Ηλεκτρονικά Δημόσια Έγγραφα: Τι ισχύει για τη σύνταξη, έκδοση και διακίνησή τους (ΦΕΚ)

Δημοσιεύθηκε στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως η απόφαση του Υπουργού Επικρατείας για την "Έκδοση Ηλεκτρονικών Δημόσιων Εγγράφων".

Η απόφαση ρυθμίζει ειδικότερα ζητήματα για την έκδοση των ηλεκτρονικών δημόσιων εγγράφων, όπως αυτά ορίζονται και κατηγοριοποιούνται στο άρθρο 13 του ν. 4727/2020 (Α’ 184).

Πρόκειται για τα έγγραφα που συντάσσονται, εκδίδονται και διακινούνται από τους φορείς του δημόσιου τομέα με τη χρήση Τεχνολογιών Πληροφορικής και Επικοινωνιών (Τ.Π.Ε.), με την επιφύλαξη της παρ. 1 του άρθρου 18 του ν. 4727/2020.

Ηλεκτρονικά έγγραφα που εκδίδονται μέσω της Ενιαίας Ψηφιακής Πύλης της Δημόσιας Διοίκησης (gov.gr - ΕΨΠ) δεν περιλαμβάνονται στο πεδίο εφαρμογής της απόφασης.

Αναλυτικά η απόφαση προβλέπει:

Άρθρο 2 Ορισμοί

1. Για την εφαρμογή ισχύουν οι ακόλουθοι ορισμοί:

α. Μεταδεδομένα ηλεκτρονικών εγγράφων: Σύνολα πληροφορίας που συνοδεύουν και χαρακτηρίζουν τα ηλεκτρονικά έγγραφα και επιτρέπουν την ανεύρεση, κατανόηση και επιβεβαίωση της γνησιότητάς τους από ανθρώπους ή συστήματα.

β. Μορφότυπος ηλεκτρονικών εγγράφων: Συνδυασμός προτύπων και τεχνικών προδιαγραφών που συνθέτουν τη μορφή ενός ηλεκτρονικού εγγράφου.

γ. Ωφέλιμο φορτίο ηλεκτρονικού δημόσιου εγγράφου: Αποτελεί το μέρος του ηλεκτρονικού εγγράφου που περιλαμβάνει όλη την επιχειρησιακή πληροφορία ενός εγγράφου και είτε ακολουθεί κάποιο διεθνές ή διαδεδομένο πρότυπο ηλεκτρονικού εγγράφου (όπως ISO/ IEC 15445:2000 (HTML), ISO 19005-1:2005 ή ISO 32000- 2:2020 (PDF), ISO/IEC 26300:2006 (ODF)) Λοιποί όροι, λέξεις ή φράσεις που χρησιμοποιούνται έχουν την έννοια που τους αποδίδει ο Κανονισμός (ΕΕ) 910/2014 (Κανονισμός eIDAS) και ο ν. 4727/2020.

Άρθρο 3 Πρότυπα και Δομικά Στοιχεία των Ηλεκτρονικών Δημοσίων Εγγράφων

1. Κάθε ηλεκτρονικό δημόσιο έγγραφο περιλαμβάνει το ωφέλιμο φορτίο του, τα μεταδεδομένα που το χαρακτηρίζουν, καθώς και στοιχεία που επιβεβαιώνουν τη γνησιότητά του.

2. Τα μεταδεδομένα που χαρακτηρίζουν το έγγραφο αφορούν στα γενικά στοιχεία του εγγράφου. Ενδεικτικά μεταδεδομένα ενός δημοσίου εγγράφου αποτελούν ο τελικός υπογράφων, ο αριθμός πρωτοκόλλου, η ημερομηνία έκδοσης κ.ά.

3. Η γνησιότητα ενός ηλεκτρονικού εγγράφου επιβεβαιώνεται με τη θέση επί αυτού εγκεκριμένης ηλεκτρονικής χρονοσφραγίδας και εγκεκριμένης ηλεκτρονικής σφραγίδας ή υπογραφής, σύμφωνα με τα οριζόμενα στο άρθρο 13 του ν. 4727/2020.

4. Τα πρότυπα και οι προδιαγραφές ενός ηλεκτρονικού δημοσίου εγγράφου ειδικού σκοπού δύναται να διαφοροποιούνται από αυτά του παρόντος άρθρου μόνο εφόσον αυτό καθίσταται αναγκαίο λόγω ιδιαίτερων χαρακτηριστικών του εγγράφου ή για την διατήρηση της αξιοπιστίας του όταν αυτό αποτελεί ηλεκτρονικό αποδεικτικό στοιχείο και εφόσον στα μεταδεδομένα του εγγράφου υπάρχει η ηλεκτρονική διεύθυνση αυτοματοποιημένης υπηρεσίας όπου μπορεί να γίνει επιβεβαίωση της γνησιότητας του εγγράφου.

Άρθρο 4 Διαδικασία Έκδοσης Ηλεκτρονικού Δημόσιου Εγγράφου

1. Τα ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα παράγονται σύμφωνα με την παρ. 2 του άρθρου 13 του ν. 4727/2020.

2. Κάθε φορέας του δημόσιου τομέα, σύμφωνα με τις διατάξεις του άρθρου 2 περ. 57 του ν. 4727/2020, μεριμνά για την ενσωμάτωση των μεταδεδομένων στο ωφέλιμο φορτίο του ηλεκτρονικού δημόσιου εγγράφου και τηρεί μόνιμα τη συσχέτιση αυτών χωρίς δυνατότητα αλλαγής τους μετά την έκδοση του ηλεκτρονικού δημοσίου εγγράφου. Οι τιμές των κατ’ ελάχιστον απαιτούμενων μεταδεδομένων καταχωρούνται σύμφωνα με τα ειδικά χαρακτηριστικά του κάθε μεταδεδομένου και τις ιδιότητες του εγγράφου, υπό την ευθύνη του φορέα που εκδίδει το ηλεκτρονικό έγγραφο.

3. Τροποποίηση των μεταδεδομένων δεν επιτρέπεται σε κανένα στάδιο της διαδικασίας διαχείρισης, με εξαίρεση των αλλαγών εκείνων που απαιτούνται για τη διόρθωση λαθών ή παραλείψεων στις αρχικά οριζόμενες τιμές πριν από την έκδοση του ηλεκτρονικού δημοσίου εγγράφου.

Άρθρο 5 Προσυπογραφή ηλεκτρονικών δημοσίων εγγράφων

1. Τα ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα που εκδίδονται και διακινούνται εντός κάθε φορέα του δημοσίου τομέα σε κλειστά πληροφοριακά συστήματα, όπως τα εσωτερικά συστήματα ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων (Σ.Η.Δ.Ε.), φέρουν: α) προηγμένη ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική χρονοσφραγίδα και β) είτε την προηγμένη ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του φορέα είτε την προηγμένη ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή του αρμόδιου οργάνου. Η χρήση των εσωτερικών συστημάτων ηλεκτρονικής διακίνησης εγγράφων προϋποθέτει την αυθεντικοποίηση κάθε χρήστη.

2. Οι εισηγητές συντάσσουν ηλεκτρονικά έγγραφα είτε σε περίπτωση απάντησης σε εισερχόμενα έγγραφα που τους έχουν χρεωθεί είτε με πρωτοβουλία της Υπηρεσίας στην οποία υπηρετούν (οίκοθεν). Ο εισηγητής δημιουργεί το επεξεργάσιμο ηλεκτρονικό έγγραφο, χρησιμοποιώντας κατάλληλη ηλεκτρονική εφαρμογή επεξεργασίας κειμένου (Microsoft Office Word, Apache Open Office Writer, Libre Office Writer κ.λπ.).

3. Το επεξεργάσιμο ηλεκτρονικό έγγραφο αποτελεί το ηλεκτρονικό σχέδιο εγγράφου, το οποίο προωθείται αρμοδίως για προσυπογραφή από τα ιεραρχικά ανώτερα όργανα και υπογραφή από τον τελικώς υπογράφοντα. Η σειρά προώθησης του ηλεκτρονικού σχεδίου εγγράφου για προσυπογραφή, καθώς και η διαδικασία θέσης σχολίων ή επιφυλάξεων αποτυπώνονται στον Κανονισμό Σ.Η.Δ.Ε. που τηρεί κάθε φορέας.

4. Για την έκδοση πρωτότυπου ηλεκτρονικού δημόσιου εγγράφου με χρήση είτε της εγκεκριμένης ηλεκτρονικής σφραγίδας του φορέα, είτε της εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής του αρμοδίου οργάνου (τελικώς υπογράφων) δεν απαιτείται η προσυπογραφή από τον εισηγητή και τους ενδιάμεσους υπογράφοντες με χρήση εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής. Με τη θέση επί του ηλεκτρονικού σχεδίου εγγράφου της εγκεκριμένης ηλεκτρονικής υπογραφής του τελικώς υπογράφοντος ή της εγκεκριμένης ηλεκτρονικής σφραγίδας του φορέα από το αρμόδιο όργανο και σε κάθε περίπτωση της εγκεκριμένης ηλεκτρονικής χρονοσφραγίδας τελειούται η έκδοση του πρωτότυπου ηλεκτρονικού δημόσιου εγγράφου. Το πρωτότυπο ηλεκτρονικό δημόσιο έγγραφο μπορεί να διακινηθεί εκτός του φορέα έκδοσής του με τα χαρακτηριστικά του προηγούμενου εδαφίου ή ως ακριβές ηλεκτρονικό αντίγραφο σύμφωνα με τη διαδικασία του άρθρου 6.

Άρθρο 6 Έκδοση ηλεκτρονικών ακριβών αντιγράφων

1. Το αρμόδιο όργανο του φορέα έκδοσης μπορεί να εκδώσει ηλεκτρονικό ακριβές αντίγραφο στις εξής περιπτώσεις: α) Όταν έχει εκδοθεί πρωτότυπο ηλεκτρονικό δημόσιο έγγραφο, σύμφωνα με τη διαδικασία του άρθρου 5. β) Όταν ο τελικώς υπογράφων υπογράψει επί του ηλεκτρονικού σχεδίου εγγράφου με άλλη, πέραν της εγκεκριμένης, ηλεκτρονική υπογραφή.

2. Στις ανωτέρω περιπτώσεις το έγγραφο δρομολογείται για διεκπεραίωση στη Γραμματεία ή στο αρμόδιο όργανο του φορέα, όπου μετατρέπεται σε ηλεκτρονικό ακριβές αντίγραφο με τα στοιχεία της παρ. 4 του άρθρου 13 του ν. 4727/2020. Η επιτυχής υπογραφή του εξερχομένου έχει ως αποτέλεσμα τη δημιουργία ενός όμοιου ηλεκτρονικού εγγράφου, το οποίο μπορεί να διακινηθεί εκτός του φορέα έκδοσής του.

Άρθρο 7 Διαδικασία Έκδοσης των ψηφιοποιημένων ηλεκτρονικών αντιγράφων

1. Κάθε προϊστάμενος οργανικής μονάδας που τηρεί έντυπο αρχείο ορίζει έναν ή περισσότερους υπαλλήλους από κάθε τμήμα για τη συλλογή των έντυπων εγγράφων που θα ψηφιοποιηθούν.

Οι υπάλληλοι αυτοί: α) επικαιροποιούν και ψηφιοποιούν τον έντυπο πίνακα περιεχομένων του φακέλου εφόσον αυτός υπάρχει, β) ψηφιοποιούν όλα τα έντυπα έγγραφα του φακέλου, γ) υπογράφουν με εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή και χρονοσφραγίδα ή το αρμόδιο όργανο θέτει την εγκεκριμένη ηλεκτρονική σφραγίδα του φορέα, δ) θέτουν ηλεκτρονικά επί του ψηφιοποιημένου ηλεκτρονικού αντιγράφου τη βεβαίωση ταύτισής του με το έντυπο έγγραφο, ε) αρχειοθετούν τα ψηφιοποιημένα έγγραφα προσθέτοντας τα απαραίτητα μεταδεδομένα με βάση το σύστημα ταξινόμησής τους, στ) ελέγχουν την πληρότητα του ψηφιοποιημένου ηλεκτρονικού φακέλου αντιπαραβάλλοντας τα ψηφιοποιημένα έγγραφα με τα έντυπα έγγραφα.

2. Ηλεκτρονικά δημόσια έγγραφα που προέρχονται από ψηφιοποίηση εντύπων ισχύουν ως ακριβή αντίγραφα των αρχικών εφόσον:

i. Έχουν ελάχιστη/προτεινόμενη 200 και ανώτερη ανάλυση της ψηφιακής εικόνας εικονοστοιχεία ανά ίντσα

ii. Ακολουθούν τη διαμόρφωση των πρωτότυπων εντύπων σχετικά με τις διαστάσεις και τις αναλογίες αυτών. iii. Δεν περιέχουν χαρακτήρες ή γραφικά που δεν περιλαμβάνονται στα αρχικά έντυπα.

Δείτε αναλυτικά την απόφαση, όπως δημοσιεύθηκε σε ΦΕΚ.