Πότε η ηλεκτρονική καταγραφή συνεδρίασης συλλογικού οργάνου δεν συνιστά διοικητικό έγγραφο (ΝΣΚ 85/2022)

Ενώπιον του Γραφείου ΝΣΚ στο Εθνικό Μετσόβιο Πολυτεχνείο ετέθη το ενδιαφέρον ερώτημα αν η ηλεκτρονική καταγραφή συνεδρίασης συλλογικού οργάνου, που έλαβε χώρα προς επιβοήθηση της ορθής σύνταξης των γραπτών πρακτικών, συνιστά ή όχι διοικητικό έγγραφο, με αποτέλεσμα να επιτρέπεται ή όχι η χορήγηση αντιγράφου αυτής σε ενδιαφερόμενο.

Αφορμή για το ερώτημα αυτό αποτέλεσε το αίτημα υποψηφίου σε διαδικασία εκλογής μέλους ΔΕΠ για τη χορήγηση πλήρους αντιγράφου του οπτικοακουστικού υλικού των συνεδριάσεων του Εκλεκτορικού Σώματος.

● Ιστορικό:

Ο αιτούμενος τη χορήγηση του υλικού είναι Επίκουρος Καθηγητής, ο οποίος συμμετείχε σε διαδικασία για την πλήρωση μιας θέσης καθηγητή στην βαθμίδα του Αναπληρωτή Καθηγητή στη Σχολή Αρχιτεκτόνων-Μηχανικών του Ε.Μ.Π.. Στις 30-3-2022 έλαβε χώρα η κοινή συνεδρίαση των αρμοδίων συλλογικών οργάνων (Γενική Συνέλευση Σχολής και Εκλεκτορικό Σώμα), μέσω τηλεδιάσκεψης στην πλατφόρμα e:presence.gr. Πριν από την έναρξη της συνεδρίασης και κατόπιν υποβολής σχετικού αιτήματος από τον ως άνω υποψήφιο, ο Κοσμήτορας και Πρόεδρος ζήτησε από τα μέλη των οργάνων «τη συναίνεσή τους για την μαγνητοσκόπηση αυτής, η οποία και παρασχέθηκε».

Στις 3-6-2022 ο υποψήφιος υπέβαλε προς την Γραμματεία της Σχολής αίτημα χορήγησης πλήρους αντιγράφου του οπτικοακουστικού υλικού της καταγραφής τόσο της από 12-1-2022 συνεδρίασης του Εκλεκτορικού Σώματος για τον ορισμό της τριμελούς εισηγητικής επιτροπής, όσο και της από 30-3-2022 συνεδρίασης του ίδιου οργάνου, επικαλούμενος εύλογο ενδιαφέρον και πρόδηλο έννομο συμφέρον προς τούτο.

Η Σχολή, διευκρινίζοντας ότι η καταγραφή των συνεδριάσεων δεν προβλέπεται, αλλά πραγματοποιήθηκε κατ’ εξαίρεση για τη συνεδρίαση της 30-3-2022, ρώτησε το Γραφείου του Νομικού Συμβουλίου ως προς το κατά πόσον «η φυλασσόμενη πράγματι στο αρχείο της υπηρεσίας ηλεκτρονική καταγραφή της συνεδρίασης του Εκλεκτορικού Σώματος της 30-3-2022, η οποία, όμως, είχε επιβοηθητικό χαρακτήρα για την ορθή σύνταξη των πρακτικών από τον γραμματέα, συνιστά ή όχι διοικητικό έγγραφο χορηγητέο στον ενδιαφερόμενο».

● Απόσπασμα Γνωμοδότησης:

6. Το δικαίωμα γνώσης των διοικητικών εγγράφων ρυθμίζεται από τις διατάξεις του άρθρου 5 του νόμου 2690/1999, σύμφωνα με το οποίο κάθε ενδιαφερόμενος έχει το δικαίωμα, ύστερα από γραπτή αίτησή του, να λαμβάνει γνώση (με μελέτη ή με χορήγηση αντιγράφου) των διοικητικών εγγράφων. Για τη θεμελίωση του δικαιώματος αυτού, αρκεί η συνδρομή ευλόγου ενδιαφέροντος του αιτούντος, όπως προκύπτει τόσο από τη ρητή διατύπωση του νόμου, όσο και από τη νομολογία του Συμβουλίου της Επικρατείας και από σχετικές γνωμοδοτήσεις του Ν.Σ.Κ. Με τις διατάξεις του άρθρου 5 παρ. 1 εδ. β΄ ν. 2690/1999 και 1 παρ. 1 εδ. β΄ π.δ. 28/2015, ως διοικητικά έγγραφα χαρακτηρίζονται όσα συντάσσονται από δημόσιες υπηρεσίες, όπως εκθέσεις, μελέτες, πρακτικά, στατιστικά στοιχεία, εγκύκλιες οδηγίες, απαντήσεις διοίκησης, γνωμοδοτήσεις και αποφάσεις. Με τις ανωτέρω διατάξεις ορίζεται με ευρύτητα η έννοια των διοικητικών εγγράφων, με ενδεικτική, όμως, απαρίθμηση. Στην παρ. 13 της εισηγητικής έκθεσης της προηγούμενης του θεσμικού ν. 2690/1999, νομοθετικής ρύθμισης του νόμου 1599/1986 διευκρινίζεται ότι με τον όρο διοικητικά έγγραφα εννοούνται όχι μόνο τα έγγραφα με τη στενή έννοια του όρου, αλλά και ό,τι υπάρχει μέσα στα αρχεία της διοίκησης. Προφανώς ο νομοθέτης θεωρούσε και θεωρεί ως έγγραφα και τις φωτογραφικές ή κινηματογραφικές παραστάσεις, τις φωνοληψίες, τα στοιχεία που έχουν αποθηκευθεί στη μνήμη ηλεκτρονικού υπολογιστή και κάθε άλλη μηχανική απεικόνιση, όπως ορίζεται λεπτομερέστερα από τις διατάξεις του άρθρου 444 Κ.Πολ.Δ. για τα ιδιωτικά έγγραφα.

7. Ως έγγραφο ή διοικητικό στοιχείο πρέπει να θεωρηθεί, όμως, μόνον εκείνο του οποίου έχει τελειωθεί η διαδικασία της έκδοσης ή τουλάχιστον της κατάρτισης (σχέδιο) και όχι εκείνο το σχέδιο ή τμήμα τούτου, που βρίσκεται ακόμη στο στάδιο επεξεργασίας και συνεπώς δεν έχει οριστικοποιηθεί το περιεχόμενό του. Και τούτο διότι η μεμονωμένη «επισκόπηση» διοικητικού εγγράφου, το περιεχόμενο του οποίου μπορεί οποτεδήποτε να μεταβληθεί, όχι μόνο δε θα συνέβαλε στην εν γένει προάσπιση των δικαιωμάτων ή εννόμων συμφερόντων του πολίτη, αλλά αντίθετα θα δημιουργούσε σύγχυση και παρανοήσεις, συσκοτίζοντας την υπόθεση και παραβλάπτοντας τελικά το δικαίωμα του άρθρου 20 παρ. 2 του Συντάγματος (βλ. σχετ. Δ.Εφ.Αθ. 723/2014-με αντίθετη συνοπτικής αιτιολογίας Δ.Εφ.Πειρ. 1264/2006-Ν.Σ.Κ. 224/2009, 449/2012, όπου παραπομπές σε βιβλιογραφικά κυρίως δεδομένα, Γνωμ. Εισ. Α.Π. 13/2021 σε «ΝΟΜΟΤΕΛΕΙΑ». Επιπλέον βλ. σχετ. Ευγενίας Πρεβεδούρου «Το δικαίωμα πρόσβασης στα έγγραφα» σε www.prevedourou.gr, Σωσσάνας Φουντά «Χορήγηση εγγράφων και απόρρητα που προβλέπεται από ειδικές διατάξεις», έτος δημ. 2015, σε www.ekdd.gr, Γκέρτσου-Πυργάκη «Κώδικας Διοικητικής Διαδικασίας», εκδ. 2015, σελ. 64 επ.).

[…]

11. Από τις ανωτέρω διατάξεις επισκοπούμενες μεμονωμένα ή κατά συνδυασμό μεταξύ των, προκύπτει ότι δεν προβλέπεται ρητά ο τρόπος κατάρτισης των εγγράφων, και ιδιαίτερα του πρακτικού συνεδρίασης συλλογικού οργάνου, δηλαδή η μέθοδος ακριβούς καταγραφής των διαμειβομένων στις συνεδριάσεις. Συνεπώς επιτρέπεται στο συλλογικό όργανο να προαποφασίσει για τον πάγιο τρόπο κατάρτισης των πρακτικών του βάσει στενογραφίας ή μαγνητοφώνησης, ως εκ τούτου και βάσει ηλεκτρονικής καταγραφής, υπό την μορφή της αυτοδέσμευσής του που συνάδει προς την αρχή της νομιμότητας. Μέθοδο καταγραφής αποτελούν και τα μαγνητικά μέσα (μαγνητοταινία, CD, DVD κλπ.), όπου μετά από προαπόφαση του συλλογικού οργάνου καταχωρούνται οι συζητήσεις των συνεδριάσεών του. Εφόσον δε το όργανο έχει προαποφασίσει ότι ο εν λόγω τρόπος καταγραφής θα λαμβάνει χώρα για να διευκολύνει και να βοηθήσει στην επεξεργασία των γραπτών πρακτικών της συνεδρίασης, αυτά δεν συνιστούν διοικητικά έγγραφα, ούτε καταρτισμένα σχέδια διοικητικών εγγράφων. Τα ανωτέρω ισχύουν για κάθε μέθοδο καταγραφής των όσων διεξήχθησαν κατά τη συνεδρίαση συλλογικού οργάνου, δηλαδή για κάθε μέσο καταγραφής αντίστοιχο της μαγνητοταινίας, από τα οποία μετά από απομαγνητοφώνηση, καταρτίζονται εγγράφως τα πρακτικά της συνεδρίασης του συλλογικού οργάνου. Συνεπώς, με βάση τα ανωτέρω αναφερόμενα, όλα τα ψηφιακά αυτά μέσα δε συνιστούν έγγραφο και ούτε καταρτισμένο σχέδιο διοικητικού εγγράφου, αλλά απλώς χρησιμοποιούνται επιβοηθητικά για να διευκολυνθεί η κατάρτιση των πρακτικών της συνεδρίασης αυτού (βλ. σχετ. Δ.Εφ.Αθ. 723/2014, Ν.Σ.Κ. 46/2015, πρβλ. 217/2007 πράξη Ελ.Συν. IV Τμ, βλ. επίσης γνωμ. Εισ. Α.Π. 13/2021 και βιβλιογραφικές αναφορές ο.π.).

12. Όπως προκύπτει από το υπ’ αριθμ. 27432/15-6-2022 έγγραφο της Σχολής Αρχιτεκτόνων του Ε.Μ.Π., που αφορά στην εξεταζόμενη υπόθεση, η πάγια θέσης αυτής είναι να μην καταγράφονται οι συνεδριάσεις των συλλογικών οργάνων της. Εξαίρεση έλαβε χώρα μόνο για την συνεδρίαση της 30-3-2022 του Εκλεκτορικού Σώματος, κατόπιν υποβολής σχετικού αιτήματος από τον ενδιαφερόμενο Ε.Μ. και συναίνεσης των μελών αυτού. Η δε καταγραφή εγένετο μόνο για την επιβοήθηση σύνταξης των (γραπτών) πρακτικών. Κατά συνέπεια προς τα ανωτέρω, πρέπει να γίνει δεκτό ότι η ηλεκτρονική καταγραφή συνεδρίασης του συλλογικού οργάνου της 30-3-2022 δεν συνιστά διοικητικό έγγραφο ούτε καταρτισμένο σχέδιο τέτοιου εγγράφου, αλλά απλώς χρησιμοποιείται επιβοηθητικά για να διευκολυνθεί η έγγραφη κατάρτιση των πρακτικών της συνεδρίασης και δεν μπορεί να χορηγηθεί αντίγραφο στον αιτούντα καθηγητή.

Το πλήρες κείμενο της Γνωμοδότησης είναι διαθέσιμο εδώ.