logo-print

Οδηγίες για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων κατά την υλοποίηση εκδηλώσεων του Πανεπιστημίου Αθηνών

24/06/2020

15/07/2020

Δίκαιο πληροφορικής - E έκδοση
Το δίκαιο της ψηφιακής οικονομίας

ΕΜΠΟΡΙΚΟ ΔΙΚΑΙΟ / ΔΙΚΑΙΟ ΒΙΟΜΗΧΑΝΙΚΉΣ ΚΑΙ ΠΝΕΥΜΑΤΙΚΉΣ ΙΔΙΟΚΤΗΣΙΑΣ ΝΕΕΣ ΤΕΧΝΟΛΟΓΙΕΣ & ΔΙΚΑΙΟ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟ ΔΙΚΑΙΟ / ΕΙΔΙΚΟ ΔΙΟΙΚΗΤΙΚΟ ΔΙΚΑΙΟ / ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΔΕΔΟΜΕΝΑ

ΙΩΑΝΝΗΣ ΙΓΓΛΕΖΑΚΗΣ

Με έγγραφό του το Εθνικό και Καποδιστριακό Πανεπιστήμιο Αθηνών παρέχει οδηγίες για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων κατά την υλοποίηση εκδηλώσεών του.

Όπως αναφέρεται στο κείμενο, το Ε.Κ.Π.Α. διοργανώνει συχνά εκδηλώσεις που για λόγους τεκμηρίωσης και προβολής, προβαίνει στην λήψη φωτογραφιών και βίντεο.

Ενδεχομένως να γίνεται παράλληλα και online μετάδοση μιας εκδήλωσης. Για αυτές τις πρωτοβουλίες που αναλαμβάνει το Ε.Κ.Π.Α. και που μπορεί να συμβαίνουν τόσο εντός του χώρου του ή και εκτός αυτού, είναι Υπεύθυνος Επεξεργασίας.

Θα πρέπει να σημειωθεί ότι για φωτογραφήσεις ή βιντεοσκοπήσεις που προβαίνουν ιδιωτικά για λογαριασμό τους τα φυσικά πρόσωπα που βρίσκονται στον χώρο των εκδηλώσεων, το Ε.Κ.Π.Α. δεν έχει καμία σχέση και επομένως για αυτές τις επεξεργασίες δεν φέρει καμία ευθύνη.

Για την συμμόρφωση με τον Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων (2016/679/ΕΕ) – GDPR και την Ελληνική Νομοθεσία (Ν.4624/2019) θα πρέπει να λαμβάνονται τα κατάλληλα οργανωτικά και τεχνικά μέτρα που περιλαμβάνουν υποχρεώσεις όπως:

1. Ενημέρωση των φυσικών προσώπων για τις πρωτοβουλίες αυτές, πριν από τη λήψη φωτογραφιών ή βίντεο.

2. Λήψη συγκατάθεσης των φυσικών προσώπων για χρήση του υλικού για κάθε άλλο σκοπό, πέρα αυτού της απλής φωτογράφησης ή βιντεοσκόπησης.

3. Εξασφάλιση των δικαιωμάτων των φυσικών προσώπων στα προσωπικά τους δεδομένα.

4. Ανωνυμοποίηση των προσωπικών δεδομένων.

Ενημέρωση των Φυσικών Προσώπων

O GDPR απαιτεί πριν την λήψη προσωπικών δεδομένων, το φυσικό πρόσωπο να γνωρίζει και να καταλαβαίνει για την επεξεργασία των προσωπικών του δεδομένων (αρχή της διαφάνειας). Η ενημέρωση των φυσικών προσώπων μπορεί να γίνει, εφόσον υπάρχει τέτοια οργάνωση, σε τρεις φάσεις:

  • Στην πρόσκληση για την εκδήλωση θα πρέπει να αναφέρεται ότι θα υπάρχει φωτογράφιση/βιντεοσκόπηση.
  • Έξω από τις εισόδους της αίθουσας που γίνεται η εκδήλωση αναρτάται ευδιάκριτη ( Α3 ) ενημέρωση που αναφέρει ότι θα υπάρξει φωτογράφιση/βιντεοσκόπηση (το σχετικό αρχείο είναι στο Παράρτημα).
  • Ο πρώτος ομιλητής να αναφέρει ότι εντός της αίθουσας πραγματοποιείται φωτογράφιση/βιντεοσκόπηση και να αναφέρει τουλάχιστον ότι υπάρχει η σχετική ενημέρωση στις εισόδους

Ενδεικτικά το κείμενο της πρόσκλησης μπορεί συνοπτικά να αναφέρει (ανάλογα με την περίπτωση) :

«Στο πλαίσιο του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων (2016/679/ΕΕ) και της Εθνικής νομοθεσίας (Ν. 4624/2019), σας ενημερώνουμε ότι η εκδήλωση του (Τμήματος/έργου/προγράμματος/ομάδας/….) θα (ενδέχεται να) βιντεοσκοπείται και θα (ενδέχεται να) λαμβάνονται φωτογραφίες για το αρχείο του (Τμήματος/έργου/προγράμματος/ομάδας/….) και για λόγους προβολής της εκδήλωσης σε μέσα μαζικής ενημέρωσης/επικοινωνίας». Η είσοδος του φυσικού προσώπου στους χώρους της εκδήλωσης, αφού πρώτα ενημερωθεί, όπως εξασφαλίζεται και από τις παραπάνω ενέργειες, λαμβάνεται ως συγκατάθεσή του, και επομένως αιτιολογείται η πρώτη καταγραφή. Φυσικά ο καθένας μπορεί να εκφράσει την αντίρρησή του ανά πάσα στιγμή και να ζητήσει σχετική προστασία (στο πλαίσιο των δικαιωμάτων του υποκειμένου για ενημέρωση, διόρθωση, διαγραφή και περιορισμό της επεξεργασίας δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, όπως προβλέπονται στο Γενικό Κανονισμό Προστασίας Δεδομένων 2016/679/ΕΕ και στο νόμο 4624/2019).

Για όποια άλλη επεξεργασία των φωτογραφιών και του βίντεο απαιτείται πρόσθετη συγκατάθεση όπως περιγράφεται στην συνέχεια. 

Συγκατάθεση φυσικών προσώπων

Εάν η πρόθεση του Ε.Κ.Π.Α. είναι να χρησιμοποιήσει το φωτογραφικό/βίντεο υλικό πέρα της απλής καταγραφής, τότε θα πρέπει να ζητήσει για κάθε άλλο διακριτό σκοπό χρήσης του ( π.χ. δημοσιοποίηση σε συγκεκριμένα μέσα) την αντίστοιχη συγκατάθεση. Το σχετικό πρότυπο έντυπο της συγκατάθεσης περιλαμβάνεται στο Παράρτημα.

Τα θέματα που σχετίζονται με την συγκατάθεση και πρέπει να λαμβάνονται υπόψη είναι:

  • Η διαχείριση των συγκαταθέσεων
  • Η διάκριση των φυσικών προσώπων που δεν έδωσαν συγκατάθεση από τους υπόλοιπους.

Η συλλογή των συγκαταθέσεων από μόνη της είναι επίσης επεξεργασία προσωπικών δεδομένων. Ο συνήθης τρόπος είναι η έντυπη συλλογή τους και θα πρέπει αυτές να διατηρηθούν ώστε όταν ένα φυσικό πρόσωπο ζητήσει την άρση της αυτή να είναι εφικτή. Ο χρόνος διατήρησής τους θα πρέπει να περιλαμβάνεται στην ενημέρωση. Αν στις εικόνες (φωτογραφίες, βίντεο) που λαμβάνονται εμφανίζονται παιδιά (κάτω των 15), θα πρέπει να υπάρχει συγκατάθεση των γονιών σε περίπτωση που χρησιμοποιηθούν οι εικόνες για άλλο σκοπό.

Είναι προφανές ότι σε μια μαζική εκδήλωση δεν είναι εύκολη η λήψη συγκατάθεσης και δεν είναι σκόπιμο να λαμβάνονται εικόνες (φωτογραφίες, βίντεο) που να αποτυπώνονται λεπτομέρειες από το γενικό κοινό που παρακολουθεί. Στην περίπτωση αυτή καλό είναι να λαμβάνονται γενικά πλάνα εικόνων που δεν διακρίνονται προσωπικά χαρακτηριστικά (τεχνική ανωνυμοποίησης) όπως περιγράφεται στην συνέχεια. Η συγκατάθεση δύναται να περιορίζεται σε ένα ελάχιστο πλήθος φυσικών προσώπων που έχουν ιδιαίτερη σημασία για την εκδήλωση (π.χ. στους ομιλητές).

Σε περίπτωση που ζητείται συγκατάθεση, θα πρέπει να οργανώνονται τεχνικές διαχωρισμού των φυσικών προσώπων ώστε οι φωτογράφοι ή οι βιντεολήπτες να μπορούν να διακρίνουν τις περιπτώσεις.

Τέτοιες τεχνικές ενδεικτικά μπορεί να βασίζονται σε ιδέες όπως:

  • Την τοποθέτηση όσων έδωσαν συγκατάθεση σε συγκεκριμένες θέσεις στον χώρο
  • Τον διακριτό χρωματισμό των καρτελών/κορδονιών των μελών που συμμετέχουν επώνυμα.

Δείτε αναλυτικά το έγγραφο στο uoa.gr

Η παραγραφή των εγκλημάτων

ΝΙΚΟΛΑΟΣ ΑΠΟΣΤΟΛΙΔΗΣ

ΠΟΙΝΙΚΕΣ ΕΠΙΣΤΗΜΕΣ / ΠΟΙΝΙΚΟ ΔΙΚΑΙΟ

H διατάραξη της κυριότητας

ΜΑΡΙΑ ΠΕΡΤΣΕΛΑΚΗ

ΑΣΤΙΚΟ ΔΙΚΑΙΟ / ΕΜΠΡΑΓΜΑΤΟ ΔΙΚΑΙΟ

send