεση με τη διάταξη του άρθρου 5 του ΚΔΔιαδ. (ν.2690/1999) για την πρόσβαση στα διοικητικά έγγραφα και τις διατάξεις του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων. Πλην, καθ’ ερμηνεία της διάταξης αυτής, σε συνδυασμό με τις αμέσως επόμενες διατάξεις των παραγράφων 5 και 6 του ιδίου άρθρου, συνάγεται ότι ο αναφερόμενος «αποκλεισμός» του τρίτου από την πρόσβαση στα στοιχεία του προσωπικού μητρώου του υπαλλήλου σχετίζεται και αφορά μόνο στην καταχώρηση και επεξεργασία των στοιχείων του μητρώου που τηρούνται ηλεκτρονικά, με σκοπό την προστασία και διαφύλαξη αυτών από αλλοίωση, καταστροφή και απώλεια, η δε τήρηση και επεξεργασία των στοιχείων αυτών, όπως ρητά ορίζεται, διέπονται συμπληρωματικά από τις εκάστοτε ισχύουσες διατάξεις για την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα. Εξάλλου, το ΝΣΚ, κατ’ εφαρμογή των ομοίου περιεχομένου διατάξεων του άρθρου 23 του προϊσχύσαντος Υ.Κ. (ν.2683/1999) και του άρθρου 4 του π.δ/τος 178/2004, έχει δεχθεί (ΝΣΚ Ολ 63/2008, ΝΣΚ 310/2016,165/2008 και 589/2005) ότι οι ανωτέρω διατάξεις δεν καθιερώνουν απόλυτο απόρρητο, κατά την έννοια της παραγράφου 3 του άρθρου 5 του ν.2690/1999, ώστε να αποκλείεται το δικαίωμα γνώσεως των στοιχείων του προσωπικού μητρώου απολύτως σε κάθε περίπτωση από κάθε ενδιαφερόμενο ή έχοντα έννομο συμφέρον, και το οποίο δεν μπορεί να καμφθεί σε καμιά περίπτωση, πλην των αναφερομένων στη διάταξη αυτή. Περαιτέρω έχει δεχθεί ότι, επειδή τα στοιχεία του προσωπικού μητρώου των υπαλλήλων αποτελούν συνάμα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα, κατά την έννοια των διατάξεων του άρθρου 2 του ν.2472/1997, ο νομοθέτης δεν θέλησε να αποκλείσει την πρόσβαση στα στοιχεία αυτά του τρίτου στις περιπτώσεις που ο τρίτος δύναται, σύμφωνα με το ν.2472/1997, να λάβει γνώση δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα άλλου προσώπου. Ίδια ερμηνεία της επίμαχης διάταξης ενδείκνυται να γίνει και υπό την ισχύ του ΓΚΠΔ, οι διατάξεις του οποίου εφαρμόζονται συμπληρωματικά, κατά την διάταξη της παραγράφου 6 του άρθρου 4 του πδ 178/2004, για την τήρηση και επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα που περιλαμβάνονται στα στοιχεία που τηρούνται στο προσωπικό μητρώο του υπαλλήλου. Διαφορετική ερμηνεία της ανωτέρω διάταξης θα προσέκρουε στο συνταγματικά κατοχυρωμένο δικαίωμα της πρόσβασης κάθε ενδιαφερομένου στα διοικητικά έγγραφα.

19. Από τα προεκτεθέντα προκύπτει ότι στην υπό κρίση περίπτωση ο Προϊστάμενος της Υπηρεσίας προσωπικού μητρώου του υπαλλήλου (Ε.Α.), ως υπεύθυνος επεξεργασίας του μητρώου και των στοιχείων που περιέχονται σ’ αυτό, υποχρεούται, κατ’ αρχήν, να πληροφορήσει την ενδιαφερόμενη αιτούσα (Ε.Π.) για την έκδοση ή μη άδειας ιδιωτικού έργου ή εργασίας υπέρ του υπαλλήλου, καθώς συντρέχουν οι προϋποθέσεις ικανοποίησης του δικαιώματος γνώσης απ’ αυτήν της έκδοσης ή μη του συγκεκριμένου διοικητικού εγγράφου, αφού υπέβαλε γραπτό αίτημα, προσδιόρισε με σαφήνεια το αιτηθέν έγγραφο, και θεμελιώνει εκτός από εύλογο ενδιαφέρον και ειδικό έννομο συμφέρον να λάβει γνώση αυτού, διότι συντρέχει στο πρόσωπό της όχι μόνο η ιδιότητα του πολίτη, αλλά και αυτή της κατηγορουμένης, καθώς έχει παραπεμφθεί με την κατηγορία της συκοφαντικής δυσφήμισης σε βάρος του Ε.Α..

20. Σε περίπτωση έκδοσης άδειας ιδιωτικού έργου ή εργασίας του υπαλλήλου, αυτή περιλαμβάνει προδήλως απλά δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα και δεν εμπίπτει στις απαγορεύσεις της παραγράφου 3 του άρθρου 5 του ΚΔΔ. Ως εκ τούτου, για την χορήγηση αντιγράφου της, εφαρμογή έχουν οι διατάξεις του ΓΚΠΔ, κατά τις οποίες η επεξεργασία των δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα με τη μορφή της διαβίβασης ή ανακοίνωσης δεδομένων σε τρίτο είναι σύννομη και όταν είναι αναγκαία για τη συμμόρφωση του υπεύθυνου επεξεργασίας με έννομη υποχρέωσή του. Τέτοια περίπτωση συνιστά και η εξεταζόμενη κατά την οποία ο υπεύθυνος επεξεργασίας, Προϊστάμενος της Υπηρεσίας προσωπικού μητρώου, υποχρεούται, εκτός από την πληροφόρηση της αιτούσας για την έκδοση της άδειας εργασίας του υπαλλήλου, να της χορηγήσει και αντίγραφο αυτής, αφού προηγηθεί σχετική ενημέρωση του υπαλλήλου, ως υποκειμένου των προσωπικών δεδομένων που η εν λόγω άδεια περιλαμβάνει.

21. Η χορήγηση του αντιγράφου του αιτηθέντος εγγράφου, στην προκειμένη περίπτωση αφενός συνιστά πλήρη ικανοποίηση του δικαιώματος της ενδιαφερόμενης αιτούσας για πρόσβαση στα διοικητικά έγγραφα, αφετέρου είναι αναγκαία για την αποτελεσματική άσκηση του κατοχυρωμένου στα άρθρα 20 παρ.1 του Συντάγματος και 6 παρ.1 της ΕΣΔΑ δικαιώματός της για δικαστική προστασία, αφού το επίμαχο έγγραφο (άδεια εργασίας) δεν περιλαμβάνεται στα «αναγνωστέα έγγραφα» του κλητηρίου θεσπίσματος, το ανωτέρω δε δικαίωμα δικαστικής προστασίας της αιτούσας υπερτερεί του δικαιώματος του υποκειμένου για προστασία των δεδομένων του προσωπικού χαρακτήρα.

22. Επειδή η άδεια εργασίας περιλαμβάνει προσωπικά δεδομένα του υπαλλήλου που αφορά, η χορήγηση αντιγράφου της είναι επιτρεπτή μόνο για την ικανοποίηση του επικαλούμενου εννόμου συμφέροντος της ενδιαφερόμενης αιτούσας για την αποτελεσματική άσκηση του δικαιώματος δικαστικής προστασίας της, και ως εκ τούτου είναι απαραίτητη η δέσμευσή της για την χρησιμοποίησή του μόνο για τον ανωτέρω σκοπό στην συγκεκριμένη ποινική δίκη.