Δημοτικά portals για αναφορές και καταγγελίες πολιτών

Συστάσεις εξέδωσε η εποπτική αρχή του γερμανικού κρατιδίου της Βάδης-Βυρτεμβέργης σχετικά με τις απαιτήσεις νομιμότητας στη λειτουργία online πλατφορμών για την υποβολή αιτημάτων, αναφορών και καταγγελιών από δημότες και κατοίκους Δήμων του κρατιδίου.

Πρόκειται για portals, που έχουμε δει να παρέχονται και στην Ελλάδα, μέσω των οποίων οι πολίτες μπορούν να επικοινωνούν με τον Δήμο τους και να υποβάλλουν τις αναφορές τους για ζητήματα καθημερινότητας, συχνά ανεβάζοντας και σχετικά φωτογραφικά τεκμήρια.

Η γερμανική αρχή, αποδεχόμενη καταρχήν τη χρησιμότητα και χρηστικότητα των τεχνολογικών αυτών λύσεων, στέκεται με ιδιαίτερη έμφαση στο ζήτημα της δημοσιοποίησης των αναφορών που υποβάλλονται, έτσι ώστε αυτές να είναι ορατές από όλους τους χρήστες ή επισκέπτες της εφαρμογής.

Υπενθυμίζοντας πως μια διεύθυνση ή μια φωτογραφία ενδέχεται να αποτελεί δεδομένο προσωπικού χαρακτήρα, η αρχή επισημαίνει πως η δημοτική αρχή που παρέχει τη σχετική υπηρεσία ενεργεί ως υπεύθυνος επεξεργασίας για τα δεδομένα αυτά, έχοντας ως εκ τούτου και την ευθύνη της συμμόρφωσης με τις απαιτήσεις νομιμότητας του Γενικού Κανονισμού Προστασίας Δεδομένων.

Πρώτη εκ των απαιτήσεων αυτών είναι η ύπαρξη νομικής βάσης, η οποία στην περίπτωση αυτή θα μπορούσε να είναι η εκπλήρωση καθήκοντος που εκτελείται προς το δημόσιο συμφέρον. Ωστόσο, όπως παρατηρεί η γερμανική αρχή, προϋπόθεση για τη θεμελίωση της επεξεργασίας στη νομική βάση αυτή είναι η αναγκαιότητα της επεξεργασίας εν όψει του σκοπού αυτού.

Η αναγκαιότητα αυτή δεν πληρούται ως προς τη δημοσιοποίηση των προσωπικών δεδομένων στην πλατφόρμα που χρησιμοποιείται. Όπως παρατηρεί η γερμανική αρχή, ο σκοπός της συλλογής, εξέτασης και τυχόν ικανοποίησης των αναφορών των πολιτών δεν εξυπηρετείται με το να καθίστανται δημοσίως προσβάσιμες οι αναφορές αυτές σε κάθε χρήστη της πλατφόρμας. Στην περίπτωση αυτή, ελλείπει η αναγκαιότητα και πάσχει η ίδια η νομική βάση.

Κατά τούτο, οι αρμόδιες δημοτικές αρχές έχουν την υποχρέωση να επανεξετάσουν τη σκοπιμότητα της δημοσιοποίησης των αναφορών και σε κάθε περίπτωση να αποφεύγουν τη δημοσίευση προσωπικών δεδομένων που τυχόν περιλαμβάνονται σε αυτές. Αυτό μπορεί να γίνει με την απενεργοποίηση τυχόν αυτοματοποιημένων δημοσιεύσεων των αναφορών που υποβάλλονται και τον έλεγχό τους από αρμόδιο υπάλληλο, προκειμένου να διασφαλίζεται πως δεν δημοσιεύονται προσωπικά δεδομένα.

Περαιτέρω, η γερμανική εποπτική αρχή υπενθυμίζει και δύο ακόμη σημαντικές υποχρεώσεις που έχει ο Δήμος, ως υπεύθυνος επεξεργασίας:

- Στην περίπτωση όπου η πλατφόρμα έχει αναπτυχθεί και παρέχεται από τρίτο μέρος, ο υπεύθυνος επεξεργασίας οφείλει να συνάψει συμφωνητικό με εκτελούντα την επεξεργασία, σύμφωνα με τις προβλέψεις του άρθρου 28 ΓΚΠΔ.

- Περαιτέρω, ο υπεύθυνος επεξεργασίας οφείλει να ικανοποιεί την υποχρέωση ενημέρωσης των υποκειμένων των δεδομένων, στα οποία εντάσσονται πρωτίστως οι ίδιοι οι πολίτες που υποβάλλουν τις αναφορές. Οι πολίτες αυτοί έχουν το δικαίωμα να λαμβάνουν ενημέρωση ως προς τα προσωπικά δεδομένα τους που συλλέγονται, τους σκοπούς και τις νομικές βάσεις της επεξεργασίας, τα δικαιώματά τους σύμφωνα με τα άρθρα 15επ. ΓΚΠΔ.

Καταληκτικώς, η εποπτική αρχή της Βάδης-Βυρτεμβέργης καλεί τις δημοτικές αρχές του κρατιδίου να προσαρμόσουν τις πολιτικές και τις πρακτικές τους στις παρατηρήσεις της, καθώς και να προχωρήσουν άμεσα στη διαγραφή των προσωπικών δεδομένων που τυχόν έχουν δημοσιοποιήσει.